摘要： 隨著近年來信息技術(shù)在會計工作以及企業(yè)經(jīng)營管理中的深入利用，現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)對企業(yè)日常會計業(yè)務(wù)的處理和核算已日趨完善，但是對數(shù)據(jù)庫中大量重要信息的使用還有所不足。因此，本文擬對是否應(yīng)該在會計信息系統(tǒng)中構(gòu)建信息搜索功能，以及如何應(yīng)用這一功能等問題進行研究，旨在提高企業(yè)內(nèi)部的工作效率，并為管理者的經(jīng)營決策提供服務(wù)。
關(guān)鍵詞： 會計信息系統(tǒng) 信息搜索 信息傳遞
現(xiàn)行的會計信息系統(tǒng)主要是針對會計數(shù)據(jù)的加工和存儲等功能而展開，對于會計信息的輸出部分缺乏研究，特別是在信息搜索功能上還有很大的發(fā)展空間。本文所指的會計信息搜索，即是在會計信息系統(tǒng)中建立類似于搜索引擎的模塊，對數(shù)據(jù)庫中的信息資源進行搜集整理后供用戶查詢。由此，本文模擬在會計信息系統(tǒng)中增加信息的內(nèi)部搜索功能，并對如何應(yīng)用信息搜索等相關(guān)問題進行研究。
一、實現(xiàn)會計信息搜索的必要性
從會計職能的角度來看，會計的基本職能包括“反映”和“控制”。當前的會計信息系統(tǒng)主要是利用特定的計量標準和專門的會計方法對數(shù)據(jù)進行綜合處理，很少能做到“反映”職能中所要求的總括和評價會計信息，而“控制”職能則更難實現(xiàn)。從最初的手工會計發(fā)展到今天的信息系統(tǒng)，單純的處理數(shù)據(jù)已經(jīng)不能滿足時代要求，如何利用這些信息才是關(guān)鍵。信息搜索功能就提供了這樣一個平臺，它對數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進行歸類整理，再按照搜索需求提取并以特定的順序反映。這就打破了傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)中各模塊單獨的縱向查詢，而是對綜合信息進行橫縱結(jié)合的搜索。如此一來，不僅能總括會計信息，也能在充分反映和關(guān)聯(lián)信息的基礎(chǔ)上服務(wù)于會計控制。
從會計實務(wù)工作來看，現(xiàn)行的會計信息系統(tǒng)通常根據(jù)業(yè)務(wù)流程分為不同模塊，這雖然便于會計業(yè)務(wù)處理，但對于信息查詢而言則十分不便。例如，如果在原系統(tǒng)查詢某產(chǎn)品的進銷存情況，需依次進入采購、銷售和庫存模塊分別查詢，而所得結(jié)果也是相互獨立的。然而建立信息搜索之后，只需輸入類似于產(chǎn)品名稱等簡單信息就可以查詢到數(shù)據(jù)庫中所有的相關(guān)內(nèi)容，亦可以根據(jù)需求錄入多個關(guān)鍵字并對結(jié)果排序。這不僅大大簡化查詢步驟，提高了工作效率還能獲得更多、更全面的信息。因此，無論是站在理論分析還是實際工作角度，構(gòu)建會計信息搜索都是十分必要的。
二、會計信息搜索應(yīng)用
本文構(gòu)建的會計信息搜索以原有會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫為資源，為用戶提供查詢服務(wù)。一個企業(yè)的信息系統(tǒng)擁有龐大的數(shù)據(jù)資源，如何將這些信息組織起來，幫助使用者快速準確地找到所需信息并提高使用效率，是目前亟待解決的問題，也是會計信息搜索的核心。
一是信息傳遞模式?，F(xiàn)代信息技術(shù)為我們提供了多種多樣的信息提取和傳遞方法，從“信源”與“用戶”的關(guān)系來看，可以分為“信息推送”和“信息拉取”兩種模式，前者是信息源主動將信息推送給用戶，后者則是用戶主動從信息源拉取信息。會計信息搜索就是以此為基礎(chǔ)，采取推拉結(jié)合的方式向用戶傳遞信息。
用戶可以主動拉取信息，在搜索模塊中提交查詢關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動在數(shù)據(jù)庫中搜索，并由索引器為搜索到的信息建立索引，再由檢索器根據(jù)用戶的查詢輸入檢索索引庫，并將結(jié)果按固定格式反饋給用戶，用戶根據(jù)搜索結(jié)果的指引就能快速、直接查看所需信息。然而，在用戶拉取信息的搜索過程中，根據(jù)用戶輸入的查詢條件，系統(tǒng)也可以主動推送相關(guān)信息。例如，用戶查詢某供應(yīng)商的信息，在匹配完畢后，系統(tǒng)也可將同地域或提供同類產(chǎn)品的供應(yīng)商信息提供給用戶，增大用戶信息量。
另一方面，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶所屬部門和級別主動推送有關(guān)信息，或者根據(jù)用戶最近搜索的記錄推送信息。信息推送作為實現(xiàn)主動信息服務(wù)的關(guān)鍵，要求系統(tǒng)從數(shù)據(jù)庫中獲取信息，按照指定的時間間隔分別推送給各個信息搜索者。這樣不僅能保證信息的相關(guān)性，也能更及時將信息傳遞給用戶。在會計信息系統(tǒng)中，這種模式的優(yōu)點尤為突出。例如，在企業(yè)庫存管理中，當某種原材料的庫存量低于標準時，系統(tǒng)就可以將該信息自動發(fā)送至庫管部門和采購部門，在提醒庫管部門開具采購申請的同時，也為采購部門的工作安排預(yù)留準備時間。
二是會計信息搜索的利用。對于管理者而言，使用會計信息搜索能更直接更快速的提供所需信息。在傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下，管理者所關(guān)注的信息需要由負責人整理歸納再層層上報，而信息搜索系統(tǒng)則省去了這一系列工作所耗費的時間和人力。此外，管理者也不用局限于現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)中單一的查詢結(jié)果，信息搜索既能帶來更大的信息量也能減少人工干預(yù)；對于會計部門而言，將信息集中進行搜索查詢，從一定程度上加大了信息的公開度，進而起到了增強內(nèi)部監(jiān)督的作用。隨著會計信息系統(tǒng)的不斷完善，會計工作也會進一步深化發(fā)展，為企業(yè)經(jīng)營決策提供更多服務(wù)。
三、實施中待解決的問題及建議
會計信息搜索作為傳統(tǒng)信息系統(tǒng)與搜索技術(shù)結(jié)合的新興項目，雖然在提高工作效率、節(jié)省企業(yè)資源上具有顯著優(yōu)勢，但是缺乏實踐考驗，在功能完善方面也存在一些不足，值得進一步研究。
一是搜索中的信息安全問題。由于會計信息的重要性和特殊性，確保信息安全是首要考慮的問題。建立內(nèi)部搜索后，信息的輸出方式較先前更靈活，但仍需限制用戶權(quán)限。企業(yè)要加強系統(tǒng)內(nèi)部控制，明確用戶分級授權(quán)，拒絕非法訪問。而數(shù)據(jù)庫資源也應(yīng)設(shè)置嚴格的讀寫限制，避免用戶不當操作或惡意篡改而導(dǎo)致錯誤。此外，用戶搜索信息時的瀏覽記錄也應(yīng)有選擇性的獨立存檔，既為進一步提供搜索服務(wù)做準備，又要避免數(shù)據(jù)冗余給系統(tǒng)帶來負擔。
二是用戶缺乏相關(guān)信息技術(shù)。雖然會計信息系統(tǒng)的普及在一定程度上幫助會計人員提高了信息技術(shù)水平，但是建立內(nèi)部搜索后，這一要求將進一步提升。因為搜索時很難用簡單的關(guān)鍵詞或關(guān)鍵詞串來準確表達需檢索的內(nèi)容，所以用戶需要了解有關(guān)信源信息系統(tǒng)的背景知識，掌握查詢技術(shù)，才能充分利用搜索功能準確高效的獲取所需信息。
三是硬件升級與系統(tǒng)維護。雖然信息內(nèi)部搜索建立在原有系統(tǒng)之上，但是其運行模式有別于其他會計模塊。為保障系統(tǒng)的有效運行，企業(yè)應(yīng)根據(jù)情況適當調(diào)整硬件設(shè)施。而對于已開發(fā)系統(tǒng)的維護則是一項持久的任務(wù)，應(yīng)該定期檢查和監(jiān)控應(yīng)用程序和系統(tǒng)軟件的可靠性，不定期進行正確性抽查。企業(yè)需慎重選擇符合自身需要、能及時提供日常維護、版本升級等要求的軟件。
四、結(jié)束語
總之，建立會計信息系統(tǒng)下的信息內(nèi)部搜索，是在原有系統(tǒng)上的一次飛躍。它進一步融合于互聯(lián)網(wǎng)中，不僅為企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的開發(fā)提供了新思路，也將成為信息系統(tǒng)發(fā)展的必然方向。當然，信息搜索在提高財務(wù)管理效率的同時，自身的風險也在加大。因此，我們應(yīng)該積極分析信息化條件下的會計信息搜索面臨的主要問題并提出建議，促進信息搜索的實施與完善。J
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