南京XX有限公司（以下簡稱“XX公司”）在近年來的管理實踐中，嘗試全面預(yù)算的創(chuàng)新管理制度，以全面預(yù)算保障業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的落實，通過合理分配資源，加強公司整體的計劃、協(xié)調(diào)、溝通，收到了一定成效。
XX公司預(yù)算管理的運行過程實際上就是不斷思考和改進管理的過程，特別是通過近兩年的管理創(chuàng)新，預(yù)算的作用得到了較好的體現(xiàn)。XX在全面預(yù)算管理方面的主要創(chuàng)新有：
一、成立專門的成本部，專門負責(zé)預(yù)算管理工作
公司為了做好全面預(yù)算管理工作，在2010年就專門成立了成本部，由這個部門主導(dǎo)全公司的預(yù)算工作。當(dāng)時成立成本部的初衷主要有兩個，一個是通過這個部門加強對公司成本的管理，承擔(dān)全公司降低成本（包括采購成本、生產(chǎn)成本及運營成本等）的指標；二是通過預(yù)算，加強對成本和費用支出的管理。成本部預(yù)算管理方式是“先自上而下，再自下而上”，即先由公司管理委員會確定全公司每年/月的資金預(yù)算總額，再由成本部下發(fā)到各部門分解指標，然后各部門根據(jù)自身實際情況在分解的指標范圍內(nèi)上報本部門的每年/月預(yù)算到成本部，成本部再與各部門溝通確認，審核各部門上報的預(yù)算合理性和必要性之后，最后由成本部匯總?cè)镜拿磕?月的預(yù)算總額，匯報給公司管理委員會。公司管理委員會確認之后，由財務(wù)部保障預(yù)算資金。成本部成立以來，通過主導(dǎo)預(yù)算的編制、審核及決算，有力地控制了公司成本費用開支，協(xié)助公司順利實現(xiàn)了利潤戰(zhàn)略目標。
二、強調(diào)全員參與，尤其是業(yè)務(wù)部門要真正參與到預(yù)算管理活動中
雖然預(yù)算工作在XX公司由成本部主導(dǎo)，但是預(yù)算管理不只是成本部的工作，而是強調(diào)全公司參與，尤其是業(yè)務(wù)部門要實際參與到預(yù)算活動中?，F(xiàn)在，XX在預(yù)算目標的確定過程中，預(yù)算會細化到每一個業(yè)務(wù)部門并與績效考核掛鉤，業(yè)務(wù)部門、成本部、財務(wù)部和總經(jīng)理四方根據(jù)當(dāng)年/月預(yù)計生產(chǎn)（經(jīng)營）規(guī)模，參照上年度/月度實際情況，經(jīng)過上下幾輪的討論交流，才會確定出當(dāng)年/月相對合理的成本費用支出預(yù)算金額，業(yè)務(wù)部門也認同公司根據(jù)這些預(yù)算結(jié)果對部門業(yè)績所作的評價，體現(xiàn)出了預(yù)算從編制到考核的認真和嚴謹。平時，成本部和財務(wù)部也幫助相應(yīng)部門負責(zé)人想辦法，既要實現(xiàn)增收節(jié)支的目的，又要讓業(yè)務(wù)部門通過努力能夠達到目標。每個月度，成本部和財務(wù)部都會對預(yù)算執(zhí)行情況進行專題分析，交流預(yù)算目標的確定是否合理、發(fā)生偏差的原因、需要注意的事項等。對于這樣的預(yù)算說明會及預(yù)算分析報告，業(yè)務(wù)部門表現(xiàn)出極大的關(guān)注，因為涉及到切身利益，無論是預(yù)算制定還是預(yù)算執(zhí)行以及預(yù)算分析說明會，業(yè)務(wù)自始自終都參與其中。不僅如此，業(yè)務(wù)人員通過預(yù)算實踐工作，進一步梳理了業(yè)務(wù)核算的過程，對業(yè)務(wù)過程中的各項成本也有了更明確的概念，通過預(yù)算掌握了業(yè)務(wù)過程中所必不可少的成本管理知識。
三、編制詳盡的預(yù)算管理制度體系，使預(yù)算管理工作更細化、更便利
很多公司在預(yù)算工作中遇到的最大困難，就是對預(yù)算編制方法和預(yù)算管理制度的理解不清晰，公司上層不能有效傳達預(yù)算管理思路和方法，導(dǎo)致全公司無法形成統(tǒng)一的步調(diào)，最終不但預(yù)算管理效果很差，而且還對正常業(yè)務(wù)開展造成很大的困擾。XX公司認真總結(jié)經(jīng)驗，這幾年摸索出了一套適用于天溯自身實際情況的預(yù)算管理制度體系，并持續(xù)在全公司加大宣傳力度，使全公司每位員工尤其是部門管理者對預(yù)算的目的、方法、考核等內(nèi)容都能有清晰的理解，使公司預(yù)算管理事半功倍。具體來說，XX的預(yù)算管理制度體系主要包括：
1、《預(yù)算管理辦法》。這個文件在總體上描述了預(yù)算管理制度的原則和方法，包括：預(yù)算目的、編制方法和時間要求、預(yù)算調(diào)整方法和程序、跟蹤管理方法、監(jiān)督考核的手段和方法等內(nèi)容。這里要特別強調(diào)一下預(yù)算編制的時間要求和預(yù)算調(diào)整方法，前者明確了各部門預(yù)算提交的時間界限，是保證公司預(yù)算管理順利進行的重要制度保障；后者是為保證公司業(yè)務(wù)順利進行而設(shè)置的一項彈性制度，業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)實際情況申請調(diào)整預(yù)算，但是申請原因必須是當(dāng)時編制預(yù)算時未能預(yù)見到的合理原因，而且預(yù)算調(diào)整必須經(jīng)過嚴格的審批程序，否則就要影響部門考核結(jié)果。因此，XX的預(yù)算管理制度可以說是既有剛性，又有一定的彈性：既能保障預(yù)算制度的嚴肅性和嚴謹性，又以支持業(yè)務(wù)發(fā)展為目的，不因預(yù)算的剛性影響到實際業(yè)務(wù)的靈活開展。
2、《預(yù)算編制導(dǎo)則》。這個文件主要是幫助各部門在編制年度/月度預(yù)算時，更清晰地了解哪些種類費用應(yīng)該遵循哪種預(yù)算編制方法。因為XX的預(yù)算是細化到各個業(yè)務(wù)部門的，而每個部門的費用支出類型又不一樣，實際工作中的情況也千差萬別，這就給各部門預(yù)算編制工作帶來很大的困擾。XX成本部和財務(wù)部在了解全公司各部門具體情況的基礎(chǔ)上，詳細制訂了一張“部門預(yù)算模板”，里面列明了一個部門可能會遇到的各項費用名稱，并且在《預(yù)算編制導(dǎo)則》中規(guī)定了這些費用科目應(yīng)該遵循的預(yù)算編制方法?！秾?dǎo)則》中對費用的規(guī)定非常詳細，十分便于各部門使用。比如對于“辦公用品采購費用”，就詳細規(guī)定：屬于設(shè)備類的（如打印機、復(fù)印機等），原則上由申請采購部門承擔(dān)預(yù)算和報銷；屬于設(shè)備的配件耗材類的（如硒鼓、墨盒等），由行政部做預(yù)算和報銷；屬于辦公用品類的（如文具、打印紙等），由各部門每月申報需求給行政部，再由行政部統(tǒng)一做預(yù)和報銷。外地辦事處可以自行采購，自行做預(yù)算（并到銷售部門預(yù)算中）和報銷。
3、《預(yù)算問題釋疑》。這個文件用一問一答的形式，收集整理了各部門在實際預(yù)算活動中遇到的各種典型問題，并作了詳細、規(guī)范的解答，便于各部門在碰到這些問題時參考使用。通過這種釋疑形式，基本上涵蓋了各部門在預(yù)算中遇到的各類問題，各部門使用起來非常方便，獲得了全公司的好評。同時，《預(yù)算釋疑》一般每半年會再更新一次，將新遇到的問題補充文件中，不斷充實文件內(nèi)容。
4、《部門預(yù)算管理臺賬（樣表）》。這是為指導(dǎo)每個部門主管進行有效的預(yù)算管理，為各個部門編寫的一個臺賬樣式。每個部門主管只要按照部門臺賬樣表的形式每月月底填寫，即可方便地實現(xiàn)對本部門費用支出的月度跟蹤和分析。成本部還要求每個部門主管月底要提交臺賬給成本部審核，否則該部門該月的預(yù)算考核為不合格，以此來督促每個部門主管切實做好預(yù)算。此外，預(yù)算管理制度體系中還有《預(yù)算調(diào)整申請表》、《預(yù)算分析報告（公司級、部門級）》、《預(yù)算考核辦法》、《預(yù)算考核計算表》等文件，從各個角度充實預(yù)算管理工作，貫穿預(yù)算工作的全過程。
四、通過預(yù)算工作改進業(yè)務(wù)流程，節(jié)約大量運營成本
XX公司的預(yù)算管理不僅表現(xiàn)在監(jiān)督和管控方面，更重要的是體現(xiàn)在通過預(yù)算了解和改進業(yè)務(wù)流程。在2011年，我們發(fā)現(xiàn)辦公用品各部門每月的采購金額居高不下，每個月報上來的辦公用品金額都只漲不減。通過分析預(yù)算及溝通后，我們發(fā)現(xiàn)各部門每月在采購辦公用品時，一方面由于是各部門零星自行采購，議價能力弱導(dǎo)致單價高，另一方面各部門由于零星分次采購，每次金額都不大，部門主管也不太關(guān)注這方面的節(jié)約，因此導(dǎo)致金額不斷增大。于是，我們在2011年年中時改變了辦公用品采購方式，由每個部門自行采購改為由行政部集中統(tǒng)一采購，每月月初由行政部收集匯總各部門辦公用品采購需求，形成一張全公司總的采購需求表，再由行政部統(tǒng)一采購，采購回來后由各部門根據(jù)原提交的需求表領(lǐng)取辦公用品。每月行政部還會會同成本部一起分析辦公用品的采購情況，形成分析報告，并對各個部門人均辦公用品耗費額進行全公司排名，在全公司發(fā)布分析報告和排名。通過上述改進流程的措施，XX公司2011年下半年辦公用品耗費金額比去年同期下降了30%以上，并且加強了全體員工節(jié)約辦公用品的成本意識。類似的通過預(yù)算管理發(fā)現(xiàn)和改進流程問題的例子還有很多，XX公司在近兩年的預(yù)算管理活動中，不僅提高了管理水平，而且切實降低了公司運營成本，獲得了良好的效益。
經(jīng)過兩年多的實踐，XX公司的預(yù)算管理在配置資源、支持領(lǐng)導(dǎo)決策、實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標等方面的作用成效斐然。企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績大幅提升，經(jīng)濟效益和盈利水平快速增長，資產(chǎn)質(zhì)量和運營效率持續(xù)提高。2009-2011年，XX公司利潤年均增長20%以上，凈資產(chǎn)收益率年均增長30%以上，年人均勞動產(chǎn)出達80萬元以上。開展預(yù)算工作以來，每年/月的預(yù)算達成率均在95%以上，有效地控制了資金的無序支出，并使財務(wù)部門組織資金更加從容，保障了公司的現(xiàn)金流安全。同時，通過在全公司開展全面預(yù)算管理，增強了公司員工的成本控制意識，極大程度上避免了資源大量浪費，也提高了各部門主管的成本管理水平，增強了各部門之間的流程運行的效率和效益。
目前，XX公司總結(jié)出來的這套符合企業(yè)自身特點的預(yù)算管理體系，已經(jīng)在公司順利實施并深入人心，得到了從高層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工的一致認可。XX公司將進一步加強預(yù)算管理創(chuàng)新，使全面預(yù)算管理體系更加切合企業(yè)實際發(fā)展的需要，實現(xiàn)預(yù)算的管理價值，更好地發(fā)揮預(yù)算“看不見的管理”的效用。（【聲明】本文系網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)載，內(nèi)容為作者個人觀點，本站擁有對此聲明的最終解釋權(quán)。）
