摘要：隨著網(wǎng)絡技術的普及，企業(yè)大量的對外支付已經(jīng)使用網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬的形式進行，初步實現(xiàn)了對外支付的“零現(xiàn)金”模式。而企業(yè)的對內(nèi)支付卻在大量使用現(xiàn)金，在一些大型企業(yè)，財務部門經(jīng)常因為報銷而排起長隊，于是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)等工具應運而生，使企業(yè)對內(nèi)支付徹底實現(xiàn)“零現(xiàn)金”，從而開創(chuàng)了“零現(xiàn)金”財務管理模式。
關鍵詞：“零現(xiàn)金” 財務管理模式 網(wǎng)上銀行 網(wǎng)上報銷系統(tǒng)
一、“零現(xiàn)金”財務管理模式概述
本文所指的現(xiàn)金是狹義上的現(xiàn)金，即庫存現(xiàn)金。在企業(yè)中，我們可以用現(xiàn)金來支付日常報銷費用、工資、員工借款、小金額的貨款，也會采用現(xiàn)金收款的方式收款。而“零現(xiàn)金”管理模式卻是在互聯(lián)網(wǎng)和信息時代下新興的一種財務管理模式，它強調(diào)借助一定的工具（如網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)軟件、POS機等）在企業(yè)的經(jīng)營過程中通過銀行轉(zhuǎn)賬的方法避免使用現(xiàn)金，實現(xiàn)資金使用的電子化和無紙化。
“零現(xiàn)金”財務管理模式的提出可以克服傳統(tǒng)現(xiàn)金使用模式的諸多缺點：安全性差，易挪用、盜取、丟失；日常支取成本高，需要經(jīng)常跑銀行進行存?。恍实?，現(xiàn)金盤點、清算、支付均需要大量的人力和物力。在國外，“零現(xiàn)金”財務管理模式的應用已經(jīng)很普遍了，國內(nèi)的外企大都運行著這種模式。在國內(nèi)，一些大型集團也開始嘗試運行“零現(xiàn)金”財務管理模式，享受著“零現(xiàn)金”管理模式的安全、方便、快捷、高效。
二、“零現(xiàn)金”財務管理模式的具體內(nèi)容
“零現(xiàn)金”的財務管理模式需要配備相應的硬件和軟件才能運行成功，它是電子化辦公在營運資本領域的延伸。目前的工具主要有網(wǎng)上銀行系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)軟件、POS機等。網(wǎng)上銀行可以說是“零現(xiàn)金”財務管理模式的技術基礎，是實體現(xiàn)金轉(zhuǎn)為電子現(xiàn)金的關鍵。目前網(wǎng)上銀行在企業(yè)對外收取和支付貨款方面的應用已經(jīng)非常普及，幾乎全部的貨款收支都會采取網(wǎng)上銀行在線支付和轉(zhuǎn)賬功能進行，貨款“零現(xiàn)金”模式已經(jīng)初具規(guī)模。但是企業(yè)內(nèi)部人員的日常報銷和借款活動都在大量使用現(xiàn)金，財務部每天進進出出的大都是企業(yè)內(nèi)部員工，特別是在一些大型企業(yè)，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)和POS機應運而生，能使內(nèi)部員工報銷徹底實現(xiàn)“零現(xiàn)金”。
?。ㄒ唬┚W(wǎng)上銀行
網(wǎng)上銀行是傳統(tǒng)銀行在因特網(wǎng)的基礎上進行的功能創(chuàng)新，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡在線自助進行賬戶開立、查詢、轉(zhuǎn)賬、支付、對賬、信貸、投資等活動，足不出戶就可以完成所有的業(yè)務。網(wǎng)上銀行的開通和使用也非常簡單，企業(yè)的對外支付都可以通過網(wǎng)上銀行來完成，貨款的“零現(xiàn)金”模式已經(jīng)初具規(guī)模。
?。ǘ┚W(wǎng)上報銷系統(tǒng)
網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是以企業(yè)費用管理為核心，圍繞財務審批流程，從費用的預算管理、單據(jù)的填制、費用申請、費用審批、費用支付到費用狀態(tài)的查詢?nèi)繉崿F(xiàn)電子化，并能夠生成各種管理報表，實現(xiàn)費用實時分析的財務管理系統(tǒng)。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的審批流程模擬手工的報銷程序，但所有步驟卻通過電腦完成，省時又省力。目前網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的產(chǎn)品有很多，各類系統(tǒng)的功能和操作都大同小異。一般的具體操作流程如下所述：
1.建立賬號。首先每個員工要申請一個網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的賬號和密碼，這個賬號包含員工個人的基本信息，比如員工的工號、姓名、性別、企業(yè)內(nèi)部郵箱、部門、職位、銀行賬號等?；拘畔⒔⒑螅看芜M入界面就不必再次輸入，系統(tǒng)會自動保存這些信息。其中部門信息確定后，系統(tǒng)會自動把員工的部門主管和部門經(jīng)理與員工配對。職位信息確定后，系統(tǒng)會自動為員工分配報銷權限，比如哪些費用種類有權報銷，哪些不可以，從而有一個內(nèi)部控制的作用。郵箱確定后，系統(tǒng)會在費用通過審批和支付時自動發(fā)郵件通知員工。銀行賬號則是在費用報銷成功后款項自動打入的賬號。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)一般是網(wǎng)頁版的，直接打開網(wǎng)頁地址，輸入自己的賬號和密碼即可進入報銷界面。
2.填制單據(jù)和報銷申請。系統(tǒng)會根據(jù)費用的種類設計不同的報銷單模板，常見的有出差費用報銷單，市內(nèi)差旅費報銷單，業(yè)務招待費用報銷單，借款單，勞務費報銷單等。進入報銷界面后，員工根據(jù)要報銷費用的類型選擇不同的模板。模板會引導你填寫相應的內(nèi)容，比如報銷市內(nèi)打車費，就要選擇市內(nèi)差旅費的模板，模板會要求員工輸入打車費發(fā)生的時間（一般具體到天）、起始地點、金額、打車的理由（如加班）、發(fā)票的種類（如的士票，公交車票，地鐵票）等。員工可以每隔一個星期把手中的發(fā)票集中報銷一下，也可以每隔半個月進行一次，時間比較靈活。有的系統(tǒng)還帶有附件上傳的功能，在附件較少的情況下可以使用。單據(jù)的所有要素填好后，就可以提交給系統(tǒng)，系統(tǒng)會根據(jù)員工的部門和職務自動將員工的申請?zhí)峤唤o部門主管。這時系統(tǒng)會自動給員工發(fā)郵件，告知報銷申請已經(jīng)提交成功。
3.報銷審批。模擬傳統(tǒng)報銷模式，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的審批也要經(jīng)過多級審批。一般申請會先提交給部門主管審批，報銷申請的詳細信息會完整地呈現(xiàn)在部門主管的審批模塊。當部門主管審批成功后，系統(tǒng)會自動把單據(jù)往上一級領導傳遞，待所有需要簽字的領導都審批完后，報銷審批步驟就算完成了。這時系統(tǒng)會自動給員工發(fā)郵件提示員工報銷審批已經(jīng)成功，可以進入報銷系統(tǒng)內(nèi)查看。領導審批單據(jù)時，可以集中一個時間在系統(tǒng)內(nèi)進行審批，大大提高了審批的效率，縮減了審批時間。
4.打印審批成功的單據(jù)，并手工附上發(fā)票等原始憑證。員工通過郵件得知審批成功后，就可以登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，將審批好的單據(jù)打印出來。審批成功的單據(jù)上除了有最初填寫的報銷內(nèi)容外，還有各級領導的電子簽名和審批意見。此時，員工需要把報銷的發(fā)票等原始票據(jù)手工粘貼在報銷單后邊。
5.人工再次審核票據(jù)。為了保證原始憑證的真實性，企業(yè)會要求員工直管領導再次人工核對打印出來的報銷信息和原始憑證，并手工簽字。這時所有的手續(xù)才算齊全，員工就可以直接將單據(jù)交給出納，進行報賬。出納會最后審核信息，并將信息在系統(tǒng)內(nèi)進行匯總。有的企業(yè)會設置一個單據(jù)投遞箱，員工把要報銷的單據(jù)投遞到箱子內(nèi)，出納會定期去取，進行批量審核。
6.網(wǎng)銀批量支付。銀行會計會定期根據(jù)出納匯總的支付信息進行支付。報銷系統(tǒng)設置有網(wǎng)銀接口，動動鼠標即可支付。當然考慮到內(nèi)控的需要，支付時會由兩個人同時進行，銀行會計設置好支付內(nèi)容，另一財務人員輸入密碼，款項會自動打入各個員工之前設置的銀行賬號內(nèi)。支付成功后，系統(tǒng)也會自動給員工發(fā)送郵件通知，員工可以自己去銀行進行確認。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的流程大致如此，非常方便快捷。
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這種運行方式是利用財務 POS 機做媒介，卡對卡、一對一進行轉(zhuǎn)賬完成零星交款、報銷支付、預借備用金和報銷還款業(yè)務。POS機常出現(xiàn)在超市、大賣場、飯店等零售企業(yè)和服務業(yè)。現(xiàn)在我們也可以將它引進企業(yè)的日常事務中。POS機有有線和無線兩種形式，無線POS機可以移動，相較有線POS機攜帶更加方便，收款不受時間地點限制。POS機相對于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)而言稍稍遜色，應用性和功能性差一些。
三、“零現(xiàn)金”財務管理模式的應用優(yōu)勢
?。ㄒ唬└叨入娮踊?，大大提高工作效率
企業(yè)對外支付使用網(wǎng)上銀行業(yè)務，不受時間地點的限制，可以隨時隨地進行款項收支，網(wǎng)上銀行就像企業(yè)的“移動小銀行”，即使是跨國業(yè)務，也可實現(xiàn)幾分鐘到賬，方便快捷。出納不必每天頻繁的跑銀行，進行款項存取，不必每天對著保險柜清點現(xiàn)金，大大減輕了財務人員的工作量，而且網(wǎng)上對賬更加清晰明了。
企業(yè)對內(nèi)支付使用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，自助的報銷流程為每個員工和領導節(jié)省時間，減輕工作量。傳統(tǒng)的報銷方式一般是員工自己領取報銷單，自己填寫，由于很多員工是非財務人員，經(jīng)常會填錯報銷單，導致返工重新填寫。員工自己填好報銷單后要先找自己的領導審核，然后到財務部找會計審核，會計審完后又要去找財務經(jīng)理審核，財務經(jīng)理審完后還要去找總經(jīng)理審核，這樣一張單據(jù)的審核才算通過。最后員工要拿著單據(jù)找出納報銷，出納現(xiàn)場支付現(xiàn)金，兩人當面結(jié)清。如果中間哪個環(huán)節(jié)，相關審批人員不在，報銷就會擱淺。傳統(tǒng)的報銷系統(tǒng)可謂費時費力。而網(wǎng)上報銷系統(tǒng)有專門的報銷模板引導員工填寫。系統(tǒng)會自動提交申請，員工不必在各個部門間來回簽字。領導也不必在每個員工進來報銷時停下手中的工作，領導可以在任何時間在網(wǎng)上進行集中審批。對于出差的員工和出差的領導來說，報銷也不是件難事，只要能上網(wǎng)，在異地也可完成報銷和審批工作。
?。ǘ┛梢詫崟r監(jiān)控，實時管理
“零現(xiàn)金”財務管理模式可以隨時從網(wǎng)上實時導出數(shù)據(jù)、實時對賬、查賬，實現(xiàn)實時管理。企業(yè)的網(wǎng)上銀行和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以生成各種報表，進行各種數(shù)據(jù)分析。主要表現(xiàn)為：系統(tǒng)實時更新數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實性；多年的數(shù)據(jù)可以進行對比分析，趨勢分析；實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理，數(shù)據(jù)集中更安全。
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“零現(xiàn)金”財務管理模式避免使用現(xiàn)金，防止了現(xiàn)金在流通中的丟失、盜取、挪用。也避免出現(xiàn)假鈔，大大提高了資金的安全性。另外網(wǎng)上銀行進出每筆業(yè)務都有單可查，可避免現(xiàn)金使用不規(guī)范行為。Z
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