1 引 言
新華書店從創(chuàng)立到現(xiàn)在已經(jīng)有７０多個春秋了，在這個發(fā)展過程中，各店已形成了一套管理制度和內(nèi)部控制體系。但根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《配套指引》，縣級新華書店的內(nèi)部控制機制還很不完善。筆者作為縣級新華書店的一名財務(wù)人員，認為目前縣級新華書店內(nèi)部控制方面存在以下不足：
?。?）對內(nèi)部控制認識不到位?？h級新華書店管理層認識不足，有的縣店領(lǐng)導(dǎo)認為內(nèi)部控制就是會計控制，有的沒有將其納入書店的長遠發(fā)展規(guī)劃重點考慮，有的則是粗放管理、憑經(jīng)驗按自己意志辦事。領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)控建設(shè)中未發(fā)揮主導(dǎo)作用，致使員工內(nèi)部控制意識淡薄。
?。?）內(nèi)部監(jiān)督機制不全?？h級新華書店一般沒有內(nèi)部審計機構(gòu)，內(nèi)部審計一般由財務(wù)人員兼職，與財務(wù)部同屬一人領(lǐng)導(dǎo)，內(nèi)部審計在形式上缺乏應(yīng)有的獨立性。另外，在內(nèi)審的職能上，很多縣級店的內(nèi)部審計工作僅僅是審核會計賬目，而在內(nèi)部稽查、評價內(nèi)部控制設(shè)計和運行的有效性等方面，卻未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。
?。?）沒有定期崗位輪換制度和關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度。有的縣級新華書店的業(yè)務(wù)科長十幾年如一日地在同一個工作崗位，有的書店的會計從小張被叫到老張。
?。?）風(fēng)險控制薄弱?？h級新華書店在教輔圖書發(fā)行中，為了擴大銷售，提高市場競爭力，而給學(xué)校大量賒銷，產(chǎn)生大量應(yīng)收賬款，由于種種原因，比如學(xué)校將圖書款挪作他用，或者由于銷售人員催收不力等導(dǎo)致應(yīng)收賬款長期掛賬，從而產(chǎn)生壞賬風(fēng)險。
以上狀況的存在在一定程度上影響到新華書店的經(jīng)營效率，成為書店發(fā)展的絆腳石，基于此，本文認為縣級新華書店建立健全內(nèi)部控制勢在必行。
2 縣級新華書店建立健全內(nèi)部控制的意義
內(nèi)部控制是指單位治理層、管理層及全體員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。其意義是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
3 縣級新華書店加強內(nèi)部控制建設(shè)的措施
3.1 增強內(nèi)部控制意識
單位負責(zé)人對內(nèi)部控制的認識和態(tài)度，在一定程度上決定著一個單位內(nèi)部控制的基調(diào)，是搞好內(nèi)部控制的關(guān)鍵。財政部門要經(jīng)常組織單位負責(zé)人進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，只有單位負責(zé)人充分認識內(nèi)部控制的重要性，強調(diào)內(nèi)部控制的重要性，并在書店內(nèi)部營造嚴格執(zhí)行各項控制措施的氛圍環(huán)境，才能加強整個書店的內(nèi)控意識，防止錯誤和舞弊，提高管理的效果和效率。同時適時地對全體員工進行內(nèi)部控制的宣傳培訓(xùn)，從而提高全體人員對內(nèi)部控制的認識程度。
3.2 強化書店內(nèi)部環(huán)境建設(shè)
內(nèi)部環(huán)境規(guī)定企業(yè)的紀律與架構(gòu)，影響經(jīng)營管理目標的制定，塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的控制意識，是其他要素的核心。只有建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，才能保證制度的真正落實，才能達到內(nèi)部控制的目的。具體如下：
（1）增設(shè)內(nèi)部審計部門。保證內(nèi)部審計機構(gòu)設(shè)置、人員配備和工作的獨立性，賦予內(nèi)部審計部門追查異常情況的權(quán)力和提出處理處罰建議的權(quán)力。
?。?）建立良好的人力資源政策。提高職工的職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力，切實加強員工培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提升員工素質(zhì)。實行定期崗位輪換制度和關(guān)鍵崗位員工的強制休假制度。
?。?）提升企業(yè)文化建設(shè)?！捌髽I(yè)興旺在于管理，管理優(yōu)劣在于文化”，要總結(jié)新華人的優(yōu)良傳統(tǒng)，將“新華精神”提煉升華，形成一種行為準則、價值觀念和道德規(guī)范，凝聚員工的歸屬感、積極性和創(chuàng)造性，打響新華品牌。
3.3 縣級新華書店應(yīng)設(shè)計良好的內(nèi)部控制活動
3.3.１ 不相容職務(wù)分離控制
不相容職務(wù)主要包括授權(quán)批準與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄、會計記錄與財產(chǎn)保管、授權(quán)批準與監(jiān)督檢查等。對于不相容職務(wù)如果不實行相互分離的措施，就容易發(fā)生舞弊行為。其核心是內(nèi)部牽制，因此，縣級新華書店在設(shè)計、建立內(nèi)部控制制度時應(yīng)明確職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機制。比如：不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程，不得由同一部門或個人辦理合同業(yè)務(wù)的全過程，不得由同一部門或個人辦理圖書采購業(yè)務(wù)的全過程等。
3.3.２ 授權(quán)批準控制
縣級新華書店應(yīng)建立授權(quán)批準體系，明確授權(quán)批準的范圍、層次、程序及責(zé)任。對于重大業(yè)務(wù)和事項，應(yīng)當(dāng)實行集體決策審批或者聯(lián)簽制度，任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策意見。
3.3.３ 會計系統(tǒng)控制
縣級新華書店首先應(yīng)按照《會計法》要求設(shè)置會計賬簿，不做假賬。其次，記賬、出納、保管等不相容業(yè)務(wù)，應(yīng)分人擔(dān)任，如人員有限，也應(yīng)保證管賬的不管錢，管錢的不管賬，同時建立復(fù)核制度，建立會計工作的崗位責(zé)任制，對會計人員進行科學(xué)合理的分工，使之相互監(jiān)督和制約；按照規(guī)定取得和填制原始憑證；對憑證進行連續(xù)編號；規(guī)定合理的憑證傳遞程序；明確憑證的裝訂和保管責(zé)任；合理設(shè)置賬戶，登記會計賬簿，進行復(fù)式記賬；按照要求編制、報送、保管財務(wù)會計報告。
3.3.４ 預(yù)算控制
縣級新華書店應(yīng)建立預(yù)算控制，確定預(yù)算目標，并組織實施。通過預(yù)算的編制和檢查預(yù)算的執(zhí)行情況，比較、分析內(nèi)部各部門未完成預(yù)算的原因，并對未完成預(yù)算的不良后果采取改進措施，確保各項預(yù)算的嚴格執(zhí)行。
3.3.５ 運營分析控制
縣級新華書店應(yīng)建立運營情況分析制度，綜合運用購進、銷售、財務(wù)等方面的信息，通過因素分析、對比分析、趨勢分析等，定性與定量相結(jié)合，進行運營分析，發(fā)現(xiàn)問題，及時查明原因并予以改進。
3.3.６ 績效考評控制
績效考評制度貫穿于書店管理制度的始終，主要包括：制定績效考核目標；設(shè)置考核指標 ，包括定量指標和定性指標；選擇考核標準；實施考核；評定與分析考核結(jié)果；結(jié)果反饋與實施糾正。
總之，內(nèi)部控制是一項系統(tǒng)性工程，是一個動態(tài)的管理過程，需要適時地補充修訂?？h級新華書店應(yīng)根據(jù)自己的實際情況制訂適合自己的內(nèi)部控制制度，加強內(nèi)部控制建設(shè)，才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
