費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化體系是借助網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)并結(jié)合降本增效的一些措施，面向企事業(yè)單位各級(jí)員工使用，具有報(bào)銷單據(jù)電子填制、報(bào)銷單據(jù)遠(yuǎn)程審批、預(yù)算實(shí)時(shí)管理控制分析等功能，是企事業(yè)單位管理人員、業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)聯(lián)系的系統(tǒng)平臺(tái)。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了公司的預(yù)算控制以及員工經(jīng)費(fèi)網(wǎng)上報(bào)銷、審核及查詢，通過(guò)系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。
費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化體系是管理性支出標(biāo)準(zhǔn)、信息技術(shù)與財(cái)務(wù)報(bào)銷工作結(jié)合的產(chǎn)物，推動(dòng)了財(cái)務(wù)報(bào)銷工作方式的變革，實(shí)現(xiàn)了電子化的財(cái)務(wù)報(bào)銷信息、內(nèi)控流程、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，有效消除了傳統(tǒng)手工處理方式不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的種種弊病，為企業(yè)專業(yè)化、扁平化管理提供現(xiàn)代技術(shù)解決方案。
一、網(wǎng)上報(bào)銷管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)是基于Internet的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。在這一流程下，員工可在任何時(shí)間、從任何地點(diǎn)提交報(bào)銷申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)可用數(shù)字簽名的方式在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，財(cái)務(wù)部門對(duì)照電子報(bào)銷申請(qǐng)表審核原始單據(jù)，確認(rèn)無(wú)誤后，自動(dòng)生成記賬憑證，并可以通過(guò)網(wǎng)上銀行進(jìn)行支付。
采用了UNIX、LINUX、WINDOWS NT、XP等系列操作系統(tǒng)，是基于B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu),以數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，同時(shí)基于Internet運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而開發(fā)，使其在信息技術(shù)方面更具先進(jìn)性與合理性。同時(shí)在操作方面又帶來(lái)了一些新的變革，用戶無(wú)需單獨(dú)下載程序安裝系統(tǒng)，只需打開網(wǎng)頁(yè)，輸入報(bào)銷系統(tǒng)的網(wǎng)址，像正常登陸網(wǎng)站一樣即可登陸報(bào)銷系統(tǒng)，應(yīng)用起來(lái)非常順手。巧妙運(yùn)用了中國(guó)石油的MSN通訊系統(tǒng)，將員工的MSN信息導(dǎo)入報(bào)銷系統(tǒng)作為用戶名，每個(gè)用戶名自動(dòng)對(duì)應(yīng)員工的基本信息，員工選擇本單位預(yù)算，不能跨單位使用預(yù)算。
二、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化體系的實(shí)施步驟
按照“費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)”的原則，對(duì)大慶石化公司的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理和規(guī)范，從而形成標(biāo)準(zhǔn)化的費(fèi)用報(bào)銷體系，拓展了信息系統(tǒng)的適應(yīng)能力，逐步形成較為實(shí)用的以費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化為基準(zhǔn)的現(xiàn)代企業(yè)辦公管理體系。
(一)報(bào)銷系統(tǒng)的初期推廣階段
大慶石化公司多次組織全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)報(bào)銷系統(tǒng)的知識(shí)，從2008年6月份開始即進(jìn)入了試運(yùn)行階段，克服了費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)梳理整改難度大、期間預(yù)算分解控制難度大等各種困難，于2008年9月份開始在上市部分的公司機(jī)關(guān)和各二級(jí)單位機(jī)關(guān)正式上線運(yùn)行，初步取得了成效。
(二)全面推廣階段
自2009年以來(lái)公司在2008年上線的基礎(chǔ)上，將生產(chǎn)車間和班組的各項(xiàng)費(fèi)用也納入了報(bào)銷系統(tǒng)，使報(bào)銷系統(tǒng)的覆蓋面達(dá)到了最末級(jí)，并于2009年5月份在未
上市企業(yè)也全面推廣。其次將除差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等費(fèi)用經(jīng)常項(xiàng)外，還將試驗(yàn)檢驗(yàn)費(fèi)、排污費(fèi)、綠化費(fèi)等一些可控的生產(chǎn)性經(jīng)費(fèi)也納入了報(bào)銷系統(tǒng)。
(三)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)FMIS7.0和ERP對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互換
當(dāng)報(bào)銷系統(tǒng)和FMIS7.0、ERP實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互換，在報(bào)銷系統(tǒng)中根據(jù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)計(jì)算報(bào)銷單據(jù)后將系統(tǒng)中的信息導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)憑證自動(dòng)生成，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度。
(四)管理性支出標(biāo)準(zhǔn)化體系的全面推廣階段
伴隨著報(bào)銷系統(tǒng)的實(shí)施，為了建立公司統(tǒng)一、規(guī)范的費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)化體系，公司財(cái)務(wù)處安排專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理性支出標(biāo)準(zhǔn)的制定及與各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作，同時(shí)不斷完善和改進(jìn)報(bào)銷系統(tǒng)的功能，使公司的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)和應(yīng)用真正進(jìn)入了全面推廣階段。
三、信息系統(tǒng)建設(shè)推動(dòng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化的有效實(shí)施
公司進(jìn)行了專業(yè)化和扁平化改革后，要求財(cái)務(wù)報(bào)銷工作必須解決跨區(qū)域?qū)徟?、?shí)時(shí)預(yù)算控制、內(nèi)控權(quán)限失效等問(wèn)題，而原有的手工財(cái)務(wù)報(bào)銷工作已不適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)企業(yè)的運(yùn)作，傳統(tǒng)的審批者和報(bào)銷人“面對(duì)面”的審批模式約束了管理的專業(yè)化和扁平化，簡(jiǎn)單的“費(fèi)用預(yù)算記錄本”也無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)算實(shí)時(shí)控制和分析，財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度僅僅依靠“制定”并不能防止出現(xiàn)“例外事項(xiàng)”。
功能強(qiáng)大的報(bào)銷系統(tǒng)不僅解決了傳統(tǒng)報(bào)銷模式的諸多弊端，同時(shí)也為財(cái)務(wù)系統(tǒng)與廣大用戶搭建了一個(gè)溝通的橋梁，真正成為了一個(gè)協(xié)助員工、領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員完成報(bào)銷業(yè)務(wù)的強(qiáng)大工具。
(一)真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)精細(xì)管理
從員工提交單據(jù)到預(yù)算實(shí)時(shí)分析、逐張單據(jù)管理、消費(fèi)單位記錄、支付單位記錄再到內(nèi)控流程查詢、員工信息查詢、主管領(lǐng)導(dǎo)查閱分析，每一功能都無(wú)不體現(xiàn)出了財(cái)務(wù)的精細(xì)化管理。
(二)有效降低了費(fèi)用支出
報(bào)銷系統(tǒng)是利用現(xiàn)有辦公設(shè)備和現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源服務(wù)器集中維護(hù)，自上線以來(lái)，僅從減少遠(yuǎn)程單據(jù)郵寄、減少報(bào)銷交通費(fèi)用、節(jié)約分散機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員（跨區(qū)域分支機(jī)構(gòu)員工可直接提交報(bào)銷單據(jù)，網(wǎng)銀支付）實(shí)現(xiàn)的直接收益上就可為公司節(jié)約大筆支出。
(三)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及財(cái)務(wù)制度更加實(shí)用規(guī)范
公司從2008年初開始就對(duì)各業(yè)務(wù)處室和二級(jí)單位的管理性支出現(xiàn)狀、歸口管理部門、支出范圍、列支渠道、支出標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行調(diào)研，初步摸清了待規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目的基本情況，了解了被調(diào)研單位的基本意見和建議，為制訂公司管理性支出標(biāo)準(zhǔn)化體系打好了基礎(chǔ)。
四、結(jié)論
借助網(wǎng)上報(bào)銷信息系統(tǒng)的應(yīng)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)和應(yīng)用工作取得了巨大的成效，不僅使傳統(tǒng)的報(bào)銷模式發(fā)生了根本改變，而且也是辦公管理理念的巨大創(chuàng)新。實(shí)踐證明，這一財(cái)務(wù)管理自動(dòng)化的舉措是高效的、低成本的。而管理性支出標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)又使企業(yè)的各項(xiàng)費(fèi)用制度更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，降本增效的效果更加明顯，隨著費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)與應(yīng)用的不斷推進(jìn)，相信會(huì)使企業(yè)從中獲得更大的收益。
