近年來，住房公積金的資金安全問題受到廣泛關(guān)注。加強(qiáng)內(nèi)部控制，是住房公積金管理機(jī)構(gòu)安全和運營資金管理的重要手段。本文從如下方面對完善東莞市住房公積金管理的內(nèi)部控制體系提出建議。
一、內(nèi)部控制環(huán)境的設(shè)計與再造
(一)提高內(nèi)部控制意識和重視內(nèi)部控制文化建設(shè)
內(nèi)部控制制度得以實施和完善的基礎(chǔ)在于全體人員對內(nèi)部控制的正確認(rèn)識。首先，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對住房公積金管理的潛在風(fēng)險和發(fā)展目標(biāo)等有科學(xué)認(rèn)識，發(fā)揮主導(dǎo)和垂范作用；把內(nèi)部控制原則、風(fēng)險控制和防范的責(zé)任觀、應(yīng)對風(fēng)險的措施等的知識的培訓(xùn)作為一項長期工作，讓全體人員逐步理解其在內(nèi)部控制中的職責(zé)，并在日常工作中貫徹內(nèi)控要求，形成住房公積金管理的內(nèi)部控制文化，所有員工自覺按制度行事，營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。
(二)建立科學(xué)有效的治理架構(gòu)
在內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置時，應(yīng)根據(jù)相互協(xié)調(diào)和互相制衡的原則配置業(yè)務(wù)部門、管理部門和監(jiān)督部門。
建立科學(xué)的住房公積金管理的組織架構(gòu)，首先要強(qiáng)化住房公積金管理委員會的決策職能。管委會成員必須熟知與住房公積金管理有關(guān)的法規(guī)、政策，熟悉住房公積金各項業(yè)務(wù)，加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)以更好地履行其職責(zé)。
其次，增設(shè)內(nèi)部審計科和信息管理科等職能部門。東莞市住房公積金管理中心現(xiàn)有綜合科、歸集管理科、貸款管理科、提取科、核算科和三個辦事處。內(nèi)部審計科應(yīng)對各個科室、各辦事處、各崗位和各項業(yè)務(wù)實施全面的監(jiān)控和評價。信息科統(tǒng)一負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、運行、維護(hù)和監(jiān)控，提供日常科技服務(wù)和運行技術(shù)支持。
同時，按業(yè)務(wù)需要，增設(shè)重點鎮(zhèn)街辦事處，并落實對各辦事處的法人授權(quán)。各辦事處均為市住房公積金管理中心的分支機(jī)構(gòu)，經(jīng)法人授權(quán)，承辦職工住房公積金的繳存、提取、個人住房貸款等業(yè)務(wù)。
二、加強(qiáng)東莞市住房公積金管理的風(fēng)險評估
住房公積金管理的風(fēng)險評估，是指及時識別、科學(xué)分析影響住房公積金管理的內(nèi)部控制目標(biāo)實現(xiàn)的各種不確定因素，同時采取應(yīng)對策略的過程。這是確定如何管理和控制風(fēng)險的基礎(chǔ)，是內(nèi)部控制有效運行的關(guān)鍵因素。住房公積金管理中心應(yīng)結(jié)合不同發(fā)展階段和業(yè)務(wù)情況，進(jìn)行風(fēng)險識別和風(fēng)險分析，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。
住房公積金管理中心在進(jìn)行風(fēng)險評估時應(yīng)特別關(guān)注以下情形:新進(jìn)人員可能不理解住房公積金文化，忽略內(nèi)部控制；新的信息系統(tǒng)上線，有可能使原有的內(nèi)部控制暫時失效；政策的變更，如住房公積金利率調(diào)整、住房限購限貸政策的推出等，會影響資金的流動性、貸款業(yè)務(wù)的開展。要及時識
別將要或已發(fā)生的變化，設(shè)置預(yù)警系統(tǒng)以識別警示新風(fēng)險，明確風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)。同時應(yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)急處理機(jī)制，明確風(fēng)險預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)，對可能發(fā)生的重大風(fēng)險或突發(fā)事件，制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任人員、規(guī)范處理程序，確保突發(fā)事件得到及時妥善處理。
三、建設(shè)綜合的住房公積金管理信息系統(tǒng)
住房公積金管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋住房公積金的歸集、提取、貸款、會計核算、統(tǒng)計等全部業(yè)務(wù)。住房公積金管理中心應(yīng)充分發(fā)揮信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用，將管理意圖和控制措施嵌入信息系統(tǒng)，提高內(nèi)部控制的效率和效果。
東莞市開發(fā)住房公積金管理信息系統(tǒng)時，可考慮與相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，獲取住房公積金業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，為住房公積金擴(kuò)面工作提供依據(jù)，也可在一定程度上規(guī)避騙提、騙貸及不良貸款等風(fēng)險。例如，與工商行政管理局聯(lián)網(wǎng)，幫助確定應(yīng)建立住房公積金制度的單位數(shù)量；與社會保障局聯(lián)網(wǎng)，參考工傷保險的人數(shù)，幫助確定住房公積金應(yīng)繳人數(shù)；與房產(chǎn)管理局聯(lián)網(wǎng)，取得當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)交易數(shù)據(jù)，為提取、貸款業(yè)務(wù)確定房產(chǎn)交易的真實性等。
住房公積金管理中心在開發(fā)信息系統(tǒng)時，還要充分考慮各項業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險點，對可借助系統(tǒng)控制部分，預(yù)先設(shè)定，降低人為因素對內(nèi)部控制實施的影響。可以主要從對各崗位的授權(quán)限制、對流程的限制、對審批條件的限制等方面進(jìn)行考慮。
四、建立內(nèi)部審計機(jī)制，完善住房公積金管理的內(nèi)部控制監(jiān)督
獨立客觀的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制是內(nèi)部控制有效性的保證。內(nèi)部審計科是在公積金管理中心主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下行使內(nèi)部控制有效性評價和內(nèi)部控制監(jiān)督的職能部門，對各部門和辦事處進(jìn)行監(jiān)督，對業(yè)務(wù)進(jìn)行全程監(jiān)控，對潛在的風(fēng)險適時介入，防患于未然。
充分發(fā)揮內(nèi)部審計機(jī)制的作用，關(guān)鍵要做到如下三點：
(一)保持獨立性、權(quán)威性和客觀性
內(nèi)部審計科在管理中心主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下開展工作并向其匯報工作。管理中心應(yīng)保障內(nèi)部審計科的獨立性和權(quán)威性，順利開展內(nèi)部控制評價和監(jiān)督工作。內(nèi)部審計科必須與任何業(yè)務(wù)的具體執(zhí)行分離，以保持其客觀性、中立性。
(二)配備高素質(zhì)的專業(yè)人才
內(nèi)部審計人員必須具有良好的職業(yè)道德和高度的責(zé)任感，會計、審計等專業(yè)知識，對內(nèi)部控制工作有較強(qiáng)的敏感性。同時還必須熟悉住房公積金管理的法規(guī)、政策和各項具體管理工作。
(三)建立完善的內(nèi)部審計制度
把住房公積金管理中心各個科室和辦事處的業(yè)務(wù)合規(guī)性檢查、績效考核、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計等列入審計范圍；按管理需要進(jìn)行定期常規(guī)性審計和專項審計；把握主要風(fēng)險點，重點關(guān)注內(nèi)部控制制度的建立、各項規(guī)章制度的執(zhí)行、業(yè)務(wù)崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程、會計核算、財務(wù)管理情況等方面；設(shè)定審計工作程序和工作方法；根據(jù)審計結(jié)果，出具內(nèi)部審計報告，提出整改建議。內(nèi)部審計報告應(yīng)提交給住房公積金管理委員會和住房公積金管理中心領(lǐng)導(dǎo)層。管理中心領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)責(zé)成相關(guān)科室、
辦事處和相關(guān)人員及時修正內(nèi)部審計報告指出的內(nèi)部控制缺陷，并采取措施進(jìn)一步完善內(nèi)部控制。內(nèi)部審計科必須跟蹤內(nèi)部控制的整改情況。
五、重要業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制活動
按照采取的具體措施，住房公積金管理的內(nèi)部控制活動一般包括：整體層面的內(nèi)部控制活動和業(yè)務(wù)流程層面的控制活動，且控制活動應(yīng)與風(fēng)險評估相結(jié)合。管理中心應(yīng)針對該特定風(fēng)險實施有效的控制措施。
(一)住房公積金管理整體層面的內(nèi)部控制活動
1、不相容職務(wù)分離控制
不相容職務(wù)分離的核心是“內(nèi)部牽制”，這是崗位間互相監(jiān)督、互相制約，防范風(fēng)險的重要舉措。住房公積金的業(yè)務(wù)活動通?？梢詣澐譃槭跈?quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄五個步驟。每個步驟都應(yīng)由相對獨立的人員或部門分別實施，確保不相容職務(wù)的分離，從而發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。住房公積金管理中心的不相容職務(wù)主要包括：提取業(yè)務(wù)中的初審崗與審批崗；貸款業(yè)務(wù)的初審崗、復(fù)審崗和審批崗；會計核算中的會計崗和出納崗、空白憑證的保管人和使用人；信息系統(tǒng)管理員與業(yè)務(wù)操作員等。
2、授權(quán)審批控制
有效的內(nèi)部控制要求每項業(yè)務(wù)活動都必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)。授權(quán)審批控制要求住房公積金管理中心根據(jù)授權(quán)的規(guī)定，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)的權(quán)限、審批程序和相應(yīng)責(zé)任。合理的授權(quán)應(yīng)明確規(guī)定：所有業(yè)務(wù)活動未經(jīng)授權(quán)不能被執(zhí)行；所有人員不經(jīng)合法授權(quán)，不能行使相應(yīng)的權(quán)力，即授權(quán)者和被授權(quán)者均應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)行事，不能隨意越權(quán)授權(quán)和越權(quán)執(zhí)行有關(guān)的權(quán)力；無特殊情況，所有業(yè)務(wù)與人員一經(jīng)授權(quán)必須予以執(zhí)行。
3、住房公積金會計系統(tǒng)的控制
住房公積金管理中心應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《住房公積金會計核算辦法》、《住房公積金財務(wù)管理辦法》等規(guī)章制度的規(guī)定，加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作，明確會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的處理程序，保證會計資料真實完整。在運用會計系統(tǒng)控制時，管理中心需高度注意對會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告的稽核。有效的會計系統(tǒng)嚴(yán)格遵守“不相容職務(wù)分離”原則，具體措施有：住房公積金資金劃撥嚴(yán)格實行三級審批制度，由核算科會計根據(jù)受托銀行的放款進(jìn)度以及貸款基金戶的資金結(jié)余情況、需要支付的手續(xù)費等信息，及時填制資金劃撥審批表，經(jīng)核算科負(fù)責(zé)人審核，送分管領(lǐng)導(dǎo)、單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由出納、會計和核算科負(fù)責(zé)人共同辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù);簽發(fā)支票的印鑒必須分由會計、出納和核算科負(fù)責(zé)人保管，不得由一人保管全套印鑒。支票的使用人和保管人分離。支票的領(lǐng)用必須按規(guī)定程序進(jìn)行;定期存單和國債憑證等重要單據(jù)存放于銀行保管箱，由兩人共同保管、互相牽制，只有憑單位證明，兩人同時辦理才能領(lǐng)取。
4、對受委托銀行、代理機(jī)構(gòu)等合作者的控制
“銀行專戶存儲”是住房公積金管理的原則之一，東莞市住房公積金的歸集資金和提取資金的結(jié)算、利息結(jié)算、貸款本息回收等業(yè)務(wù)，均委托銀行辦理。加強(qiáng)對受委托銀行的控制，是內(nèi)部控制有效執(zhí)行的重要保障。管理中心必須與銀行簽訂委托協(xié)議，明確受委托銀行在住房公積金管理中的義務(wù)。同時要制定詳細(xì)的考核辦法，可考慮根據(jù)其代理事務(wù)的完成質(zhì)量，酌情調(diào)整其代理手續(xù)費，違反委托協(xié)議對住房公積金管理造成惡劣影響的，可考慮取消其業(yè)務(wù)承辦的資格。另外管理中心應(yīng)運用定期跟蹤各項資金的流轉(zhuǎn)過程等方法，及時發(fā)現(xiàn)受委托銀行截留資金的情況，爭取實現(xiàn)住房公積金資金零在途，避免由此產(chǎn)生的損失。
加強(qiáng)對代辦住房公積金貸款的律師事務(wù)所等代理機(jī)構(gòu)的考核，應(yīng)促請其嚴(yán)格按照管理中心的要求為個人代辦住房公積金貸款申請業(yè)務(wù)，代理機(jī)構(gòu)如出現(xiàn)教唆貸款申請人偽造證明材料等惡劣行為的，管理中心應(yīng)取消其代理資格。
(二)住房公積金業(yè)務(wù)層面的控制活動
住房公積金管理中心在設(shè)計業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程時，應(yīng)考慮各個流程潛在的風(fēng)險，并將內(nèi)部控制的要求嵌入各個流程中。
1、歸集業(yè)務(wù)的控制活動
歸集業(yè)務(wù)主要風(fēng)險點：住房公積金賬戶管理混亂，存在繳存單位或個人信息錯誤或不完整、空戶、休眠戶、一人多戶等現(xiàn)象；審批業(yè)務(wù)不依程序辦理或超時辦理；申請資料不全等。
歸集業(yè)務(wù)控制措施；東莞市的住房公積金開戶、匯繳、補(bǔ)繳等業(yè)務(wù)，直接在受委托銀行辦理，管理中心應(yīng)制定規(guī)章，敦促銀行防止或修正上述賬戶管理混亂的情況，待住房公積金綜合信息系統(tǒng)上線后，要全面清查公積金賬戶，逐一核對和補(bǔ)錄賬戶信息，真正實現(xiàn)單一賬戶管理，杜絕因職工信息不全等原因?qū)е碌拇畱魡栴}；其他歸集管理業(yè)務(wù)，如繳存比例和繳存基數(shù)的調(diào)整、緩繳、少繳補(bǔ)繳申請、繳存證明和貸款證明等業(yè)務(wù)，按事先制定的流程和程序，嚴(yán)格審查證明材料，依時辦理。
2、提取業(yè)務(wù)的控制活動
提取業(yè)務(wù)主要風(fēng)險點：單人完成整筆提取業(yè)務(wù)，隨意性大、容易滋生舞弊行為；對材料真實性判斷手段落后，容易產(chǎn)生差錯；申請人的提取材料不全；非規(guī)定的提取范圍；非規(guī)定的提取人；身份證件無效；提取金額超過規(guī)定額度等。
提取業(yè)務(wù)控制措施；重設(shè)提取流程，建立提取業(yè)務(wù)二人審批制度，即一人初審，一人復(fù)核、審批；改善證明材料辨識、審核的手段，比如借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與有關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)核查資料的真實性，防止偽造資料騙提行為；嚴(yán)格審查提取人的資格和提取額度。
