人事檔案是組織在人事管理活動(dòng)中直接產(chǎn)生的，反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的歷史記錄。人事檔案曾一度是人員甄選的重要依據(jù)。然而隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷推進(jìn)，人事檔案在人力資源管理中的作用不斷弱化，很難發(fā)揮其參考價(jià)值。
一、人事檔案作用弱化的原因分析
我國(guó)改革開(kāi)放的推進(jìn)和多種所有制經(jīng)濟(jì)形式的蓬勃發(fā)展，促使人事體制改革不斷深入，用人方式的轉(zhuǎn)變打破了人員流動(dòng)的桎梏，使人員流動(dòng)成為一種常態(tài)。與之相適應(yīng)，人事檔案管理也由以前的單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)閱挝还芾砗土鲃?dòng)人員檔案管理兩種方式并存：即由有人事管理權(quán)的單位獨(dú)立管理本單位職工的人事檔案；由縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員人事檔案。
對(duì)于有人事管理權(quán)的單位而言，檔案在人員的錄用甄選等方面仍然具有較大的參考價(jià)值，是人事檔案現(xiàn)階段發(fā)揮作用的主要場(chǎng)所。但是也存在不少單位人事檔案管理意識(shí)薄弱，相關(guān)人事檔案資料歸檔不及時(shí)，整理不規(guī)范，缺乏對(duì)檔案資料的有效鑒別等情況，使人事檔案的價(jià)值降低。
對(duì)于流動(dòng)人員人事檔案而言，現(xiàn)階段主要特征是人檔分離。對(duì)于寄放在人才交流中心的檔案，由于人才交流中心與用人單位之間缺乏信息數(shù)據(jù)的交換，致使檔案內(nèi)容缺乏延續(xù)性。人才交流中心僅僅是一個(gè)保管單位，對(duì)檔案資料沒(méi)有實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新，使檔案在很大程度上喪失了反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)和以備查考的實(shí)踐意義。
二、現(xiàn)階段人員甄選的方式及其存在的問(wèn)題
1.現(xiàn)階段人員甄選主要采取的方式有：初步篩選、面試、筆試、評(píng)價(jià)中心、背景調(diào)查等。一般而言只有初步篩選通過(guò)的，才會(huì)進(jìn)入面試、筆試、評(píng)價(jià)中心等環(huán)節(jié)，有時(shí)在確定錄用人選后還要進(jìn)行背景調(diào)查，進(jìn)一步確認(rèn)其是否符合公司要求。由此可見(jiàn)初步篩選是人員甄選的首要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量高低直接對(duì)甄選后續(xù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響，并由此影響整個(gè)招聘錄用效果。
2.現(xiàn)階段人員甄選存在的問(wèn)題：個(gè)人簡(jiǎn)歷缺乏有效證明材料，真?zhèn)坞y以鑒別。
現(xiàn)階段對(duì)人員進(jìn)行初步篩選的依據(jù)主要是應(yīng)聘人員填寫(xiě)的求職申請(qǐng)表或個(gè)人簡(jiǎn)歷。由于求職申請(qǐng)表和簡(jiǎn)歷由求職者個(gè)人填寫(xiě)，求職者在趨利性誘導(dǎo)下，對(duì)其個(gè)人職業(yè)經(jīng)歷、能力和過(guò)往表現(xiàn)往往會(huì)有夸大潤(rùn)色傾向，甚至出現(xiàn)偽造學(xué)歷、工作經(jīng)歷等現(xiàn)象，而用人單位由于缺乏有效的個(gè)人簡(jiǎn)歷證明資料進(jìn)行參考，因此很難鑒別簡(jiǎn)歷內(nèi)容的真?zhèn)巍?
在人力資源實(shí)踐中，個(gè)人簡(jiǎn)歷容易出現(xiàn)以下幾方面問(wèn)題：
第一，文過(guò)飾非，簡(jiǎn)歷中只突出自己以往學(xué)習(xí)工作中的成績(jī)，對(duì)工作中曾經(jīng)出現(xiàn)的事故或過(guò)錯(cuò)避而不談，從而給有效招聘甄選帶來(lái)一定的障礙。
第二，簡(jiǎn)歷往往突出其業(yè)績(jī)、能力部分，而無(wú)法體現(xiàn)其職業(yè)道德。盡管其能力和業(yè)績(jī)是真實(shí)有效的，同時(shí)也能輔以相關(guān)的能力業(yè)績(jī)支撐證明材料，但是簡(jiǎn)歷中卻無(wú)法體現(xiàn)應(yīng)聘者的道德品質(zhì)，有可能使企業(yè)招聘到有能力但缺乏職業(yè)道德的員工，從而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
第三，偽造經(jīng)歷。從2001年起，我國(guó)開(kāi)始對(duì)高等教育學(xué)歷證書(shū)實(shí)行電子注冊(cè)制度。一般來(lái)說(shuō)，只要在網(wǎng)上能通過(guò)姓名、畢業(yè)證編號(hào)查到畢業(yè)證信息，就能證明存在其學(xué)歷，因此學(xué)歷造假現(xiàn)象相對(duì)減少。然而工作經(jīng)歷偽造現(xiàn)象依然存在，并且缺乏有限的監(jiān)管方式。
3.失敗的招聘甄選對(duì)企業(yè)的影響。由于缺乏有效的證明材料對(duì)個(gè)人簡(jiǎn)歷進(jìn)行鑒別參考，招聘甄選的有效性大多時(shí)候只能通過(guò)實(shí)際聘用以后才能檢驗(yàn)，如果招聘的僅是能崗不符的人員，企業(yè)損失的主要是招聘成本。如果招聘的是欠缺職業(yè)道德的人員，則可能給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。
當(dāng)然現(xiàn)階段招聘甄選中背景調(diào)查對(duì)簡(jiǎn)歷真?zhèn)舞b別具有一定輔助作用，但背景調(diào)查本身具有難度，同時(shí)也會(huì)增加招聘甄選的成本，從而影響用人單位招聘甄選的有效性。
三、改變現(xiàn)有人事檔案管理方式是提高人員甄選有效性的途徑
從第二點(diǎn)的分析可以看出，從源頭上確保個(gè)人簡(jiǎn)歷的真實(shí)性是提高人員甄選效果的有效途徑。因此人員招聘甄選亟需可供鑒別人事檔案真?zhèn)蔚膮⒖疾牧希耸聶n案就成了不二之選。
從人事檔案的本質(zhì)意義來(lái)說(shuō)，它應(yīng)該是反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)的。只是由于現(xiàn)階段人事檔案多頭管理以及人檔分離的管理方式，造成了人事檔案內(nèi)容和個(gè)人實(shí)際情況的脫節(jié)，從而使人事檔案喪失了以備查考的實(shí)踐意義，因此，需要改變現(xiàn)有的人事檔案管理方式，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值。
改變現(xiàn)有人事檔案管理方式的具體思路是：建立起社會(huì)化、信息化的人事檔案管理模式。
1.實(shí)行人事檔案集中統(tǒng)一管理，由各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)人事檔案社會(huì)化管理。從人事檔案管理機(jī)構(gòu)來(lái)看，自1996年我國(guó)確立流動(dòng)人員人事檔案管理的基本制度以來(lái)，全國(guó)縣級(jí)以上政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中普遍設(shè)立了流動(dòng)人員人事檔案管理部門，配備了專門的人員和設(shè)施，形成了一套較為完整的流動(dòng)人員人事檔案管理體系。經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)，各地人才中心檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施也有了長(zhǎng)足發(fā)展，無(wú)論是從技術(shù)、管理還是人員上，都具備了人事檔案社會(huì)化管理的基礎(chǔ)。因此應(yīng)該改變現(xiàn)有人事檔案多頭管理的局面，將所有人員的人事檔案都集中交由各地人才中心統(tǒng)一管理。
2.管理方式上，建立人事檔案信息采集制度，通過(guò)用人單位和人才交流中心的數(shù)據(jù)交互傳輸，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。在人事檔案管理上，各地人才交流中心可以借鑒社會(huì)保險(xiǎn)的管理方式。允許個(gè)人根據(jù)戶籍或工作地選擇人才交流中心托管其人事檔案。人才交流中心依據(jù)個(gè)人身份證號(hào)，為個(gè)人建立終身唯一的人事檔案賬號(hào)。同時(shí)人才交流中心應(yīng)該搭建全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息在全國(guó)范圍內(nèi)的共享。
在人事檔案數(shù)據(jù)交換方面應(yīng)該建立起人事檔案信息收集制度，要求各用人單位按規(guī)定定期向當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行膫鬟f人事檔案數(shù)據(jù)，人才交流中心負(fù)責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集的監(jiān)督和管理工作。
3.提供利用上，建立人事檔案開(kāi)放查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢和信息監(jiān)督功能。通過(guò)簡(jiǎn)歷人事檔案開(kāi)放查詢平臺(tái)，針對(duì)企業(yè)的利用需求，在保護(hù)個(gè)人隱私和審核企業(yè)利用需求的基礎(chǔ)上，為企業(yè)選人用人提供及時(shí)的信息幫助。
同時(shí)個(gè)人也可以輸入自己的檔案賬號(hào)查閱自己的人事檔案，通過(guò)人事檔案信息的公開(kāi)透明，避免檔案暗箱操作及無(wú)中生有現(xiàn)象。同時(shí)建立人事檔案申訴機(jī)制，當(dāng)個(gè)人查詢到單位檔案信息與事實(shí)不符時(shí)，可以進(jìn)行申訴，確保檔案信息的真實(shí)可靠。
綜上，通過(guò)建立社會(huì)化、信息化人事檔案管理模式，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的不斷更新，充分反映個(gè)人的德能勤績(jī)，確保人員信息的真實(shí)有效性，為企業(yè)進(jìn)行人員甄選提供可靠的依據(jù)，從而提高人員甄選的有效性。
