有效的資金監(jiān)控體系，有利于及時(shí)依據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)員資金使用上存在的問題，將“融資服務(wù)也是外貿(mào)服務(wù)”的意識(shí)灌輸?shù)綐I(yè)務(wù)員的意識(shí)中，在控制資金占用總規(guī)模的同時(shí)，有效地提高了資金的使用效率
論外貿(mào)公司資金管理 核算制度架構(gòu)的設(shè)計(jì)
白云 劉學(xué)
一、綜述
外貿(mào)公司的資金管理和會(huì)計(jì)核算一直是困擾外貿(mào)會(huì)計(jì)的難題。外貿(mào)公司的核心業(yè)務(wù)包括物流和資金流兩個(gè)方面。物流方面，近年來通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)程序和理順業(yè)務(wù)關(guān)系，物流的管理和核算工作已經(jīng)逐步完善，與物流有關(guān)的成本費(fèi)用核算也已經(jīng)可以做到核算清晰；相對(duì)于物流而言，資金流管理和會(huì)計(jì)核算要考慮的因素復(fù)雜很多。
首先，資金流是通過資金在生產(chǎn)環(huán)節(jié)以不同的性態(tài)存在的。因此，完善資金管理制度必須貫穿于資金的各個(gè)性態(tài)，包括庫(kù)存，應(yīng)收、應(yīng)付款等。資金的管理應(yīng)監(jiān)控不同性態(tài)的資金的使用情況，并加以綜合管理。
其次，資金流的管理是為了降低資金成本，總公司統(tǒng)一調(diào)控是最好的選擇。但是，資金的統(tǒng)一調(diào)控帶來了如何區(qū)分業(yè)務(wù)員之間的資金占用和分?jǐn)偫①M(fèi)用的合理性問題。
外貿(mào)公司目前的資金核算體制大致可以分為分公司制和業(yè)務(wù)員分票獨(dú)立核算制度。
對(duì)于業(yè)務(wù)量大的科室，外貿(mào)公司一般選擇獨(dú)立成科室，利用不同的銀行賬戶的隔絕實(shí)現(xiàn)資金核算的獨(dú)立性。但是這種方式下，每個(gè)獨(dú)立科室都需要保存有一定的資金額度，都需要進(jìn)行獨(dú)立的融資決策，資金浪費(fèi)比較嚴(yán)重。對(duì)于同一個(gè)部門的情況，很多外貿(mào)公司實(shí)行按單計(jì)算資金占用，核算利息的做法。具體做法是按照同一份出口單據(jù)下收匯付款的時(shí)間計(jì)算利息。但是該種做法核算復(fù)雜，工作量大，容易遺漏項(xiàng)目。
二、案例分析
山東華岳五金有限公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）的出口額目前在國(guó)內(nèi)同行業(yè)中名列前茅，年出口額過億美元。前些年因?yàn)橘Y金管理制度缺乏，資金沒有核算明晰，利息分?jǐn)傉卟缓侠?，因此資金的浪費(fèi)比較嚴(yán)重，資金占?jí)狠^大。
根據(jù)多年的會(huì)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和思考，結(jié)合公司的實(shí)際情況，筆者將公司解決資金管理問題的難點(diǎn)放在利息費(fèi)用分?jǐn)偤唾Y金使用效率監(jiān)控兩個(gè)方面。
會(huì)計(jì)記賬方法是各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算制度的基礎(chǔ)，因此，公司根據(jù)資金管理的需要設(shè)立了各項(xiàng)會(huì)計(jì)記賬方法，并在此基礎(chǔ)上建立了資金監(jiān)控措施，及時(shí)反映各個(gè)業(yè)務(wù)人員的資金占用情況，為科學(xué)制定各項(xiàng)資金管理措施提供依據(jù)。
首先，公司將所有的資產(chǎn)類科目都按業(yè)務(wù)員進(jìn)行了分類。最早的財(cái)務(wù)程序只是將應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收國(guó)外賬款分業(yè)務(wù)員設(shè)明細(xì)科目核算，后來將庫(kù)存、銀行存款和應(yīng)付賬款科目等所有涉及營(yíng)運(yùn)資金的會(huì)計(jì)科目也分業(yè)務(wù)員設(shè)明細(xì)科目核算。這樣，整個(gè)牽扯營(yíng)運(yùn)資金的相關(guān)科目都分業(yè)務(wù)員核算到人，會(huì)計(jì)人員可以從這些對(duì)應(yīng)的科目中提取數(shù)據(jù)，計(jì)算出業(yè)務(wù)人員的整個(gè)業(yè)務(wù)流程所占用的資金總額，可以揭示出資金占?jí)旱闹饕h(huán)節(jié)。下面主要介紹設(shè)計(jì)的資金使用效率表的監(jiān)控方法，表1是公司部分資金使用效率表，分別說明如下：
1．占?jí)嘿Y金A：這個(gè)項(xiàng)目是經(jīng)過分別統(tǒng)計(jì)各業(yè)務(wù)員的庫(kù)存、應(yīng)收國(guó)外賬款和預(yù)付賬款的月末借方余額作為占?jí)嘿Y金的增項(xiàng)，統(tǒng)計(jì)庫(kù)存，預(yù)收外匯賬款的月末貸方余額作為占?jí)嘿Y金的減項(xiàng)，增項(xiàng)和減項(xiàng)相抵得出的資金占?jí)航痤~。
2．出口額B:業(yè)務(wù)員當(dāng)年累計(jì)的出口額，是動(dòng)態(tài)的。
3．每美元占?jí)嘿Y金C:通過以下公式計(jì)算：
各業(yè)務(wù)員總占?jí)嘿Y金/（當(dāng)年累計(jì)出口額/當(dāng)月月份×12）
每美元占?jí)嘿Y金的指標(biāo)具有跨年和跨月份的可比性，在積累了多年數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，已經(jīng)掌握了公司業(yè)務(wù)人員的資金控制能力和業(yè)務(wù)風(fēng)格。按照以前的認(rèn)識(shí)，出口額多的業(yè)務(wù)員占用資金一定多，因此，需要多分?jǐn)偫?。但是具?shí)際的每美元占用資金指標(biāo)反映，出口額大的業(yè)務(wù)員并不是資金占用大的，相反，因?yàn)槠渥畲蟮目蛻魧?shí)行即期付款，其平均資金占用是最小的。資金占用大的業(yè)務(wù)員是放賬期長(zhǎng)的業(yè)務(wù)員。資金監(jiān)控指標(biāo)有利于業(yè)務(wù)員掌握自身的資金占用情況，可以在公司內(nèi)部進(jìn)行橫向比較，發(fā)現(xiàn)資金管理的差距。資金監(jiān)控指標(biāo)的建立不僅有利于控制壓縮不合理的資金過度占用，還有利于業(yè)務(wù)員發(fā)現(xiàn)自己在資金上的優(yōu)勢(shì)，采用預(yù)付工廠貨款等方式，在自己合理的資金占用范圍內(nèi)利用資金優(yōu)勢(shì)拓展新業(yè)務(wù)。
在資金監(jiān)控指標(biāo)被業(yè)務(wù)人員和管理人員逐步接受的基礎(chǔ)之上，公司逐漸開始采用差別利率分?jǐn)偫⒌呢?cái)務(wù)核算方法。在嚴(yán)格了資金收付制度，完善了資金監(jiān)控體系后，每個(gè)業(yè)務(wù)員資金的周轉(zhuǎn)已經(jīng)可以從財(cái)務(wù)賬面上加以反映，財(cái)務(wù)部門因此可以計(jì)算每個(gè)業(yè)務(wù)員的資金占?jí)?，并?jù)此根據(jù)差別利率計(jì)算業(yè)務(wù)員應(yīng)承擔(dān)的利息支出，避免資金使用上的”大鍋飯“，具體做法如下：
公司根據(jù)每個(gè)業(yè)務(wù)員當(dāng)年的出口指標(biāo)，制定每個(gè)業(yè)務(wù)人員初始貸款的額度即1美元出口計(jì)劃提供1元人民幣的初始貸款。財(cái)務(wù)部門將初始貸款轉(zhuǎn)入每個(gè)業(yè)務(wù)員的銀行存款會(huì)計(jì)科目中。初始貸款適用于公司不同貸款方式下的中間利率。
業(yè)務(wù)員的資金收付都通過各自的銀行存款二級(jí)科目核算，月末計(jì)算每個(gè)業(yè)務(wù)員的銀行存款余額?？赡艹霈F(xiàn)三種情況：（1）余額大于初始貸款金額，說明業(yè)務(wù)員沒有使用初始貸款，不用計(jì)算利息；（2）余額為正但小于初始貸款金額，說明業(yè)務(wù)員使用了部分的初始貸款，按照初始貸款的利率征收利息；（3）余額為負(fù)，說明業(yè)務(wù)人員不僅全額使用了初始貸款，而且還使用了超額貸款，應(yīng)該征收超額貸款的利息。
對(duì)于超額貸款的利率的制定，公司認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合業(yè)務(wù)員的資金占用情況來確定，資金占用大的業(yè)務(wù)員適用最高的利率，資金占用小的適用優(yōu)惠的利率。財(cái)務(wù)部門認(rèn)為，在目前公司還可以正常貸款的情況下，最高的利率水平是公司可以貸到款所付出的最高利率，而優(yōu)惠利率根據(jù)公司的融資成本的最低利率確定，兩者一般相差2-3個(gè)百分點(diǎn)，可以體現(xiàn)獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的目的。
差別分?jǐn)偫⒌呢?cái)務(wù)核算方法督促業(yè)務(wù)員在報(bào)價(jià)中依據(jù)放賬時(shí)間和自身適用的利率水平加計(jì)利息，取得為客戶融資所應(yīng)得的利息收入。
三、結(jié)束語(yǔ)
在以上資金管理制度和財(cái)務(wù)核算體系、完善的前提下，公司的資金管理水平上了一個(gè)新的臺(tái)階，大大促進(jìn)了業(yè)務(wù)員的資金有償使用意識(shí)。有效的資金監(jiān)控體系，有利于及時(shí)依據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)員資金使用上存在的問題，將”融資服務(wù)也是外貿(mào)服務(wù)“的意識(shí)灌輸?shù)綐I(yè)務(wù)員的意識(shí)中，在控制資金占用總規(guī)模的同時(shí)提高了資金的使用效率。公司的每美元資金占?jí)嘿Y金的指標(biāo)逐漸降低，而資金占?jí)捍蟮臉I(yè)務(wù)員因?yàn)樵趫?bào)價(jià)中從高計(jì)算了利息，其贏利能力反而成了公司第一名。內(nèi)部資金統(tǒng)一調(diào)控監(jiān)督，核算清楚的會(huì)計(jì)做法將公司的資金優(yōu)勢(shì)充分發(fā)掘出來，創(chuàng)造了內(nèi)部資金的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高了公司的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，實(shí)現(xiàn)了共贏。
（作者單位：山東省機(jī)械進(jìn)出口集團(tuán)公司）
