文 ／ 蔡曉玉
傳統(tǒng)的手工會計核算已遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，利用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算和會計管理，實現(xiàn)會計電算化，是企業(yè)會計工作的必然趨勢。會計電算化不僅能使廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫出來，減輕勞動強(qiáng)度，更重要的是提高會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析能力，為提高會計管理水平和會計信息質(zhì)量提供了有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。近年來，許多中小企業(yè)紛紛購買了商品化財務(wù)軟件，開始實施會計電算化，但在具體實施過程中暴露出了許多問題。筆者針對審計中發(fā)現(xiàn)的中小企業(yè)在實施會計電算化過程中的一些常見的問題，做一淺議。
一、電算化初始階段存在的問題
1.初始化設(shè)置工作不夠細(xì)致、詳盡。初始化工作包括系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置會計科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表，以及錄入各種余額數(shù)據(jù)或發(fā)生額數(shù)據(jù)等。不論是從手工核算過渡到電算化處理，還是更換會計電算化軟件，都需要進(jìn)行初始化工作。目前，許多企業(yè)對初始化工作不夠重視，往往倉促上陣，會計電算化實施項目的主管人員與電算化軟件公司實施人員未進(jìn)行有效地溝通和協(xié)商，考慮不夠周詳。特別是一些輔助核算在初始化時缺乏周密的考慮，致使以后部分核算數(shù)據(jù)無法有效地歸集，會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變，修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料，很大程度地影響了其后的核算工作。
2.初始化時間確定不夠合理。許多企業(yè)對會計電算化初始化時間的確定未進(jìn)行有效地籌劃，將初始化時間確定在一個會計年度的初期。會計人員的日常核算工作往往比較繁忙，如果手工和電算化并行運行到年底，二套核算時間過長會加大會計人員的工作量；所以，有些企業(yè)會在年度半途甩賬，造成當(dāng)年度的會計賬一部分是手工賬，一部分是電腦賬，二套賬均缺少一部分內(nèi)容，不利于今后的查賬和管理工作。為了減輕工作量，有些企業(yè)干脆初始化后不久立即甩賬，未達(dá)到財政部門要求手工并行運行三個月以上的規(guī)定。
二、電算化內(nèi)控制度中存在的問題
1.分工不合理。會計電算化后各崗位的工作職責(zé)與分工要求與手工記賬有所不同，需要重新分工，并符合電算化條件下的內(nèi)部控制要求。有些企業(yè)未及時、有效地進(jìn)行崗位調(diào)整造成了人力資源的浪費，不相容職位未分離。
2.內(nèi)部控制制度缺失或流于形式。有些企業(yè)會計電算化后未建立、健全相關(guān)的管理制度，內(nèi)控缺失，會計人員間互相知道密碼；有些干脆不設(shè)置進(jìn)入密碼，賬套間互相可隨意進(jìn)入操作使用，輸入、審核與修改的權(quán)限設(shè)置不明確，監(jiān)管制度往往有名無實。
3.網(wǎng)絡(luò)安全管理制度缺乏。企業(yè)財務(wù)使用的電腦均需要有上網(wǎng)交易功能，如：進(jìn)行網(wǎng)上銀行支付、網(wǎng)上稅務(wù)申報等，會計電算化使用的電腦與上網(wǎng)交易的電腦不能做到完全分開，且許多會計人員網(wǎng)絡(luò)安全知識缺乏，使用會計電算化核算的計算機(jī)上網(wǎng)，很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，發(fā)生電算化軟件受損，甚至電腦癱瘓會計核算數(shù)據(jù)丟失的事故。
4.會計檔案歸檔不及時、不完整。有些會計人員認(rèn)為，反正隨時打開電腦均可查看到每月甚至歷年的核算數(shù)據(jù)，因此，未及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不及時按規(guī)定打印出紙質(zhì)檔案，有的只打印一部分；對部分明細(xì)賬多的科目如往來賬款、存貨、固定資產(chǎn)等大都不予打印，使紙質(zhì)會計檔案打印不完整，違反了會計檔案管理制度有關(guān)規(guī)定。
三、電算化業(yè)務(wù)處理中存在的問題
1.明細(xì)賬錄入失誤，致使明細(xì)賬核算不準(zhǔn)確。在會計電算化中憑證的錄入直接影響賬簿記錄和會計報表的準(zhǔn)確性。有些會計人員在憑證錄入時常常粗心疏忽產(chǎn)生差錯，常見的錯誤有明細(xì)科目串戶。如：同一客戶的往來明細(xì)賬由于前后次錄入時戶名的選定不一致，出現(xiàn)同一單位多戶或誤入他戶現(xiàn)象；成本費用類科目的明細(xì)串戶，將“業(yè)務(wù)招待費”錄入“辦公費”。
2.科目借貸處理不準(zhǔn)確，致使期末損益結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和報表反映數(shù)錯誤。有些會計人員往往習(xí)慣于按手工賬的處理方法來進(jìn)行沖賬和調(diào)整錯賬，如：發(fā)生銷售退回業(yè)務(wù)，往往編制分錄：借：主營業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品、應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅—銷項稅額，貸：銀行存款。由于大部分企業(yè)，目前使用的均為商品化財務(wù)軟件，期末損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和會計報表的產(chǎn)生數(shù)，對收入取數(shù)一般是取貸方發(fā)生額，對成本費用取數(shù)一般是取借方發(fā)生額，如果在初始化設(shè)置時未進(jìn)行特別調(diào)整的話，上述銷售退回業(yè)務(wù)在期末收入的結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)和報表反映的收入數(shù)就并未得到?jīng)_減，就會產(chǎn)生錯誤結(jié)果給核算工作帶來困難。
3.同一科目內(nèi)部明細(xì)未進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，致使科目余額錯誤留轉(zhuǎn)。會計電算化不同于手工記賬，特別是期末科目的結(jié)轉(zhuǎn)必須明細(xì)一一對應(yīng)。而有些企業(yè)往往不注意二、三級科目的對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)，造成二、三級科目的余額反映不夠準(zhǔn)確，如“應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅”科目的“銷項稅額”、“進(jìn)項稅額”等三級科目，期末如簡單地按原手工核算辦法進(jìn)行操作，會造成三級科目余額不準(zhǔn)確。審計中常發(fā)現(xiàn)許多電算化企業(yè)“銷項稅額”、“進(jìn)項稅額”等三級科目年末均不正確的保留余額，部分企業(yè)甚至保留了多年的累計余額數(shù)。
4.各核算模塊缺乏銜接，總賬和明細(xì)賬之間產(chǎn)生尾差。目前大多數(shù)中小企業(yè)使用的會計軟件中總賬、固定資產(chǎn)、存貨、工資等分屬不同模塊，各模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞，實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能，不能做到“無縫連接”，所以明細(xì)賬與總賬數(shù)據(jù)間往往會產(chǎn)生尾差。如“固定資產(chǎn)”模塊是按折舊計算公式自動核算，核算中電腦自動保留了小數(shù)二位以后的余額，因此，“固定資產(chǎn)”模塊反映的累計折舊明細(xì)賬與總賬數(shù)據(jù)間往往會有分?jǐn)?shù)上的尾差，會計人員不注意定期消除，結(jié)果尾差會逐漸增大，造成總賬和明細(xì)賬數(shù)據(jù)不符。
會計電算化的普及是必然趨勢，中小企業(yè)應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)臅r機(jī)，選用適合自己的財務(wù)軟件進(jìn)行會計電算化。但針對上述容易發(fā)生的問題，應(yīng)在會計電算化初始階段與軟件安裝人員進(jìn)行充分溝通，在系統(tǒng)參數(shù)和科目設(shè)置等方面充分考慮企業(yè)示來的發(fā)展趨勢，留有一定的余地，對輔助核算進(jìn)行周詳考慮。同時建立、健全會計電算化中的崗位責(zé)任制、操作管理制度、系統(tǒng)維護(hù)制度、機(jī)房管理制度、會計檔案管理制度等一系列控制制度，注意輸入、審核與修改功能的使用權(quán)限設(shè)置控制。在日常業(yè)務(wù)處理時重視記賬憑證的填制、錄入、機(jī)內(nèi)審核和自動生成，錄入和采集數(shù)據(jù)力求規(guī)范、準(zhǔn)確，期末注意明細(xì)科目間的結(jié)轉(zhuǎn)和各核算模塊數(shù)據(jù)間的定期核對，只有這樣才能使會計信息的反饋更加及時、通暢、正確，為企業(yè)經(jīng)營管理和決策服務(wù)。
（作者單位：臨安錦城會計師事務(wù)所有限公司）
