江蘇省宜興市經(jīng)濟貿(mào)易局 裴祖興
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種財務(wù)統(tǒng)計軟件被廣泛應(yīng)用到社會實踐中，但在實際使用中，真正具有生命力，并深受用戶歡迎的不多。主要原因：一是實際使用效能低下。許多軟件開發(fā)者對基層的情況不是十分清楚，有些軟件只是從報表到報表，不能滿足基層的實際需要，不符合基層的實際情況。二是系統(tǒng)維護麻煩。只要財務(wù)統(tǒng)計指標或表樣發(fā)生任何變化，軟件就必須修改。而軟件的修改必須由開發(fā)者本人來完成，用戶是沒有辦法的，這就需要一個相當?shù)倪^程。三是層次不清，主體不突出。財務(wù)統(tǒng)計報表匯總的各個層次（各級政府）的情況是不一樣的，主體應(yīng)該是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)直接面對企業(yè)。要開發(fā)出一套能滿足各個層次需要的軟件是不容易的，往往是顧此失彼。四是數(shù)據(jù)共享度差。用戶只是被動地輸入報表，打印出一些固定的報表，給人以一種高深莫測的感覺。因此，嚴重制約了軟件的推廣使用，嚴重影響了軟件的生命力。
能不能開發(fā)出一套具有生命力財務(wù)報表處理系統(tǒng)？為此，我進行了大膽的探索，在認真總結(jié)多年軟件開發(fā)和數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)上，提出了用EXCEL建立報表處理系統(tǒng)的設(shè)想。經(jīng)過嚴謹?shù)姆治?，認真的思考，充分的調(diào)研，在廣泛征求基層意見的基礎(chǔ)上，開動腦筋，開拓創(chuàng)新，經(jīng)過半年的努力，在2003年底完成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣市級財務(wù)報表處理系統(tǒng)。2004年初在全市推廣應(yīng)用。經(jīng)過近二年的使用，受到了廣泛的好評，深受基層歡迎，同時受到了上級主管部門的充分肯定。在此基礎(chǔ)上，于2005年建立了工業(yè)企業(yè)財務(wù)報表處理系統(tǒng)，經(jīng)過二個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的試點，得到了企業(yè)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)的充分肯定。企業(yè)財務(wù)報表處理系統(tǒng)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣市報表處理系統(tǒng)，形成了一個完整的工業(yè)企業(yè)財務(wù)報表處理系統(tǒng)的。三個部分，既是一個整體，又相互獨立。企業(yè)是基礎(chǔ)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)是主體。該系統(tǒng)具有以下幾個特點：其一，系統(tǒng)維護方便。該系統(tǒng)是一個開放式系統(tǒng)，系統(tǒng)維護完全可以由用戶自己完成。2005年初，年度單位調(diào)整，系統(tǒng)維護絕大多數(shù)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)自己完成的。如指標體系或表樣發(fā)生變化，系統(tǒng)維護也可以由用戶自己完成。其二，操作簡單。該系統(tǒng)的所有操作都十分簡單，不需要多少專業(yè)知識。2004年初在鄉(xiāng)鎮(zhèn)推廣時，只用了2小時的時間簡單介紹該系統(tǒng)的基本情況及操作方法，用戶就都能熟練使用該系統(tǒng)。2005年在企業(yè)試點時，企業(yè)財務(wù)人員也完全能夠接受。其三，實用性強。該系統(tǒng)突出了以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主體，針對性強，符合基層的實際情況，滿足了基層的實際需求。其四，提高了工作效率，保證了報表的時效性。特別是企業(yè)財務(wù)報表，改變了“一表多做”的狀況。原來企業(yè)做了資產(chǎn)負債表、利潤表，還要做財務(wù)月報表，經(jīng)濟效益表，而系統(tǒng)能根據(jù)資產(chǎn)負債表、利潤表自動生成財務(wù)月報表，經(jīng)濟效益表。據(jù)初步調(diào)查，該系統(tǒng)比原系統(tǒng)節(jié)省時間百分之三十以上。其五，提高數(shù)據(jù)的準確性，大大降低了差錯率。系統(tǒng)利用EXCEL的數(shù)據(jù)有效性功能，自動審核平衡關(guān)系。其六，數(shù)據(jù)共享度高。因此，該系統(tǒng)具有很大的推廣價值（不需任何費用），如果在全省乃至全國推廣，將產(chǎn)生巨大的社會效益。
下面就如何用EXCEL建立財務(wù)報表處理系統(tǒng)談一點自己的體會。
基本思路：抓好基礎(chǔ)，突出主體
財務(wù)統(tǒng)計報表匯總的基礎(chǔ)是企業(yè)。因此，系統(tǒng)要抓好基礎(chǔ)，以企業(yè)的財務(wù)報表處理為系統(tǒng)的根本。根本問題解決了，其它問題也就迎刃而解了。因此，系統(tǒng)針對企業(yè)的不同情況，不同的匯總方式，設(shè)計了不同的處理辦法，即有針對性的表樣。主體是鄉(xiāng)鎮(zhèn)，縣（市）一級只是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的匯總表進行匯總，地市級只是對縣市級匯總表進行匯總，而村一級要全面推廣使用財務(wù)報表處理系統(tǒng)，條件尚未成熟。因此，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為核心，要充分了解各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的實際情況，熟悉他們處理報表的全過程，針對他們的特點，滿足他們的需求。只有這樣，系統(tǒng)才具有生命力。為此，我進行了充分的調(diào)研，廣泛征求了鄉(xiāng)鎮(zhèn)財統(tǒng)人員的意見，以他們的需求為出發(fā)點。
基本原則：抓大放小，村級分離
一是抓大放小。財務(wù)統(tǒng)計報表匯總的主體是鄉(xiāng)鎮(zhèn)。2004年初，新一輪的行政區(qū)劃調(diào)整后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬企業(yè)少則上百個，多則上千個，要對所有的企業(yè)進行匯總統(tǒng)計，特別是財務(wù)月報、財務(wù)年報，即使報表能全部收齊，輸入工作量也太大，從體制上、人力上無法做到，時間上也來不及，從實際情況看是不可行的。因此，我們確定的第一個基本原則是抓大放小，即以500萬元以上企業(yè)為主，而對小企業(yè)進行估算。這樣，既抓住了重點，匯總的數(shù)據(jù)又是真實有效的。
二是村級分離。前面已經(jīng)說過，在村一級推廣使用財務(wù)統(tǒng)計報表處理系統(tǒng)，條件尚未成熟。而以往的軟件，都有村一級的概念。用EXCEL建立財務(wù)統(tǒng)計報表處理系統(tǒng)，系統(tǒng)確定以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主體，直接由鄉(xiāng)鎮(zhèn)對所屬企業(yè)進行匯總，不對村級匯總表匯總，村一級的概念將淡化。如何解決這一矛盾？我認為，只有打破傳統(tǒng)觀念的束縛，開拓創(chuàng)新。為此，我提出了第二個基本原則——村級分離。如有需要，村級匯總表可以單獨匯總，不直接與鄉(xiāng)鎮(zhèn)匯總表發(fā)生聯(lián)系。村級匯總表不一定要分各種經(jīng)濟成分。這樣，減少了匯總統(tǒng)計的一個層次，提高了用EXCEL建立財務(wù)統(tǒng)計報表系統(tǒng)的可行性。
基本設(shè)計：規(guī)范實用，操作方便
上面確定的兩條基本原則，解決了用EXCEL建立財務(wù)統(tǒng)計報表系統(tǒng)的可行性，要使用戶喜愛該系統(tǒng)，并具有實用性，必須在可操作性上下功夫。為此，必須充分利用EXCEL的強大的數(shù)據(jù)處理功能。下面介紹該系統(tǒng)的具體設(shè)計。
（一）企業(yè)財務(wù)報表處理系統(tǒng)
根據(jù)企業(yè)及村的實際情況，報表可以分為單個企業(yè)、多個企業(yè)、村級報表。
單個企業(yè)
單個企業(yè)占絕大多數(shù)，報表也最簡單。單個企業(yè)的表樣已經(jīng)做好，只需用電子郵件發(fā)給企業(yè)就可以了。表樣如下：
多個企業(yè)
集團企業(yè)是有多個企業(yè)組成的。集團一般先匯總所屬企業(yè)的資產(chǎn)負債表，利潤表，再根據(jù)資產(chǎn)負債匯總表，利潤匯總表，生成該集團的財務(wù)月報匯總表，經(jīng)濟效益匯總表，系統(tǒng)基本上也是如此處理的。但是，如何設(shè)置集團企業(yè)的報表，要根據(jù)集團所屬的企業(yè)個數(shù)而定，2至3個企業(yè)，就不需要設(shè)置過渡表，在一張表上直接制作。如果有3個以上企業(yè)，就需要制作過渡表。表樣如下：
村級匯總
根據(jù)村的不同情況，有的村需要村級匯總。村級報表與集團企業(yè)的報表是不一樣的。集團企業(yè)的財務(wù)月報、經(jīng)濟效益表是以集團企業(yè)的資產(chǎn)負債匯總表、利潤匯總表生成的，而村級報表必須根據(jù)每個企業(yè)的資產(chǎn)負債表，利潤表，生成相應(yīng)的企業(yè)財務(wù)月報，經(jīng)濟效益表。村級所屬企業(yè)一般比較多，所以必須制作過渡表。根據(jù)企業(yè)的個數(shù)，可以制作一張或多張過渡表。表樣如下
鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務(wù)報表處理系統(tǒng)
下面是我市周鐵鎮(zhèn)建立的財務(wù)月報與財務(wù)年報工作簿。
財務(wù)月報
（1）建立工作簿
首先建立財務(wù)月報工作簿。
為便于文件管理，系統(tǒng)把十二個月的財務(wù)月報放在同一個工作簿中，建立十二個工作表。十二個月的財務(wù)月報分別放在對應(yīng)的十二個工作表中。一般情況，只需制作好一個工作表，作為樣表，其他的工作表可以復制樣表，只需改動一下表頭的月份就行了。
系統(tǒng)把匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放置14個企業(yè)。為便于輸入公式，在過渡表中增加本頁小計。
周鐵鎮(zhèn)有65個規(guī)模企業(yè)，加上其他集體，其他私營（即小企業(yè)估算數(shù)），共有67個單位。所以設(shè)置5張過渡表。
（2）輸入公式
每張過渡表中的本頁小計輸入求和公式就行了。即對本張過渡表中的數(shù)據(jù)進行求和。
匯總表中的合計等于每張過渡表中的本頁小計；集體及控股企業(yè)等于相應(yīng)企業(yè)之和，私營及私營控股企業(yè)等于合計減集體及集體控股企業(yè)；公司制企業(yè)等于合計減非公司制企業(yè)；與外商合資合作企業(yè)等于相應(yīng)企業(yè)之和；同理，大型企業(yè)等于大型企業(yè)之和；500萬以上企業(yè)等于合計減其他集體、減其他私營。
（3）校驗平衡關(guān)系
為提高報表質(zhì)量，應(yīng)設(shè)置平衡關(guān)系。可利用EXCEL數(shù)據(jù)有效性的功能設(shè)置平衡關(guān)系。如何使用EXCEL數(shù)據(jù)有效性的功能，請大家參閱相應(yīng)的書籍。如應(yīng)交所得稅=利潤總額+應(yīng)交所得稅-利稅總額，即29欄=23欄+28欄-22欄，可在29欄中設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，數(shù)據(jù)輸入時如不滿足此項平衡關(guān)系，就給出提示信息。
2．財務(wù)年報
（1）建立工作簿
首先建立財務(wù)年報工作簿。
財務(wù)年報包括資產(chǎn)負債表，利潤表。為了減輕工作量，保證數(shù)據(jù)的一致性，財務(wù)年報應(yīng)自動生成同年12月份的財務(wù)月報。為此，資產(chǎn)負債表和利潤表匯總表的欄目應(yīng)與財務(wù)月報匯總表的欄目一致，即報表欄目為：合計、集體及集體控股企業(yè)、私營及私營控股企業(yè)、公司制企業(yè)、與外商合資合作企業(yè)、大型企業(yè)和500萬元以上企業(yè)。在打印資產(chǎn)負債匯總表和利潤匯總表時，將公司制企業(yè)、與外商合資合作企業(yè)、大型企業(yè)三個欄目隱藏。
在財務(wù)年報工作簿中建立三個工作表，分別是資產(chǎn)負債表、利潤表、財務(wù)月報。
系統(tǒng)仍把資產(chǎn)負債匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放置10個企業(yè)。周鐵鎮(zhèn)有65個規(guī)模企業(yè)，加上其他集體，其他私營（即小企業(yè)估算數(shù)），共有67個單位。所以設(shè)置7張過渡表。在過渡表中增加本頁小計。把利潤匯總表與過渡表放在同一工作表中，每一張過渡表放放置15個企業(yè)，所以設(shè)置5張過渡表。在過渡表中增加本頁小計。
（2）輸入公式
資產(chǎn)負債表、利潤表的公式輸入與財務(wù)月報的公式輸入完全一致，在此不作詳細表述。
由于12月份的財務(wù)月報匯總表是自動生成的，所以財務(wù)月報匯總表的數(shù)據(jù)完全來自于資產(chǎn)負債匯總表與利潤匯總表（為防止人為干預，財務(wù)月報匯總表可設(shè)置保護工作表），因此，必須十分清楚財務(wù)月報匯總表各個指標與資產(chǎn)負債表、利潤表指標之間的對應(yīng)關(guān)系，才能正確輸入每一個公式
（3）校驗平衡關(guān)系
資產(chǎn)負債表、利潤表有很多平衡關(guān)系。為提高工作效率，系統(tǒng)設(shè)置了自動生成指標，即自上而下具有直接數(shù)量關(guān)系的指標將自動生成。輸入時只要核對生成指標與原始表是否一致，不要因為指標不平而花費很多時間進行人工審核。同時，為方便輸入，系統(tǒng)對不同的指標設(shè)置了不同的顏色，即紅色為不能輸入的指標，藍色為自動生成的指標。在此要說明一點，具有平衡關(guān)系的每個指標為非空指標，即指標為0時一定要輸入0，才能激活平衡關(guān)系。
