行政事業(yè)單位內(nèi)控需以信息化為支撐，同時(shí)也不能一味地依賴(lài)信息化系統(tǒng)。
近日，財(cái)政部發(fā)布的《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（下稱(chēng)“《指導(dǎo)意見(jiàn)》”）要求，各單位以全面執(zhí)行單位內(nèi)控規(guī)范為抓手，以信息技術(shù)為支撐，逐步將控制對(duì)象從經(jīng)濟(jì)活動(dòng)層面拓展到全部業(yè)務(wù)活動(dòng)和內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行。
業(yè)內(nèi)人士普遍認(rèn)為，行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化是大勢(shì)所趨，同時(shí)內(nèi)控信息化建設(shè)也并不能一蹴而就、一勞永逸，而是一個(gè)需要不斷調(diào)整的過(guò)程。
信息化可降低尋租空間
以信息化為支撐推動(dòng)行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)，是現(xiàn)實(shí)情況下的必然選擇。
“信息化是行政事業(yè)單位組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的技術(shù)保障，通過(guò)信息化內(nèi)嵌內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)流程，可以起到物理固化的保障作用。同時(shí)信息化是行政事業(yè)組織規(guī)范有序的具體表現(xiàn)，能夠減少人為主觀因素影響和降低尋租空間?！焙贾萃顿Y發(fā)展有限公司副總經(jīng)理、原杭州師范大學(xué)計(jì)財(cái)處處長(zhǎng)陳珍紅說(shuō)，信息化還是行政事業(yè)組織高效運(yùn)行的技術(shù)手段，通過(guò)實(shí)時(shí)自動(dòng)的信息手段，有效實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)透明，提高組織運(yùn)行效率。
對(duì)此，中國(guó)海洋大學(xué)管理學(xué)院教授姜宏青也認(rèn)為：“信息化是提高信息溝通質(zhì)量的重要手段，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在行政事業(yè)單位內(nèi)部建立統(tǒng)一快捷的信息系統(tǒng)，能夠讓各部門(mén)之間的分工與合作更有效，讓各事項(xiàng)從發(fā)生到結(jié)束不同環(huán)節(jié)之間的銜接更加流暢，提高效率，利于監(jiān)督和評(píng)價(jià)?！睂?duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)控應(yīng)用信息化手段的優(yōu)勢(shì)，中國(guó)氣象局財(cái)務(wù)核算中心處長(zhǎng)周欣也深有體會(huì)：“如果人工來(lái)做內(nèi)控的話，要想抓到位，人力和物力的耗費(fèi)就太大；如果抓不到位，內(nèi)控就會(huì)流于形式。所以，以信息化為支撐的內(nèi)控會(huì)更加高效?！蓖瑫r(shí)，陳珍紅認(rèn)為，信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)中有3個(gè)最關(guān)鍵的作用。一是信息化能使行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)容固化，并使信息具備可追溯性，增強(qiáng)了內(nèi)控的剛性和可靠性；二是信息化能以行政事業(yè)單位的組織目標(biāo)和問(wèn)題導(dǎo)向進(jìn)行設(shè)計(jì)并運(yùn)行，增強(qiáng)了內(nèi)控的操作性和及時(shí)性；三是信息化能將行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，形成有效的信息價(jià)值鏈，增強(qiáng)了內(nèi)控報(bào)告的全面性和有效性。
內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)需隨時(shí)調(diào)整
業(yè)內(nèi)人士指出，內(nèi)部控制制度必須通過(guò)信息化才能有效實(shí)施，否則就會(huì)流于形式。
行政事業(yè)單位通過(guò)將內(nèi)部控制的基本要求固化在信息系統(tǒng)之中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)控制的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化，并盡可能降低人為因素的影響，達(dá)到內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)約束的“自動(dòng)”實(shí)現(xiàn)，從而提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制規(guī)范的落地。
的確，信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)中的作用不可小覷，但也不能一味地依賴(lài)信息化系統(tǒng)。
“一味地依賴(lài)信息技術(shù)，也會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控流于形式。首先，內(nèi)部控制必須依靠人的主觀作用，因?yàn)樽鳛閮?nèi)控主體和對(duì)象的人，在組織運(yùn)行過(guò)程的具體問(wèn)題上，仍有其職業(yè)判斷和權(quán)力尋租空間，如果對(duì)內(nèi)部控制認(rèn)識(shí)不到位甚至舞弊，會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法控制。同時(shí)，信息化的概念設(shè)計(jì)、實(shí)施建設(shè)和運(yùn)行仍有賴(lài)于人的積極性和主動(dòng)性?！标愓浼t說(shuō)，信息化的有效實(shí)施必須具有系統(tǒng)性和整體性，如果各行政事業(yè)單位在信息化方面建設(shè)水平不一，可能會(huì)導(dǎo)致組織內(nèi)部系統(tǒng)分立，形成信息孤島和內(nèi)部壁壘，增加溝通成本，反而會(huì)嚴(yán)重 阻礙組織正常運(yùn)行。
姜宏青也表示：“內(nèi)部控制在信息化之前就存在，信息化并不是內(nèi)部控制有效執(zhí)行的前提條件，而是提高項(xiàng)、加速項(xiàng)?！睂?duì)此，周欣根據(jù)自身經(jīng)歷強(qiáng)調(diào)，內(nèi)控信息化建設(shè)并不能“一勞永逸”，而是一個(gè)需要不斷調(diào)整的過(guò)程。
“所謂的調(diào)整，主要是調(diào)整內(nèi)控的關(guān)鍵點(diǎn)。比如，我們?cè)谧龀跗诘男畔⒒瘯r(shí)，在資金內(nèi)控方面會(huì)比較關(guān)注支票和現(xiàn)金，而近年來(lái)，支票和現(xiàn)金的使用頻率大大下降，很多時(shí)候都是使用網(wǎng)銀形式，這時(shí)候我們內(nèi)控的關(guān)鍵點(diǎn)就會(huì)改變，內(nèi)控信息系統(tǒng)也需要隨之調(diào)整。”周欣說(shuō)，而當(dāng)調(diào)整太過(guò)頻繁的時(shí)候，可能就有成本問(wèn)題了。
信息化隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵
對(duì)于下一步的內(nèi)控信息化建設(shè)，周欣認(rèn)為需要注意兩個(gè)方面：一是要將業(yè)務(wù)流程固化到信息系統(tǒng)，二是找準(zhǔn)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)。
“如果找不準(zhǔn)關(guān)鍵點(diǎn)，就有可能出現(xiàn) 漏洞?！敝苄勒f(shuō)。
同時(shí)，陳珍紅建議，要注重信息化建設(shè)的整體性和系統(tǒng)性。
“組織系統(tǒng)要想運(yùn)行順暢，首先要保證‘資金流’‘物資流’和‘信息流’順暢，因此，在信息化建設(shè)，要注重要系統(tǒng)先行建設(shè)，配套系統(tǒng)及時(shí)跟進(jìn)，并要注重‘三流’順暢運(yùn)行系統(tǒng)的同步推進(jìn)。”陳珍紅說(shuō)，同時(shí)要注重成本收益原則，信息化建設(shè)要結(jié)合本單位情況，不能貪大求全，造成閑置浪費(fèi)，而是要以問(wèn)題和目標(biāo)導(dǎo)向、注重成本收益的原則進(jìn)行建設(shè)。另外，信息化隊(duì)伍建設(shè)也非常關(guān)鍵。從事行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)的人才隊(duì)伍需要精通信息技術(shù)、財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)，各單位要有一支懂管理、會(huì)應(yīng)用、會(huì)開(kāi)發(fā)的隊(duì)伍，在提供數(shù)據(jù)的同時(shí)，還要具備將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息和應(yīng)用信息的能力。
陳珍紅還建議完善行政事業(yè)單位的制度建設(shè)。信息化是技術(shù)支撐，其運(yùn)行的實(shí)質(zhì)內(nèi)容是內(nèi)嵌的業(yè)務(wù)流程和規(guī)則，因此，單位需要有完善的制度、清晰的崗位職責(zé)分工、明晰的業(yè)務(wù)流程和高效的組織文化等。
