1 全面提升信息化系統(tǒng)是物資管理和會計工作的需要
1.1 集團業(yè)務壯大的需要
隨著集團公司的擴張和集團內部物資供應制度的改革，按照集團公司集中采購、統(tǒng)一管理的要求，物資公司作為集團的一個職能部門，主要承擔集團所有礦區(qū)生產、安全所需物資的采購、管理、供應業(yè)務，對外它是靈活的市場經(jīng)濟，對內是嚴格計劃經(jīng)濟和全面預算的業(yè)務管理，它將實現(xiàn)橫向涉及各供應商以及市場有關信息，縱向將實現(xiàn)及時傳遞各礦（廠）的物資動態(tài)信息，使集團的各業(yè)務部門實現(xiàn)資源共享和業(yè)務流程系統(tǒng)的效益最大化，為管理人員和各級領導分析、判斷、決策提供科學依據(jù)，可見沒有高效系統(tǒng)的信息化管理顯然是不能適應目前形勢的。
1.2 物資管理的需要
物資公司所屬集團是一大型的企業(yè)集團，物資公司承擔著集團下屬二三十個生產礦、公司以及基建單位的物資供應，物資分為十八大類幾千個品種上萬個規(guī)格。目前的管理體制顯然對生產經(jīng)營活動所需的各種物資計劃、采購、庫存地點、庫存量等情況不能做到很好的掌握，需要有一套完整的系統(tǒng)，從計劃、請購、審批、進貨、倉儲、銷售、配送等一系列流程的全盤管理與控制。
1.3 會計工作的需要
以前會計人員核對單據(jù)全靠手工進行，沒有任何便捷的途徑可走。由于物資采購量大、品種多，至少需要一天時間，有時還會出現(xiàn)丟單子的現(xiàn)象，給財務工作帶來極大不便，增加了財務人員的工作量，使財務人員無法從單純核算中解脫出來，更無法實現(xiàn)由核算向財務管理與監(jiān)督功能的轉變。
1.4 價差攤銷與返還的需要
物資公司作為一個物資統(tǒng)一采購部門，每到月末，需要按將計劃價核算的材料成本差異返還給集團其他分公司與子公司，因物資品種多，無法實現(xiàn)價差的單品種規(guī)格核算，只能按部門計算出一個綜合價差率，領用任何材料都乘以這個綜合價差率，使得領用單位的材料不能真實地反映出實際價格，從而影響生產礦的噸煤成本，特別是個別材料成本漲價降價迅速，市場價格與計劃價格嚴重背離、計劃價不能隨意頻繁調整的情況下顯得更為突出。這就需要一套完整的物資信息管理系統(tǒng)來自動實現(xiàn)價差的一一對應。
2 全面提升的信息化系統(tǒng)的內涵
全面提升的信息化系統(tǒng)是用友公司結合物資公司的具體情況推出的一款高端信息化產品，主要是把物資管理與會計工作結合起來，把物資管理的各個環(huán)節(jié)（計劃、審批、合同、采購、驗收、保管、批料、配送等）有效地在一個完整的系統(tǒng)中實現(xiàn)鏈接，把會計工作的核算、查賬、分析等運作得簡便快捷。
3 信息化系統(tǒng)在物資管理和會計工作中的具體實施
3.1 供應商的管理模塊
根據(jù)公司現(xiàn)行采購業(yè)務流程與關鍵需求分析，考慮物資信息化系統(tǒng)應用，規(guī)劃供應商管理的主要內容包括：供應商基礎信息動態(tài)管理、采購業(yè)務執(zhí)行監(jiān)控、供應商選擇、供應商歷史交易信息查詢與統(tǒng)計分析、供應商評估、供應商分類、供應商檔案管理、供應商供應存貨關系維護、新引進供應商管理、供應商業(yè)務凍結和解凍等。
3.2 采購合同管理模塊
采購合同管理主要包括：采購合同類型設置、采購合同版本規(guī)范、采購合同審批管理、采購合同執(zhí)行與執(zhí)行情況統(tǒng)計分析。信息化系統(tǒng)應用后采購合同審批方式主要有兩種：全面網(wǎng)上采購合同審批和紙文檔的采購合同簽批，簽批通過的采購合同錄入信息系統(tǒng)中進行后續(xù)的管理。
3.3 采購業(yè)務模塊
采購員根據(jù)采購計劃生成采購訂單，訂單選擇供應商、廠家、產品數(shù)量、價格、到貨地點、到貨倉庫。采購員對采購訂單進行審核，到貨后，質檢部根據(jù)采購訂單生成到貨單，并錄入合格數(shù)量、證書類型、證書號，并審核到貨單，打印出到貨明細交倉庫保管員。倉庫保管員根據(jù)到貨明細對實物驗收入庫，在系統(tǒng)中對采購入庫單錄入實收數(shù)量，并對單據(jù)進行簽字確認。采購員對當月的消耗進行匯總，根據(jù)當月消耗匯總通知供應商開具發(fā)票，并在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，采購員持采購發(fā)票及消耗數(shù)據(jù)到財務報賬，材料會計根據(jù)發(fā)票號在系統(tǒng)中審核應付單，生成總賬憑證。
3.4 批料與托收模塊
供應單位向供應站移庫由專業(yè)科室批料員根據(jù)查詢出的計劃在內部交易中增加調撥訂單；調撥訂單保存后進行審核操作生成含應發(fā)數(shù)量額度調撥出庫單，專業(yè)科室打印出調撥訂單并交與批料人員，駐礦站批料人員憑打印出的調撥訂單到倉庫領料。倉庫保管員根據(jù)調撥訂單號在庫存管理查詢出對應調撥出庫單，進行修改后填寫實發(fā)數(shù)量及供應商并對出庫單進行簽字打印。駐礦供應站保管員收到貨后查詢調撥出庫單單據(jù)號，生成調撥入庫單，填寫實收數(shù)量后簽字確認。
3.5 存貨核算模塊
存貨的收發(fā)主要通過采購系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、內部交易系統(tǒng)進行業(yè)務處理，經(jīng)過相關簽字、結算等操作自動生成存貨相應的單據(jù)。本信息系統(tǒng)要具備存貨調整、退料及存貨入出庫成本計算，以及所有存貨核算單據(jù)經(jīng)過成本計算后，自動傳遞會計平臺生成會計憑證的功能。
3.6 計劃價調整模塊
計劃價調整單用來調整存貨的計劃價，在存貨系統(tǒng)中填制。計劃價調整單在成本計算時，會影響物料生產檔案上對應存貨的計劃價，同時會影響結存計劃金額和結存差異。
3.7 價差分攤模塊
月末，機器存貨核算系統(tǒng)將自動計算材料成本差異率，并依此差異率自動生成的當月銷售材料差異結轉單，根據(jù)領料單位領用的品種規(guī)格將價差分攤到各領料單位，合理地進行價差攤銷與返還。
4 全面提升的信息化系統(tǒng)的實施效果
4.1 全面提升的信息化系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源共享
使物資按標準的物資采購流程運行，從生產礦編制月度計劃、集團領導會議審批、專業(yè)科室組織購料、倉庫驗收入庫、駐礦站申請批料、配送中心配送貨物等全過程的上機運行，隨時可以查到物資供應工作進行到哪個步驟了。每個步驟都有不同的人員審批和簽字，這樣形成了相互監(jiān)督、相互管控的管理模式，如果一個部門出了問題，其他部門都能及時發(fā)現(xiàn)，避免了徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。各相關科室領導也可以隨時查閱工作的進展。哪個環(huán)節(jié)停滯了，可以通過平臺發(fā)布消息的方式通知相關部門及時辦理業(yè)務，使工作銜接有序。
4.2 全面提升的信息化系統(tǒng)有利于倉庫精細化管理
通過系統(tǒng)，可以隨時查到各種物資的庫存情況、進貨日期、存放地點、進貨價格、計劃價格等相關信息，可以隨時統(tǒng)計出哪種庫存物資到了最低庫存點（也就是再進貨點）。各種物資的進貨都需要根據(jù)生產礦的計劃進行，避免了盲目采購，造成存貨積壓，減少了存貨資金的占用。
4.3 全面提升的信息化系統(tǒng)節(jié)省了庫存物資的盤點時間
庫存物資的盤點工作以前一直是物資供應分公司的一項繁重耗時的工作，工作的特點決定了盤點的不經(jīng)常性，一般都是在年終進行。全面提升的信息化系統(tǒng)運行以后，可以做到隨時盤點、抽查盤點、全面盤點，倉庫保管員打出庫存物資明細賬，按照上面顯示的庫存地點隨時對自己保管的物資庫存情況進行盤點，時刻做到心中有本明白賬。
4.4 全面提升的信息化系統(tǒng)把會計人員從每月對驗單料單繁重工作中解放出來
物資信息化后驗收入庫直接在電腦中查出，入庫了保管員就在上面簽字，不簽字的單據(jù)就打印不出來，這樣既不會出現(xiàn)遺漏，也不會出現(xiàn)重復。
4.5 全面提升的信息化系統(tǒng)完善了材料成本差異的計算與返還
物資系統(tǒng)信息化后，材料成本差異按單個產品規(guī)格單獨計算價差率，單獨結轉，使各單位領的材料按實際價格進行了轉移。
4.6 全面提升的信息化系統(tǒng)實現(xiàn)了會計人員從核算向財務管理和監(jiān)督職能的轉變
以前會計人員被大量的會計基礎核算工作束縛著，沒有時間站到更高角度進行財務管理分析和監(jiān)督，物資系統(tǒng)信息化為會計人員節(jié)約了不少時間，使得會計人員更加注重財務管理，財務數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)了對基層財務工作的監(jiān)督，提高了會計人員的業(yè)務水平。參考文獻：
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作者：孫瑞紅
