【摘要】電算化環(huán)境下會計科目的設(shè)置比手工做賬環(huán)境下有著更為嚴格的要求，如果設(shè)置不當，后續(xù)業(yè)務(wù)會遇到各種各樣的錯誤。更為關(guān)鍵的是，有的錯誤修改起來非常不容易，需要取消很多操作，甚至是不可修復的。因此，會計人員應該對用友軟件中會計科目設(shè)置及其和前后業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系進行深入研究，并且操作時高度認真。
【關(guān)鍵詞】會計科目 用友軟件 初始設(shè)置
在總賬初始設(shè)置時就需要設(shè)置會計科目，該設(shè)置的正確與否會對后續(xù)操作帶來一連串的連鎖反應，并且有些錯誤修改起來相當不容易。鑒于此，會計人員在會計科目初始設(shè)置時應對前后業(yè)務(wù)的聯(lián)系理解透徹并高度重視。
一、會計科目設(shè)置和建立賬套之間的關(guān)系
賬套的建立對會計科目有一定的影響，主要體現(xiàn)在下述兩個方面：
1. 建立賬套時有一個復選框“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”，選中，企業(yè)應用平臺中會自動存在一級會計科目；不選中，企業(yè)應用平臺中將不會有會計科目。這兩種情況下對后續(xù)編碼方案的設(shè)置有不同的要求，并且“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”的復選框在建賬時一旦選擇，便不能通過賬套主管修改賬套來進行再次選擇。
（1）選中“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框。選中“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框時，在編碼方案中系統(tǒng)會自動默認會計科目編碼方案的第一級位數(shù)為4，且不可修改，在會計科目表中就會存在編碼為4位數(shù)字的一級會計科目。所以在編碼方案中需要進行第二級及其之后的級次設(shè)置，在會計科目進行增減變動時就以此級次為基礎(chǔ)進行操作。如果未進行第二級及其之后級次的設(shè)置，就會出現(xiàn)“科目編碼長度與分配原則不符”的錯誤提示，此時以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理修改賬套的編碼方案即可。
（2）不選中“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框。不選中“按行業(yè)性質(zhì)預置科目”復選框時，在編碼方案中會計科目編碼的任何級次都需在此進行設(shè)置，此設(shè)置直接影響后續(xù)會計科目的增減變動。在此情況下，一定注意不要忘記設(shè)置第一級及其之后的級次設(shè)置，不然在會計科目增加時就會出現(xiàn)“科目編碼長度與分配原則不符”的錯誤提示，如果出現(xiàn)此類錯誤時，以賬套主管的身份登錄系統(tǒng)管理修改賬套的編碼方案即可。
2. 會計科目設(shè)置中“外幣核算”的設(shè)置。在建立賬套時有一項基本信息為：有無外幣核算，如果在建立賬套時，沒有選中該信息，那么，在會計科目需要設(shè)置外幣核算時，就會顯示灰色，即為不可設(shè)置的項目。
在會計科目設(shè)置時出現(xiàn)了該錯誤，就需要賬套主管登錄系統(tǒng)管理，修改賬套信息，選中“有無外幣核算”復選框，此時就可以在會計科目中設(shè)置“外幣核算”信息。
二、會計科目設(shè)置和后續(xù)業(yè)務(wù)之間的關(guān)系
1. 會計科目設(shè)置中“科目類型”的設(shè)置。在設(shè)置會計科目類型時，要區(qū)分為資產(chǎn)、負債、共同、權(quán)益、成本、損益。最容易出現(xiàn)的錯誤是：在進行期初余額試算平衡時顯示如圖1所示的信息：
在此，我們可以看到，所有的項目均顯示為“平”，而沒有具體數(shù)字，實際上卻是有金額的。此錯誤的原因很可能是所有的會計科目直接都在資產(chǎn)下方進行了增加，所有的會計科目都默認為資產(chǎn)類會計科目，所以試算中都顯示“平”，而沒有具體數(shù)字。
出現(xiàn)此類錯誤時需要修改會計科目的類型，而此時的類型顯示為灰色，不能進行修改，所以需要先刪除錯誤類型科目的期初余額，再修改會計科目的類型。這樣的修改工作量已經(jīng)是不輕了，可還不是最壞的情況，因為此時的試算顯示的是“試算結(jié)果平衡”，如果沒注意所有的項目都是“平”，待日后查詢明細賬、總賬甚至到編制報表時才發(fā)現(xiàn)問題，那工作量可想而知，所以進行會計科目類型設(shè)置時一定要格外認真。
2. 會計科目設(shè)置中“科目性質(zhì)（余額方向）”的設(shè)置。資產(chǎn)、負債、共同、權(quán)益、成本類會計科目性質(zhì)伴隨科目類型自動進行設(shè)置，對于科目性質(zhì)的設(shè)置常見的錯誤有兩類：①資產(chǎn)類會計科目中諸如壞賬準備、累計折舊、固定資產(chǎn)減值準備等備抵科目余額方向在貸方；②損益類科目余額方向有兩類：收入和支出，在增加損益類會計科目時需要進行科目性質(zhì)的選擇，主營業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)收入、營業(yè)外收入等收入類會計科目選擇“收入”，主營業(yè)務(wù)成本、管理費用等成本費用類會計科目選擇“支出”。此類錯誤一般不容易在設(shè)置時發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)是在期末進行損益結(jié)轉(zhuǎn)時發(fā)現(xiàn)生成的憑證借貸方在一個方向，并且一個數(shù)字為黑色，一個數(shù)字為紅色。
例如：銷售費用余額方向應為“支出”，本期發(fā)生額為100元，如果銷售費用余額方向設(shè)置成了“收入”，期末轉(zhuǎn)入本年利潤時就會從借方以負數(shù)轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)如圖2所示的轉(zhuǎn)賬憑證：
出現(xiàn)此錯誤的原因為損益類科目的余額方向設(shè)置錯誤，因為期末損益結(jié)轉(zhuǎn)是系統(tǒng)自動按照損益類會計科目的設(shè)置及其明細賬結(jié)轉(zhuǎn)，收入類從借方轉(zhuǎn)入本年利潤的貸方，支出類從貸方轉(zhuǎn)入本年利潤的借方。
3. 會計科目設(shè)置中“輔助核算”設(shè)置應關(guān)注的問題。
（1）輔助核算中“客戶往來”和“供應商往來”兩項易設(shè)置顛倒，應收賬款設(shè)置的是客戶往來，應付賬款設(shè)置的是供應商往來。若設(shè)置錯誤，一般在填制憑證時才會被發(fā)現(xiàn)。在填制憑證時遇到應收賬款和應付賬款需要選擇相應的輔助核算信息時，發(fā)現(xiàn)應收賬款的輔助信息為供應商，應付賬款的輔助信息為客戶，此時就需要修改會計科目的輔助核算信息。修改輔助核算信息就需要先行刪除期初余額的輔助明細及其往來明細，然后再進行修改。
（2）輔助核算和期初余額錄入的關(guān)系。設(shè)有輔助核算的會計科目在錄入期初余額時需要雙擊進行輔助和往來明細資料的錄入。如果會計科目已經(jīng)錄入期初余額，后來發(fā)現(xiàn)沒有設(shè)置輔助核算或者輔助核算設(shè)置錯誤，在修改好輔助核算錄入期初余額后，發(fā)現(xiàn)余額表里的數(shù)字變成了輸入數(shù)字的2倍，原因是在修改會計科目的輔助核算之前沒有先行刪除已錄的期初余額。可是錯誤已經(jīng)出現(xiàn)且很隱蔽，那么它的修改方法為：第一步，刪除期初余額輔助及其明細信息；第二步，取消輔助核算信息；第三步，刪除期初余額表中設(shè)置輔助核算之前的數(shù)字；第四步，設(shè)置輔助核算信息，重新錄入輔助及其往來明細信息。
4. 會計科目設(shè)置中“日記賬、銀行賬”的設(shè)置。日記賬和銀行賬的設(shè)置主要適用于“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”科目，庫存現(xiàn)金設(shè)置為日記賬，銀行存款設(shè)置為日記賬和銀行賬。該設(shè)置主要為后期的指定科目、出納簽字、日記賬的查詢打下基礎(chǔ)。在填制憑證時如果遇到銀行存款科目時沒有自動彈出帶有“結(jié)算方式、票號、發(fā)生日期”的輔助項，那么原因就是由于“銀行存款”科目沒有設(shè)置銀行賬。
出現(xiàn)此錯誤的修改方法：如果已經(jīng)指定會計科目，需先行取消指定科目的設(shè)置，然后打開“會計科目——修改”，把“銀行賬”選中。
5. 會計科目設(shè)置中“指定會計科目”的設(shè)置。指定科目包括指定現(xiàn)金總賬科目、銀行總賬科目、現(xiàn)金流量科目。指定科目的設(shè)置對填制憑證中現(xiàn)金流量的錄入和出納簽字有重要的影響。該指定設(shè)置為：“庫存現(xiàn)金”指定為現(xiàn)金科目；“銀行存款”指定為銀行科目；“庫存現(xiàn)金”、“工行存款”、“中行存款”（假定“銀行存款”科目有“工行存款”和“中行存款”兩個明細科目）指定為現(xiàn)金流量科目。設(shè)置方法為：會計科目——編輯——指定科目。
我們在填制憑證時如果遇到“庫存現(xiàn)金”或者“銀行存款”科目時需要錄入現(xiàn)金流量（從銀行提取現(xiàn)金和將現(xiàn)金存入銀行業(yè)務(wù)除外），當我們點擊憑證頁面上的“流量”時就會出現(xiàn)“無現(xiàn)金流量科目不能錄入”的錯誤提示，原因是在會計科目設(shè)置中沒有將“庫存現(xiàn)金”、“工行存款”、“中行存款”指定為現(xiàn)金流量科目。
我們在填制完憑證進行出納簽字時，如果遇到“沒有符合條件的憑證”的錯誤提示，那么原因可能為：①系統(tǒng)管理中沒有對出納人員進行“出納簽字”權(quán)限的設(shè)置；②沒有對“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”進行指定科目的設(shè)置，而指定科目的設(shè)置是經(jīng)常容易漏設(shè)的地方。
【注】本文系2013年河南省民辦教育協(xié)會科研項目“民辦高校人才培養(yǎng)模式——以會計專業(yè)為例”（項目編號：hmx20130025）的階段性成果。
主要參考文獻
王新玲，陳利霞，汪剛.會計信息系統(tǒng)實驗教程.北京：清華大學出版社，2010
【作 者】
張衛(wèi)麗
【作者單位】
（鄭州成功財經(jīng)學院管理學系 河南鞏義 451200）
