【摘要】通用財務軟件初始化設置影響著財務軟件的使用效率和質量。本文以用友U8指定會計科目為例，通過分析指定會計科目設置不當對出納日常業(yè)務處理的影響，總結初始化設置應注意的問題，為廣大財務工作者的實際應用提供參考。
【關鍵詞】用友U8 初始化設置 日常業(yè)務 影響
用友U8軟件在建立賬套之后，在啟用賬務處理系統(tǒng)及其他任何子系統(tǒng)前，需要進行完整、準確的設置工作，建立適合自己企業(yè)或組織的應用環(huán)境，這一過程被稱之為系統(tǒng)初始化。在手工環(huán)境及電算化環(huán)境中都存在著系統(tǒng)初始化問題，但是手工環(huán)境下，只是對企業(yè)開立的基本信息加以說明，電算化環(huán)境下的初始化則包括了更多內容，如系統(tǒng)啟用設置、期初數(shù)據(jù)錄入等等，其中相當一部分初始化工作在手工環(huán)境下無需進行，因而容易被軟件使用者忽略，致使軟件的后續(xù)操作無法進行。下面我們以用友U8指定會計科目為例加以說明。
一、指定會計科目
1. 指定會計科目的含義。指定會計科目是設置會計科目中的一項工作，主要是對出納的專管科目進行設置，即將“庫存現(xiàn)金”指定為現(xiàn)金總賬科目，“銀行存款”指定為銀行總賬科目，通過對現(xiàn)金、銀行存款總賬科目的指定，在制單中對支票及資金赤字進行控制，實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款的保密性。
2. 指定會計科目的前提。指定會計科目在會計科目設置基礎上進行，將“庫存現(xiàn)金”及“銀行存款”科目進行輔助核算設置是指定會計科目的前提條件。即在對“庫存現(xiàn)金”科目進行設置時，在輔助核算選項中，應選擇設置“日記賬”；對“銀行存款”科目設置時應選擇設置“日記賬”和“銀行賬”。
3. 指定會計科目具體操作步驟。在“會計科目”窗口中，選擇“編輯”菜單中的“指定科目”命令，打開指定對話框。單擊“現(xiàn)金總賬科目”單選按鈕，在“待選科目”列表框中選擇“庫存現(xiàn)金”科目，單擊“〉”或雙擊科目名稱，將“庫存現(xiàn)金”科目添加到“已選科目”列表框中，然后點擊“確認”，即完成現(xiàn)金總賬科目指定（見圖1）。
同理，在指定對話框中，單擊“銀行總賬科目”單選按鈕，在“待選科目”列表框中選擇“銀行存款”科目，單擊“〉”或雙擊科目名稱，將“銀行存款”科目添加到“已選科目”列表框中，則將“銀行存款”指定為銀行總賬科目。只有被指定為現(xiàn)金、銀行存款科目才能供出納管理使用，進行現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報的查詢。
二、指定會計科目對出納日常業(yè)務的主要影響
1. 對出納簽字的影響。出納簽字是指由出納人員通過“出納簽字”功能對制單員填制的帶有庫存現(xiàn)金和銀行存款科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目金額是否正確。如果審查發(fā)現(xiàn)有錯誤或有異議，則應交與憑證制單人修改后再進行核對。出納簽字的主要操作步驟：進入“總賬”，打開菜單欄中的“憑證”，選擇“出納簽字”命令，出現(xiàn)納簽字對話框，如圖2所示。
單擊“確定”按鈕，是對出納簽字的憑證范圍進行確定，將打開“出納簽字”對話框，在工具欄上點擊“簽字”按鈕，進行出納簽字。但是，往往軟件使用者卻遇到這樣的情況，即單擊“確定”按鈕后卻出現(xiàn)如圖3所示情況。
上述情況的出現(xiàn)，會使一些不熟悉軟件的工作者誤以為憑證文件庫中不存在需要出納簽字的憑證。事實上，如果以制單人的身份登錄總賬，執(zhí)行查詢憑證操作，通常會在文件庫中查詢到帶有庫存現(xiàn)金和銀行存款科目的憑證。究其原因，是在初始化設置中，沒有對出納的專營科目進行指定，這時，我們重新返回到基礎設置當中完成會計科目的指定，出納簽字就可以順利進行。
2. 對日記賬查詢的影響。用友U8 提供了強大的查詢功能，以便能夠及時地了解賬簿中的數(shù)據(jù)資料，滿足對賬數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析及打印的需要，在出納功能中可以方便地實現(xiàn)對日記賬的查詢，用于查詢和輸出現(xiàn)金和銀行存在的賬務資料。
查詢庫存現(xiàn)金日記賬的步驟如下：
展開“總賬”，打開菜單欄中的“出納”，選擇“現(xiàn)金日記賬”命令，選擇“科目”下拉列表中的“庫存現(xiàn)金”選項，輸入相應的查詢條件，點擊確定以后，將打開“庫存現(xiàn)金日記賬”窗口，可以查看現(xiàn)金日記賬。但是，有時卻出現(xiàn)這樣的情況，當選擇“現(xiàn)金日記賬”命令時，出現(xiàn)如圖4所示情況。
這樣，出納將查詢不到現(xiàn)金日記賬，同樣，如選擇圖4中的“銀行日記賬”命令也會出現(xiàn)“沒有指定銀行科目”的提示。
以上出納崗位日常業(yè)務處理問題的出現(xiàn)，軟件自動給出無法操作的原因，指引操作者在指定科目功能完成以后再繼續(xù)操作。總之，指定會計科目的設置正確與否直接影響著出納日常業(yè)務處理的進行。
三、系統(tǒng)初始化設置應注意的幾個問題
1. 重視初始化設置的不可修改性。以上指定科目不當對出納日常業(yè)務的影響，可以通過重新設置得到解決。事實上，重要的初始化設置具有不可修改性。子系統(tǒng)初始化通常包括建賬參數(shù)設置、基礎信息設置及期初余額設置三大類內容，一般子系統(tǒng)的基礎信息設置具有可修改性，指定會計科目即屬于這一類型。但是，建賬參數(shù)的設置通常不具有可修改性，當操作用戶返回修改時，呈現(xiàn)灰色不可修改狀態(tài)，如想修改只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。另外，會計期間的設置、子系統(tǒng)啟用時間的設置、分類編碼方案等也具有不可修改性。因此，在初始化時一定要進行周密的考慮、精準的操作。
2. 初始化設置必須符合會計制度規(guī)定。在電算化環(huán)境下，進行指定會計科目時，待選科目中顯現(xiàn)的是會計科目表中的所有科目，對于其中任一科目的選定，軟件都可以實現(xiàn)，而按會計制度的規(guī)定，“現(xiàn)金”與“銀行存款”為出納的專營科目，如果誤選其他科目，雖然完成了初始化的設置，可是對后續(xù)的財務工作仍將產生不良影響。
3. 初始化設置必須適合企業(yè)管理的需要。例如，一個企業(yè)規(guī)模較大，往來業(yè)務較多，應收、預收、應付、預付等往來科目發(fā)生頻繁，那么在這些科目下再設置明細科目，則不能達到分類細化管理的目的。如果在總賬會計科目初始化過程中，將“應收賬款”、“應付賬款”分別設為“客戶往來”、 “供應商往來”輔助核算，當記賬以后，系統(tǒng)會自動生成相應的輔助賬信息，以便可以對客戶、供應商等重要資源采用分類管理。
主要參考文獻
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