摘要： PDCA循環(huán)是應(yīng)用于項(xiàng)目管理領(lǐng)域的一種科學(xué)的工作程序，按照審計(jì)工作流程，對計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)設(shè)置審前調(diào)查及審計(jì)計(jì)劃、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)實(shí)施、三級復(fù)核及審理、執(zhí)行整改封閉循環(huán)的“四分離”內(nèi)部機(jī)構(gòu)模式。
隨著會(huì)計(jì)電算化逐步普及和數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)的不斷開發(fā)完善，如何更高效的對計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)進(jìn)行管理、使用，使計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)更好地與審計(jì)目標(biāo)、審計(jì)手段相匹配，提高計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)水平，已成為計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理工作的探討熱點(diǎn)，而 PDCA循環(huán)理論已被廣泛應(yīng)用于項(xiàng)目管理的各個(gè)領(lǐng)域。
一、PDCA循環(huán)理論在計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理中的運(yùn)用基礎(chǔ)
自2002年啟動(dòng)“金審工程”以來，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)成為審計(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，它體現(xiàn)的是審計(jì)學(xué)、系統(tǒng)論、信息系統(tǒng)、網(wǎng)路技術(shù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的交叉性綜合能力。
PDCA循環(huán)是應(yīng)用于項(xiàng)目管理領(lǐng)域的一種科學(xué)的工作程序，最早由美國的休哈特博士提出，后經(jīng)戴明博士推廣應(yīng)用，因此又稱“戴明環(huán)”。它包括四個(gè)階段，而每一個(gè)階段又分別包括一定的步驟要求。
P（plan）是計(jì)劃階段，要分析情況、找出重點(diǎn)、擬定計(jì)劃；
D(do)是實(shí)施階段，通過各種措施保證工作的順利實(shí)施；
C(check)是檢查階段，可以采用檢查、評估、打分等方式對執(zhí)行效果進(jìn)行評價(jià)；
A(action)是處理階段。要對成功的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，出現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理，同時(shí)遺留的問題會(huì)自動(dòng)進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)。
以上四個(gè)階段形成一個(gè)周而復(fù)始的封閉系統(tǒng)，一個(gè)循環(huán)結(jié)束后便進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，這樣階梯式上升，從而實(shí)現(xiàn)管理的有效提高。
根據(jù)這一封閉循環(huán)理論，可以構(gòu)建信息化條件下的審計(jì)機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)模式——按照審計(jì)工作流程，對計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)設(shè)置審前調(diào)查及審計(jì)計(jì)劃、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)實(shí)施、三級復(fù)核及審理、執(zhí)行整改封閉循環(huán)的“四分離”內(nèi)部機(jī)構(gòu)模式，同時(shí)基于現(xiàn)場審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)（AO）和審計(jì)管理系統(tǒng)（OA），基本形成以審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施、審計(jì)質(zhì)量控制、審計(jì)成果利用、審計(jì)資源調(diào)配、機(jī)關(guān)事務(wù)處理為主線的審計(jì)管理數(shù)字化。
二、PDCA循環(huán)理論與計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理的應(yīng)用聯(lián)系
P（計(jì)劃階段）是PDCA循環(huán)的起點(diǎn)，對應(yīng)于計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理的審前調(diào)查及計(jì)劃編制階段。該階段要求根據(jù)審前調(diào)查的基本情況對即將開展計(jì)算機(jī)審計(jì)工作的內(nèi)容、方式、可能遇到的問題有一個(gè)清晰的認(rèn)識和有效的計(jì)劃。
D（實(shí)施階段）是計(jì)算機(jī)審計(jì)人員按照審計(jì)實(shí)施方案的編制計(jì)劃，使用access數(shù)據(jù)庫、sql server數(shù)據(jù)庫、AO現(xiàn)場審計(jì)系統(tǒng)等輔助工具對各種電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，生成審計(jì)中間表的過程?！ ?br />
C（檢查階段）是專職的審計(jì)復(fù)核人員按照《中華人民共和國審計(jì)法》和《中華人民共和國審計(jì)法實(shí)施條例》的相關(guān)要求對計(jì)算機(jī)審計(jì)過程、產(chǎn)生的結(jié)論進(jìn)行復(fù)核、審理的過程?！ ?br />
A（處理階段）是PDCA循環(huán)的終點(diǎn)，一方面通過總結(jié)計(jì)算機(jī)審計(jì)實(shí)施中的成績，固化成功經(jīng)驗(yàn)，形成審計(jì)方法，創(chuàng)造今后工作的平臺，另一方面對整個(gè)操作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理，反映到審計(jì)工作底稿、操作日志或管理制度中，進(jìn)入到下一個(gè)項(xiàng)目的PDCA循環(huán)中。
這樣每一次循環(huán)都有成績和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，可以使計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不斷提高。
三、PDCA循環(huán)下計(jì)算機(jī)審計(jì)存在的問題
通過審計(jì)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，在以上四個(gè)環(huán)節(jié)中分別存在不同方面的問題需要引起注意。
（一）在編制計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)實(shí)施方案（plan）階段存在的問題。一是審前調(diào)查了解情況不足，不能全部反映被審計(jì)單位電子軟件的管理、使用情況。由于計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的開展較財(cái)務(wù)收支審計(jì)晚，很多時(shí)候?qū)徲?jì)組往往忽視對計(jì)算機(jī)管理軟件方面的調(diào)查，如開發(fā)者、開發(fā)時(shí)間、開發(fā)版本、維護(hù)情況、管理責(zé)任分工、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的匹配程度等，也缺少事前風(fēng)險(xiǎn)評估。如果不能形成清晰的審前調(diào)查，常常在后期數(shù)據(jù)分析中造成事倍功半。二是實(shí)施方案編制的可操作性不強(qiáng)。由于計(jì)算機(jī)軟件版本上的千差萬別使得審計(jì)人員不能簡單的對方案編制進(jìn)行復(fù)制粘貼，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)版本、數(shù)據(jù)量大小、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、審前調(diào)查情況編制有針對性、可操作的實(shí)施方案，尤其是要事前預(yù)測可能會(huì)碰到的問題和狀況并做出可行的解決方案。三是人員配備不科學(xué)、分工不合理。目前對計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的培訓(xùn)仍在進(jìn)行中，因此審計(jì)人員的計(jì)算機(jī)審計(jì)水平存在差距。對審計(jì)組的人員分工應(yīng)做出合理調(diào)配，既要保證重點(diǎn)數(shù)據(jù)分析上有主力挑大梁又要根據(jù)其他人員水平合理分工。通過“幫、扶、帶”的方式，做到人人參與、有效鍛煉，不能將能力差距逐漸拉大。
（二）在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助審計(jì)(do) 階段存在的問題。一是審計(jì)手段單一，缺乏審計(jì)創(chuàng)新意識。當(dāng)前數(shù)據(jù)式審計(jì)、聯(lián)網(wǎng)審計(jì)、信息系統(tǒng)審計(jì)等對審計(jì)手段提出了更高的要求，不斷更新的財(cái)務(wù)管理軟件也決定了審計(jì)手段如果不能及時(shí)更新就是無形中退步的命運(yùn)。尤其是在績效審計(jì)中，各項(xiàng)審計(jì)指標(biāo)對審計(jì)手段的實(shí)施和形成的依據(jù)有著更嚴(yán)格的要求。二是電子數(shù)據(jù)保密制度未能嚴(yán)格落實(shí)。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)具有存儲方便，流動(dòng)性大、監(jiān)管困難的特點(diǎn)，有時(shí)為了能完整反映一個(gè)單位的管理情況，審計(jì)組取得的數(shù)據(jù)不僅年度跨度大而且多為一個(gè)單位的核心機(jī)密，然而審計(jì)組實(shí)施的過程往往是一個(gè)開放的空間，因此必須對整個(gè)審計(jì)流程的保密程序進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。三是審計(jì)人員能力水平造成潛在的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)人員的個(gè)體差異往往是造成審計(jì)質(zhì)量問題的主要原因，對于大部分具備會(huì)計(jì)學(xué)、審計(jì)學(xué)等背景的審計(jì)人員來講，如何能利用計(jì)算機(jī)分析技能在海量的數(shù)據(jù)分析中找到思路，抓住重點(diǎn)，形成有效的審計(jì)方式是整個(gè)執(zhí)行階段必須進(jìn)行全程監(jiān)控的重點(diǎn)，而審計(jì)組的負(fù)責(zé)人更要根據(jù)審計(jì)現(xiàn)場情況，動(dòng)態(tài)調(diào)整人員分工。
（三）在復(fù)核、審理及評價(jià)(check)階段存在的問題。一是審理人員思想上忽視數(shù)據(jù)復(fù)核，在實(shí)際執(zhí)行中復(fù)核人員往往重視對財(cái)務(wù)結(jié)果的復(fù)核，而缺少對數(shù)據(jù)結(jié)果的復(fù)核，同時(shí)由于整個(gè)數(shù)據(jù)分析的過程耗時(shí)長，步驟多，最終反映的是結(jié)果而不是過程，很多復(fù)核人員的畏難思想造成了數(shù)據(jù)復(fù)核上的不到位。二是審理人員缺少數(shù)據(jù)結(jié)果復(fù)核能力，尤其是對于專業(yè)性強(qiáng)的操作分析來說，很多審理人員并不具備這一層面上的計(jì)算機(jī)操作技能，只能對最終結(jié)果的違規(guī)定性進(jìn)行單一復(fù)核，而無法對整個(gè)結(jié)果形成過程的完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行復(fù)核，造成復(fù)核缺陷。三是數(shù)據(jù)分析結(jié)果不納入考核管理。由于缺乏科學(xué)的績效考評制度，計(jì)算機(jī)審計(jì)情況的考評一般只是對整個(gè)分析結(jié)果的合法、合規(guī)性進(jìn)行審查，缺乏對整個(gè)操作過程有效性的評價(jià)；另外，很多單位并沒有建立起對計(jì)算機(jī)審計(jì)運(yùn)用的激勵(lì)措施，在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)賬簿同時(shí)存在的情況下，很多審計(jì)組仍習(xí)慣性的沿用賬簿審計(jì)的老思路，缺乏對計(jì)算機(jī)審計(jì)的主動(dòng)性和創(chuàng)新性。
（四）在計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理總結(jié)(action)階段存在的問題。一方面是對重視總結(jié)審計(jì)方法認(rèn)識不足，難以形成可保存的檔案材料。目前審計(jì)工作中一般形成的是紙質(zhì)的檔案材料，除了上報(bào)優(yōu)秀的審計(jì)方法外，很少再針對實(shí)施的審計(jì)項(xiàng)目整理出一套從數(shù)據(jù)采集到項(xiàng)目實(shí)施再到項(xiàng)目結(jié)論的完整的電子檔案，因此如果再對同一事項(xiàng)開展審計(jì)時(shí)，往往由于數(shù)據(jù)缺失、人員更換等原因造成電子檔案清零，難以通過借鑒以往經(jīng)驗(yàn)的方式節(jié)約人力物力。另一方面是沒有制定與計(jì)算機(jī)審計(jì)管理相關(guān)的規(guī)章制度。這些年來對計(jì)算機(jī)審計(jì)的運(yùn)用越來越普遍，但從目前的管理現(xiàn)狀來看，計(jì)算機(jī)管理制度并不完善，尤其是對于基層的審計(jì)組織來講，幾乎沒有專職的計(jì)算機(jī)管理部門，也沒有行之有效的管理制度。制度的缺失造成管理機(jī)能缺乏良性運(yùn)行。
四、落實(shí)PDCA計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理的途徑
一是要健全計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)管理制度。計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)不應(yīng)該成為制度管理中的真空地帶，應(yīng)該采用一套覆蓋整個(gè)計(jì)算機(jī)審計(jì)過程的管理模式，各個(gè)崗位、各個(gè)步驟都有規(guī)范的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。在制度建立和執(zhí)行的過程中，一方面是要從實(shí)際出發(fā)結(jié)合現(xiàn)場情況制定具有可操作性的方法步驟；一方面要針對電子軟件變化大、更新頻率高的特點(diǎn)做到適時(shí)調(diào)整、及時(shí)完善，建立起一套“有章可循，有章必循”的管理制度。
二是要規(guī)范操作行為，明確崗位職責(zé)。審計(jì)工作有著“單兵突擊”與“團(tuán)隊(duì)合作”相結(jié)合的特點(diǎn)，根據(jù)審計(jì)分工，不斷增強(qiáng)人員業(yè)務(wù)技能和執(zhí)行能力，強(qiáng)調(diào)規(guī)范化的操作，可以最大限度的減少審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)要將審計(jì)責(zé)任具體化，明確崗位職責(zé)，建立責(zé)任追究制，依靠審計(jì)本身的三級復(fù)核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“分工清晰，責(zé)任明確，過程控制”三位一體的動(dòng)態(tài)管理。
三是推行計(jì)算機(jī)審計(jì)績效考評監(jiān)督機(jī)制。要結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定計(jì)算機(jī)應(yīng)用評價(jià)模式和績效考核方法?？己藰?biāo)準(zhǔn)可以采用定量的模式也可以采用定性的模式，通過專人管理、專項(xiàng)考核的方式，監(jiān)督計(jì)算機(jī)審計(jì)執(zhí)行效果；同時(shí)要鼓勵(lì)審計(jì)人員破除畏難情緒，形成計(jì)算機(jī)技術(shù)交流平臺，積極創(chuàng)新審計(jì)方法，形成高質(zhì)量的審計(jì)方法檔案，并對積極創(chuàng)新的審計(jì)方法給予推廣、表彰。
作者：王靜 單位：山東省樂陵市審計(jì)局
