導(dǎo)讀：加強應(yīng)付帳款的管理，是維護企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。
今天，對應(yīng)收帳款的管理已成為企業(yè)加速資金周轉(zhuǎn)、降低經(jīng)營風(fēng)險的重要手段，是企業(yè)財務(wù)管理甚至經(jīng)營管理中的重點。相比之下，對應(yīng)付帳款的管理則鮮被提及。在會計理論中，應(yīng)付帳款是指企業(yè)因購買材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)，它反映的是經(jīng)濟交易中“買方”與“賣方”之間的關(guān)系，即作為買方的企業(yè)與作為賣方的供應(yīng)商之間的關(guān)系。傳統(tǒng)觀念認為，既然大多數(shù)生產(chǎn)要素的市場是買方市場，只要我有購買需求，就會有賣家找上門來，與供應(yīng)商的關(guān)系如何并不重要，因此對應(yīng)付帳款不存在有意識的管理，對帳和盡可能地延緩支付貨款成為應(yīng)付帳款管理的主要內(nèi)容。
但是，在目前流行的供應(yīng)鏈理論看來，企業(yè)與供應(yīng)商之間決非“買”、“賣”關(guān)系這么簡單，而是一種長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。通過與供應(yīng)鏈上游企業(yè)間的緊密聯(lián)系和協(xié)同運作，充分利用內(nèi)外資源，使供應(yīng)商有效地參與到企業(yè)自身的產(chǎn)品設(shè)計、銷售預(yù)測、成本降低甚至管理運作方式的改進等方面，從而創(chuàng)造了一種新型的、能夠增強企業(yè)核心競爭力的商業(yè)運作模式。
加強應(yīng)付帳款的管理，是維護企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。本文從財務(wù)管理角度出發(fā)，談?wù)勅绾芜M行應(yīng)付帳款的管理。
一、 規(guī)范應(yīng)付帳款的會計核算
核算是管理的基礎(chǔ)和信息來源，錯誤的核算將導(dǎo)致錯誤的信息和錯誤的分析結(jié)果，因此規(guī)范應(yīng)付帳款的會計核算至關(guān)重要。
1. “應(yīng)付帳款”科目的設(shè)置與核算
為了保證數(shù)據(jù)來源的統(tǒng)一性，減少核算級次，對供應(yīng)商的核算通常只采用“應(yīng)付帳款”一個一級科目，“預(yù)付帳款”業(yè)務(wù)反映在“應(yīng)付帳款”的借方（編制會計報表時需根據(jù)其余額方向進行重分類）。“應(yīng)付帳款”科目借方藍字反映實際支付（或預(yù)付）的款項，借方紅字反映收到供應(yīng)商退回多付的款項；貸方藍字反映實際收到的材料或商品，貸方紅字反映退回供應(yīng)商的材料或商品；期末借方余額反映公司實際預(yù)付、尚未到貨的款項，貸方余額反映公司應(yīng)付未付的款項?！皯?yīng)付帳款”科目應(yīng)按供應(yīng)商設(shè)置明細賬或按往來單位（供應(yīng)商）核算。
2. 帳務(wù)處理及時性要求
在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，財務(wù)部門應(yīng)及時取得貨物出入庫單據(jù)并做帳務(wù)處理。在企業(yè)實際工作中，由于貨物流轉(zhuǎn)與單據(jù)流轉(zhuǎn)并非完全同步進行，做帳的及時性往往很難得到保證；而帳務(wù)處理不及時導(dǎo)致的財務(wù)信息的時間性差異，將直接影響應(yīng)付帳款帳齡分析的準確性。如何保證物流單據(jù)流轉(zhuǎn)的及時與暢通，是企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理中應(yīng)解決的問題。 規(guī)范應(yīng)付帳款的會計核算是進行應(yīng)付帳款帳齡分析取數(shù)的基礎(chǔ)。
二、 建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案
供應(yīng)商基礎(chǔ)信息來源渠道有三種，一是財務(wù)部門在財務(wù)軟件中錄入，二是財務(wù)部門平時手工或電腦記載，三是企業(yè)物資采購部門手工或電腦記載。由于各部門對供應(yīng)商信息需求不同和財務(wù)軟件自身的局限性，對于從前兩種渠道得到的供應(yīng)商信息，仍需進行適當?shù)募庸げ拍芗右赃\用，因此第二、三種渠道相結(jié)合，即財務(wù)與采購部門配合、在電腦中共同建立和維護供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，是較佳的選擇。
供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的內(nèi)容視企業(yè)管理需要而定，通常應(yīng)包括以下信息：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商簡稱（或編號）、國別、城市、供貨商品類型（或品種）、開始合作日期、結(jié)算幣種、結(jié)算方式（細分為轉(zhuǎn)帳、電匯、信用證、現(xiàn)金、預(yù)付等）、信用額度、信用期、（預(yù)付情況下）首付比例、到貨比例、尾付比例、運保費承擔方、稅票類型、我方經(jīng)辦人、對方經(jīng)辦人、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商銀行帳號，等等。
應(yīng)當注意的是，為了增強數(shù)據(jù)庫之間的有效鏈接、實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動歸集和匯總分析，必須保證上述信息中至少有一條（如“供應(yīng)商簡稱或編號”）與財務(wù)軟件中的供應(yīng)商資料完全匹配。
三、 創(chuàng)建應(yīng)付帳款帳齡自動分析表格
為了分析企業(yè)對供應(yīng)商欠款時間的長短，維護企業(yè)對供應(yīng)商的信譽，為資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，需要象對待應(yīng)收帳款客戶一樣，對應(yīng)付帳款的帳齡進行分析。 傳統(tǒng)的帳齡分析方法是，從應(yīng)收（付）帳款明細帳中逐筆提取、按客戶逐個進行分析，其結(jié)果是速度慢、工作量大、準確度低，在客戶數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)頻繁時幾乎無法開展。筆者在實際工作中，總結(jié)出一種結(jié)合財務(wù)軟件、利用EXCEL自動快速地編制應(yīng)付帳款帳齡分析表的方法：在按月收集供應(yīng)商采購額、付款額的基礎(chǔ)上，將近幾年每個供應(yīng)商每個月采購額、付款額的數(shù)據(jù)反映在同一張工作表中，然后運用EXCEL函數(shù)，自動、快速地編制出各種帳齡時間段金額分布的應(yīng)付帳款帳齡分析表（受篇幅所限，具體編制方法在此省略）。簡化的“應(yīng)付帳款帳齡分析表”格式如下： 序號 供應(yīng)商名稱 國別 產(chǎn)品品種 幣種 信用期/天 近半年累計采購額 近1年累計采購額 本期應(yīng)結(jié)算金額 欠款余額 360天 結(jié)合供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，“應(yīng)付帳款帳齡分析表”能為我們提供與供應(yīng)商管理相關(guān)的極為有用的數(shù)據(jù)信息，如企業(yè)欠各供應(yīng)商貨款的時間長短分布、超過信用期的供應(yīng)商名稱和欠款金額、一定時期內(nèi)各供應(yīng)商與產(chǎn)品品種的采購與付款金額等。
四、 建立供應(yīng)商分類管理系統(tǒng)
1. 供應(yīng)商ABC分類法
庫存ABC分類法同樣可以被移植到供應(yīng)商管理中來：供應(yīng)商中的少數(shù)將占采購總值的大部份。
(1) 可將所有供應(yīng)商區(qū)分為三個不同的部份：
Ａ類供應(yīng)商：采購額占采購總額的70~80％、但數(shù)量只相當于供應(yīng)商總數(shù)的15~20％?！ ?br />
Ｂ類供應(yīng)商：采購額占采購總額的１５~２０％、數(shù)量相當于供應(yīng)商總數(shù)的30~40％。
Ｃ類供應(yīng)商：其采購金額在總金額中幾乎可以忽略不計，采購額占采購總額的5~10％、數(shù)量相當于供應(yīng)商總數(shù)的60~70％。
(2) 將“應(yīng)付帳款帳齡分析表”按近半年或近1年累計采購額由大到小排序，計算出累計百分數(shù)。通常情況下，當累計采購額百分數(shù)達到70%時，組成這些采購額的供應(yīng)商即為A類供應(yīng)商；當累計采購額百分數(shù)達到95%時，組成70%~95%采購額之間的供應(yīng)商即為B類供應(yīng)商；剩下的屬Ｃ類供應(yīng)商。
(3) 對于不同類別的供應(yīng)商實施不同的發(fā)展策略和控制措施： 類別 發(fā)展策略 優(yōu)先級 內(nèi)部流程參與度 往來記錄 A 戰(zhàn)略同盟，共同成長 始終優(yōu)先 溶入到企業(yè)內(nèi)部銷售預(yù)測、訂貨計劃制訂、結(jié)算等主要業(yè)務(wù)流程中 最準確、完整、明細地記錄基本信息、商品數(shù)量與金額、運輸、服務(wù)與產(chǎn)品質(zhì)量、損失等情況 B 平等協(xié)作，互惠互利 關(guān)鍵時優(yōu)先 只參與部分次要流程 只需正常的記錄處理 C 按需交往 不優(yōu)先 不參與內(nèi)部流程 最簡單的記錄處理
2. 規(guī)范結(jié)算條件類別
結(jié)算條件 A 盡可能長的信用期、一定的授信額度 B 一定的信用期 C 供需雙方協(xié)商
3. 規(guī)范結(jié)算流程
清晰的結(jié)算流程，能極大地增強財務(wù)工作的計劃性，減輕結(jié)算工作量，提高財務(wù)工作效率。可從以下幾方面規(guī)范結(jié)算流程：(1) 規(guī)定結(jié)算期：根據(jù)本企業(yè)結(jié)帳日期（如每月25日），以月為周期劃定一個時間周期（如上月26日~本月25日）為結(jié)算期，供應(yīng)商在這個結(jié)算期內(nèi)的所有交貨金額即為當月結(jié)算額。統(tǒng)一結(jié)算期是統(tǒng)一對帳、統(tǒng)一付款的前提，可大大提高工作效率。
(2) 將結(jié)算工作劃分為以下幾個時間段：a、 對帳期：一般在企業(yè)結(jié)帳日期結(jié)束后幾天內(nèi)，在此期間集中安排與供應(yīng)商的帳務(wù)核對工作。對帳結(jié)束后，雙方應(yīng)就對帳結(jié)果予以書面確認。b、 資金計劃提交期：屬于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，一般在月末進行。由采購或用款部門提交下月付款計劃，財務(wù)部門根據(jù)資金狀況進行審核并將審核結(jié)果反饋給采購或用款部門。c、 付款申請?zhí)峤黄冢阂话阍诟犊钊涨耙恢軆?nèi)，由采購或用款部門根據(jù)審批后的付款計劃提交具體的付款申請單，按企業(yè)付款審批流程進行審批。d、 發(fā)票提交期：一般在對帳后幾天內(nèi)或付款日前幾天，由財務(wù)部門通過采購部通知供應(yīng)商提交發(fā)票。e、 付款期：一般每月集中一、兩次付款，由財務(wù)部門根據(jù)付款計劃和付款申請單辦理貨款支付手續(xù)。
以上結(jié)算流程適用于提貨后付款或有一定信用期的供應(yīng)商的貨款結(jié)算，對于付款提貨或訂貨等預(yù)付款業(yè)務(wù)的結(jié)算，則需根據(jù)實際情況而定?！ ?br />
五、 規(guī)范采購合同文本
對于不同類別的供應(yīng)商應(yīng)采用不同的采購合同格式：由于A、B類供應(yīng)商與企業(yè)是長期合作關(guān)系，因此應(yīng)簽訂一年內(nèi)或一個較長時期內(nèi)有效的一般性（框架性）合作協(xié)議，以后每次訂貨時，以雙方傳真或信函形式往來的訂貨清單或采購指令為準，免去頻繁起草采購合同的繁瑣；針對C類供應(yīng)商的采購合同格式，則應(yīng)包含合作協(xié)議的相關(guān)條款與訂貨清單的內(nèi)容，不能只有訂貨清單。合作協(xié)議應(yīng)包括以下內(nèi)容，以避免日后因交易產(chǎn)生的經(jīng)濟法律糾紛而帶來的經(jīng)營風(fēng)險：1. 供銷雙方的單位名稱、地址、電話、聯(lián)系人、銀行帳號、稅號等基本信息；2. 對訂貨清單或采購指令法律效力的說明：如“依據(jù)本合同所制定的補充合同、訂貨清單、采購指令及相關(guān)修訂書等，與本合同構(gòu)成一個統(tǒng)一的整體，與本合同具有相同的法律效力”；3. 關(guān)鍵名詞術(shù)語的定義和解釋；4. 產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格和標準；5. 知識產(chǎn)權(quán)的約定；6. 包裝、運輸與保險；7. 結(jié)算條件：含結(jié)算期的約定、信用期、對帳時間和方式、付款方式、幣種、發(fā)票類型和提交時間，等等；8. 質(zhì)量保證和售后服務(wù)；9. 反貪條款：防止賄賂和貪污行為； 10. 違約責(zé)任和不可抗力的定義；11. 合同變更與解除的情形約定；12. 合同期限；13. 爭議的解決方式（尤其應(yīng)注意仲裁或訴訟地點的規(guī)定）。
六、 建立供應(yīng)商信用評級制度
不同于以預(yù)防收款風(fēng)險為目的的銷售客戶信用評級，對供應(yīng)商的信用評級是為了考察供應(yīng)商在生產(chǎn)能力、資金、管理、成本控制、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、可持續(xù)發(fā)展等方面的實力，以決定是否選擇該供應(yīng)商作為長期合作伙伴。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商伙伴能夠幫助企業(yè)共渡難關(guān)、增強競爭力。1. 對供應(yīng)商的信用評級需要搜集以下資料：供應(yīng)商的資產(chǎn)狀況、財務(wù)狀況、經(jīng)營管理能力、以往業(yè)務(wù)記錄、企業(yè)資信等。2. 建立供應(yīng)商的信用評估模型可按以下步驟進行：1) 確定信用評級需采用的大項及其子項目因素或指標體系；2) 確定各大項及其子項目因素或指標的分值權(quán)重；3) 確定各項目因素或指標的計算公式或評分原則（分值）；4) 確定綜合測評分值對應(yīng)的信用等級名稱及其含義。
最后，結(jié)合供應(yīng)商的信用等級和“應(yīng)付帳款帳齡分析表”反映的業(yè)務(wù)交往記錄，確定被授信額度大小和期限長短。當然，能否取得相應(yīng)的授信結(jié)果，取決于企業(yè)采購部門與供應(yīng)商之間商談的效果?！笆袌龅母偁帉⒉辉偈菃蝹€企業(yè)之間的競爭，而是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭”。企業(yè)只有從戰(zhàn)略高度出發(fā)，有目的、有系統(tǒng)地管理好與供應(yīng)商的關(guān)系，加強對應(yīng)付帳款的管理，才能使自己在市場競爭中處于有利的地位。
