隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人事制度改革的不斷深化，原有的人事檔案管理體制已經(jīng)越來越不適應(yīng)人事工作發(fā)展的需要，改革勢在必行。鑒于此，筆者對當(dāng)前人事檔案管理中遇到的問題進(jìn)行了歸納分析，并結(jié)合當(dāng)前的一些改革措施，對我國人事管理體制改革的方向進(jìn)行了探索總結(jié)。
1 現(xiàn)行的人事管理體制
我國現(xiàn)行的人事檔案管理工作實行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制。集中統(tǒng)一就是由專門的組織人事部門對人事檔案進(jìn)行集中管理，其他部門沒有權(quán)利擅自管理人事檔案，這就保證了人事檔案的權(quán)威性。分級負(fù)責(zé)就是指全國的人事檔案工作由各級組織人事部門根據(jù)各級的管理權(quán)限來管理每一級人員的檔案工作，并對相關(guān)的人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。如市委組織部負(fù)責(zé)管理市縣處級干部的人事檔案材料。
2 存在的弊端
現(xiàn)行的人事檔案管理體制雖然集中統(tǒng)一，但是明顯具有分散性，特別是縣級以下的人事檔案材料由多方參與管理，除組織人事部門正管之外，勞動、教育、衛(wèi)生等部門還兼管人事檔案，甚至每一個單位還管理一部分檔案材料。再就是各級檔案行政管理部門沒有把人事檔案管理列入業(yè)務(wù)指導(dǎo)的范圍，管理人事檔案的工作人員很少參與檔案部門的業(yè)務(wù)活動，使人事檔案工作變成了遠(yuǎn)離于國家檔案工作之外的孤獨個體。
這種家家都管人事檔案的管理模式，讓不具備保管條件的單位自行保管人事檔案，幾十人的人事檔案材料隨便存放在辦公室的文件櫥柜中，根本談不上“六防”等保管條件。在這種狀態(tài)下，人事檔案材料真實性很難維護(hù)，一些虛假材料趁機(jī)混入檔案中。另外檔案的實體安全也存在危險，檔案丟失、損毀現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。這種效率低的管理模式不利于人事檔案工作的發(fā)展，人事檔案的利用價值也很難發(fā)揮出來。
3 改革方向及措施
3.1 建立區(qū)域性的人事檔案中心
構(gòu)建區(qū)域性的人事檔案中心是適應(yīng)新的管理體制的需要。把本身應(yīng)歸國家和社會所有的人事檔案，從單位解放出來，重歸社會所有，從而實現(xiàn)對人事檔案信息的開發(fā)利用。區(qū)域性的人事檔案中心對人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，既擴(kuò)大了人事檔案管理的規(guī)模，又充分利用了人力、財力，實現(xiàn)了人事檔案管理集約化，這樣大幅降低了人事檔案的管理費用，減輕了國家的負(fù)擔(dān)。建立區(qū)域性的人事檔案中心應(yīng)采取試點基礎(chǔ)、穩(wěn)步過渡和全面推進(jìn)的分層實施的原則。要在試點的基礎(chǔ)上，逐步推行。
3.2 實施人事代理
人事代理是今后區(qū)域人事檔案中心的重要內(nèi)容之一。人事代理的優(yōu)勢表現(xiàn)在有利于深化事業(yè)單位人事制度的改革、促進(jìn)人才資源的開發(fā)利用、優(yōu)化配置人才資源。事業(yè)單位實行人事代理，單位可以減少內(nèi)部人事管理事務(wù)，可以集中精力抓人才開發(fā)和人才培訓(xùn)。人事代理是事業(yè)單位人事制度改革的重要措施，在改革的初期，事業(yè)單位全員人事代理顯然不切實際，但是可以采取逐步推行的方法，也就是新人新辦法，老人老辦法。
3.3 改革人事檔案的整理方法
改革人事檔案的整理方法是實行檔案實體整理不裝訂。不裝訂不等于不整理，不裝訂的目的是為了更好地發(fā)揮檔案的利用價值，這是符合檔案工作基本原則的。人事檔案實行不裝訂保存，是為了保持檔案材料的原貌，是體現(xiàn)檔案原始性特點的根本做法?，F(xiàn)在的檔案整理方法要把檔案材料裝訂成冊，必須要對原件進(jìn)行適當(dāng)?shù)男藜羧↓R，這已經(jīng)是對原始材料的人為破壞了。而人事檔案不同于文書檔案，一般每隔一兩年就要充實材料，重新裝訂材料，如此反復(fù)幾次，檔案材料已經(jīng)破爛不堪。這已經(jīng)使材料的原始性難以實現(xiàn)。改革現(xiàn)行的人事檔案整理方法還要注意平時歸檔，只需在每份檔案材料加蓋“類號頁”檔號章，整理材料時對號入座，排列好順序即可。檔案材料不裝訂，既省時、省工，又不損壞材料，有利于規(guī)范化管理。
3.4 深入開發(fā)人事檔案信息
① 建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。信息庫的內(nèi)容要準(zhǔn)確、詳細(xì)，并且要隨時維護(hù)和更新。人們利用數(shù)據(jù)庫可以查詢、統(tǒng)一人員信息，形成各種表格，極大地提高了人事檔案利用工作的效率。② 在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，同時關(guān)鍵是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性。③ 人事檔案工作要充分發(fā)揮人事檔案在人才建設(shè)中的作用，把區(qū)域性人事檔案中心建設(shè)成為人才開發(fā)的權(quán)威機(jī)構(gòu)。
人事檔案管理體制、管理方法的改革以及人事檔案信息資源的開發(fā)利用，必能促進(jìn)人事檔案工作的發(fā)展。只有實行人事檔案管理體制的改革，人事檔案工作的路子才會越走越寬，人事檔案工作才能煥發(fā)新的生機(jī)。
