本文以某基本建設(shè)項(xiàng)目及用友Ｕ８軟件為例說明利用Ｅxcel快速生成自定義“項(xiàng)目投資情況完成表”的方法及這一方法的其他應(yīng)用。
1 示例簡況
假設(shè)有一基本建設(shè)項(xiàng)目，使用國有建設(shè)單位會計(jì)制度，其賬簿設(shè)置如下：
1.1 項(xiàng)目分類及項(xiàng)目信息
（1）項(xiàng)目下設(shè)Ａ、Ｂ、Ｃ三個分項(xiàng)工程，項(xiàng)目編碼分別為１０１、１０２、１０３。
?。?）每個分項(xiàng)工程下設(shè)２個單位工程，項(xiàng)目名稱及編碼分別為：Ａ－１單位工程，編碼１０１０１；Ａ－２單位工程，編碼１０１０２，以此類推。
?。?）每個單位工程下還設(shè)有明細(xì)工程，項(xiàng)目名稱及編碼依同樣規(guī)則設(shè)置，即：Ａ－１－１明細(xì)工程，編碼１０１０１０１；Ａ－１－２明細(xì)工程，編碼１０１０１０２，以此類推。
1.2 科目設(shè)置
?。ǎ保┮患壙颇堪磭薪ㄔO(shè)單位會計(jì)制度設(shè)置，包括：１０１ 建筑安裝工程投資、１０２ 設(shè)備投資、１０３ 待攤投資等科目。
?。ǎ玻┟骷?xì)科目按項(xiàng)目核算需求設(shè)置。１０１ 建筑安裝工程投資下設(shè)有：１０１０１ 建筑工程投資、１０１０２ 安裝工程投資；１０２ 設(shè)備投資下設(shè)有：１０２０１ 在安裝設(shè)備、１０２０２ 不需安裝設(shè)備；１０３ 待攤投資下設(shè)有：１０３０１ 建設(shè)單位管理費(fèi)、１０３０３ 勘察設(shè)計(jì)費(fèi)。
1.3 報(bào)表設(shè)置
其報(bào)表名稱為“***基本建設(shè)項(xiàng)目投資完成情況表（截至*年*月*日）”，反映截止至某一時點(diǎn)的項(xiàng)目投資完成情況，格式如下：
（1）橫向表頭為占用類科目，主要包括三大投資及往來款的一至二級科目。
?。?）縱向表頭為各級項(xiàng)目，按項(xiàng)目編碼依次排列。
?。?）表體內(nèi)容反映某項(xiàng)目某科目截至指定時點(diǎn)的支出數(shù)。
2 在用友軟件中設(shè)置“項(xiàng)目一覽表”
在用友軟件中，能夠提供上述報(bào)表所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的制式報(bào)表是項(xiàng)目一覽表，設(shè)置方式如下：
?。?）選擇“總賬—項(xiàng)目成本一覽表”功能。
?。?）設(shè)置項(xiàng)目成本一覽表查詢條件。
日期：起始日期為賬套啟用日期，終止日期為報(bào)告要求截止日期。
選擇進(jìn)行成本統(tǒng)計(jì)的科目：按報(bào)表橫向標(biāo)題欄選擇１級或２級科目（上下級科目不能同時選擇，因此涉及２級科目的選擇２級科目，１級科目支出數(shù)在Ｅxcel表中通過合計(jì)公式生成）。
選擇進(jìn)行沖減統(tǒng)計(jì)的科目：可根據(jù)需要選擇，本例中暫不設(shè)置。
包含未記賬憑證：按需要選擇是否包含。
設(shè)置完成后可點(diǎn)擊“保存”，將上述設(shè)置保存為項(xiàng)目一覽表模板。
顯示項(xiàng)目：可對項(xiàng)目范圍作選擇，本例不作設(shè)置，默認(rèn)為全部項(xiàng)目。
?。?）生成項(xiàng)目成本一覽表。需生成金額方向分別為借方和貸方的兩張一覽表，并將所生成的數(shù)據(jù)表全部導(dǎo)出為Ｅxcel工作表，可分別將標(biāo)簽名定義為“借方一覽表”、“貸方一覽表”。
3 生成報(bào)表
3.1 設(shè)置報(bào)表模板
按照“一、示例簡況”中的報(bào)表格式設(shè)置模板，并為工作表標(biāo)簽取名為“報(bào)表”。將軟件導(dǎo)出的“借方一覽表”、“貸方一覽表”與設(shè)置的模板“報(bào)表”3個工作表并列在一個Ｅxcel工作簿中。
3.２ 添加取數(shù)函數(shù)
在合計(jì)及小計(jì)欄添加相應(yīng)的ＳＵＭ函數(shù)。
3.３ 定期更新報(bào)表
保存已添加好公式的報(bào)表，以后期間只需將“借方一覽表”、“貸方一覽表”兩個工作表通過復(fù)制、粘貼的方式更新為軟件最新導(dǎo)出的一覽表即可。
4 其他應(yīng)用
上述方法也適用于利用軟件導(dǎo)出的制式賬表或憑證數(shù)據(jù)表生成季度報(bào)表、跨年度及跨賬套查詢表等其他自定義賬表，關(guān)鍵在于報(bào)表模板中應(yīng)有與導(dǎo)出數(shù)據(jù)表相聯(lián)系的取數(shù)標(biāo)識，如科目名稱或科目編碼、項(xiàng)目名稱或項(xiàng)目編碼等。掌握這一關(guān)鍵點(diǎn)后，運(yùn)用ＳＵＭ、ＳＵＭＩＦ、ＳＵＭＩＦＳ（此函數(shù)僅Ｅxcel ２００７及以上版本可用）等幾個簡單的Ｅxcel函數(shù)，即可將會計(jì)軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表加工成各類工作中需要的報(bào)表，且一次設(shè)定后只需簡單的復(fù)制粘貼即可更新，簡便高效。
