一、會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)部門(mén)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，使用專門(mén)的方法和技術(shù)，在核算和監(jiān)督資金活動(dòng)的過(guò)程中形成的作為歷史記載保存起來(lái)并對(duì)以后查考研究有價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料。會(huì)計(jì)檔案具體指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(1)會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì)計(jì)憑證。
(2)會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì)計(jì)賬簿。
(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
(4)其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
二、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
(一)產(chǎn)生與使用的普遍性
從形成會(huì)計(jì)檔案的部門(mén)與單位來(lái)看，凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案。
(二)內(nèi)容與程序的連續(xù)性
會(huì)計(jì)檔案從內(nèi)容和程序來(lái)看，它是先有會(huì)計(jì)憑證，然后依據(jù)會(huì)計(jì)憑證填寫(xiě)會(huì)計(jì)賬簿，最后根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿，編制會(huì)計(jì)報(bào)表。環(huán)環(huán)相扣，緊密相連。
(三)所含成分的穩(wěn)定性
不論是工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、還是銀行會(huì)計(jì)，其會(huì)計(jì)檔案均分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告和其它四大類。
三、會(huì)計(jì)檔案的作用
(一)為經(jīng)濟(jì)管理提供數(shù)據(jù)
國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層通過(guò)會(huì)計(jì)部門(mén)提供的數(shù)字，可從宏觀上了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的情況，分析預(yù)算執(zhí)行情況，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以獲得科學(xué)決策的可靠依據(jù)。
(二)是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的犯罪活動(dòng)和反對(duì)不正之風(fēng)的有力工具
會(huì)計(jì)檔案，尤其是會(huì)計(jì)憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。通過(guò)會(huì)計(jì)憑證可以查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度、計(jì)劃和預(yù)算的規(guī)定，有無(wú)鋪張浪費(fèi)行為，從而嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，防止違法亂紀(jì)的現(xiàn)象發(fā)生。還有一些單位的貪污犯罪活動(dòng)，正是通過(guò)查證會(huì)計(jì)憑證、賬目等會(huì)計(jì)檔案發(fā)現(xiàn)的，從而維護(hù)了財(cái)經(jīng)紀(jì)律，保護(hù)了國(guó)家財(cái)產(chǎn)，沉重地打擊了經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中的嚴(yán)重犯罪活動(dòng)。
(三)史料研究作用
通過(guò)會(huì)計(jì)檔案的積累，可以為企業(yè)編寫(xiě)大事記、開(kāi)展歷史研究等，提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的素材和原始記錄。
四、會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理
(一)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的立卷
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的積累、整理、編目和移交及相關(guān)工作，其中出納人員不得整理、保管會(huì)計(jì)檔案。
1、會(huì)計(jì)憑證的整理方法和要求
(1)會(huì)計(jì)人員應(yīng)每月10日前完成上個(gè)月會(huì)計(jì)憑證的整理裝訂工作。
(2)原始憑證粘貼、折疊的長(zhǎng)度與寬度，應(yīng)與省財(cái)政廳規(guī)定的會(huì)計(jì)憑證封面相同，每本憑證裝訂的厚度一般保持在2厘米以內(nèi)，特殊情況不超過(guò)2.5厘米。
(3)會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。
(4)會(huì)計(jì)憑證整理好后，統(tǒng)一按照記賬憑證編號(hào)順序逐月逐年排列并編寫(xiě)案卷順序號(hào)。
(5)所有的會(huì)計(jì)憑證編好案卷目錄后，應(yīng)裝盒入柜保管，一般不能跨月或跨年裝盒。必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。要購(gòu)置專門(mén)的會(huì)計(jì)憑證柜保管會(huì)計(jì)憑證，做到既整齊美觀，又查閱方便。存放地點(diǎn)應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠，要堅(jiān)決避免一些單位會(huì)計(jì)憑證或成包成捆，或?qū)訉訅警B，存取困難的不良現(xiàn)象。
(6)整理好的會(huì)計(jì)憑證須達(dá)到項(xiàng)目齊全完整、簽章手續(xù)完備、裝訂整齊美觀、排列編號(hào)準(zhǔn)確、查閱利用方便的要求。
2、會(huì)計(jì)賬簿的整理方法和要求
(1)一本賬簿無(wú)論厚薄大小，均視為一個(gè)整理保管單位，也就是一卷，各種賬簿厚度一般不超過(guò)2厘米，以便于整理保管和查閱復(fù)制。
(2)每本賬簿都要從“1”開(kāi)始，統(tǒng)一用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（計(jì)算機(jī)生產(chǎn)的賬簿要有自動(dòng)編制的連續(xù)頁(yè)號(hào)，否則仍需人工編寫(xiě)）。正面有數(shù)據(jù)記載的編寫(xiě)在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的編寫(xiě)在左上角，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)。活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)將正反兩面都無(wú)數(shù)據(jù)記載的空白頁(yè)抽去，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；現(xiàn)金和銀行存款日記賬必須保存原狀，不得拆散或抽去空白頁(yè)。每本賬簿都要在賬頁(yè)之前放置“賬簿啟用表”，并認(rèn)真填寫(xiě)。計(jì)算機(jī)生成的總帳、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)，填齊封面和扉頁(yè)的各項(xiàng)內(nèi)容。
(3)每年的賬簿統(tǒng)一按照現(xiàn)金賬、銀行存款賬、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬的順序進(jìn)行排，且從“1”開(kāi)始，逐年連續(xù)編寫(xiě)案卷順序號(hào)。
(4)凡整理好的賬簿，要按照排列編號(hào)順序統(tǒng)一裝入卷盒內(nèi)。每盒裝幾本，以帳本厚薄確定，裝滿為止，但不同年度的賬簿一般不能混裝在同一盒內(nèi)。
(5)整理好的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)達(dá)到結(jié)構(gòu)完整、項(xiàng)目齊全、頁(yè)碼準(zhǔn)確、平整美觀、查閱方便的要求。
3、財(cái)務(wù)報(bào)表的整理方法和要求
分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說(shuō)明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。
4、其他會(huì)計(jì)核算資料
屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。
(二)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。在實(shí)際工作中，一些財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)覺(jué)得保管一年時(shí)間太短，不便于頻繁查閱，可適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間，但最長(zhǎng)不超過(guò)三年。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
(三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的借閱制度
各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
(四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限為25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等保管期限為永久。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
(五)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來(lái)只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開(kāi)展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)該按照以下程序銷毀：
(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(2)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
(3)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門(mén)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷。
(4)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。
