會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是一個應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?jì)信息系統(tǒng)。它使廣大的財(cái)務(wù)人員從繁重的手工操作中解脫出來，加快了信息處理的速度，提高了信息的準(zhǔn)確性和可靠性，同時在很大程度上實(shí)現(xiàn)了會計(jì)信息的資源共享。然而在實(shí)際的工作中，尤其是小企業(yè)的應(yīng)用過程中，會計(jì)電算化還存在諸多問題。
一、我國小企業(yè)會計(jì)電算化應(yīng)用現(xiàn)狀
伴隨著會計(jì)改革工作的發(fā)展，我國會計(jì)電算化工作正經(jīng)歷著日新月異的變化，先后經(jīng)歷了嘗試、發(fā)展到現(xiàn)在的管理會計(jì)軟件發(fā)展階段。在這個過程中，小企業(yè)也深刻地感受到信息技術(shù)的現(xiàn)代化可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的一體化，并能夠提升企業(yè)的市場競爭力。盡管會計(jì)電算化工作在我國發(fā)展很快，但由于財(cái)務(wù)工作本身的一些特點(diǎn)，對于一些管理基礎(chǔ)薄弱，會計(jì)人員綜合素質(zhì)不高的小企業(yè)來說，會計(jì)工作實(shí)踐中仍然存在很多不足之處，會計(jì)電算化常被局限于替代手工會計(jì)核算，使得小企業(yè)的會計(jì)電算化很難向深層次發(fā)展。同時，隨著電子商務(wù)和網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的興起，會計(jì)電算化也迎來了新的挑戰(zhàn)，我國企業(yè)在實(shí)施會計(jì)電算化過程中的一些問題也被暴露出來。
二、小企業(yè)會計(jì)電算化應(yīng)用中的問題
1.資金投入受限、財(cái)務(wù)軟件使用存在問題。小企業(yè)就其自身而言，都存在規(guī)模小、競爭力弱、資金周轉(zhuǎn)周期長等問題。而開展會計(jì)電算化成本高、收益期長，近期也無法看到顯著成效。所以，小企業(yè)一方面沒有閑置的資金用于會計(jì)電算化的開展，另一方面管理部門對開展電算化也沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃。同時，市場上流通的財(cái)務(wù)軟件多數(shù)是針對大中型企業(yè)的，如金蝶、用友、浪潮等。只有少數(shù)幾個財(cái)務(wù)軟件較適合小企業(yè)，如速達(dá)、管家婆等。而且，大多數(shù)開展會計(jì)電算化的企業(yè)對于財(cái)務(wù)軟件功能的使用比較單一，且主要是通過財(cái)務(wù)軟件代替手工記賬。此外，財(cái)務(wù)軟件都具有一定的技術(shù)含量，未經(jīng)相關(guān)的培訓(xùn)不能熟練使用。
2.不能滿足企業(yè)信息化管理的需求。會計(jì)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設(shè)中極為重要的影響因素，許多小企業(yè)在應(yīng)用電算化系統(tǒng)的過程中未能考慮其管理水平和技術(shù)水平是否與電算化系統(tǒng)相適應(yīng)，而這正是決定小企業(yè)應(yīng)用電算化的決定因素。同時，在實(shí)施會計(jì)電算化時不考慮企業(yè)所處的發(fā)展階段，進(jìn)而不能建立與企業(yè)發(fā)展階段相適應(yīng)的電算化信息系統(tǒng)。電算化系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)該是一個持續(xù)的過程，應(yīng)該隨企業(yè)的發(fā)展而隨時調(diào)整。如果企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)不能與其管理水平和技術(shù)水平相匹配，就會影響企業(yè)管理水平和技術(shù)基礎(chǔ)的提高，而企業(yè)管理水平的提高對成功開展會計(jì)電算化也有著十分重要的意義。
3.存在安全隱患。會計(jì)電算化系統(tǒng)給企業(yè)帶來了許多優(yōu)勢，使企業(yè)管理發(fā)生了革命性的變化，但它也存在著許多安全風(fēng)險(xiǎn)。主要表現(xiàn)為會計(jì)人員風(fēng)險(xiǎn)和軟硬件風(fēng)險(xiǎn)兩個方面：首先，會計(jì)人員是電算化系統(tǒng)的主要使用者，如果他們?nèi)鄙儇?zé)任感和職業(yè)道德，就會導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)更改、密碼更換、信息備份工作不到位，以及密碼泄漏、會計(jì)信息被竊取等問題的產(chǎn)生，以上這些都會給企業(yè)帶來或多或少的經(jīng)濟(jì)損失。其次，作為電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施，硬件設(shè)備一旦發(fā)生異常，會計(jì)工作就無法正常運(yùn)行，甚至?xí)?dǎo)致系統(tǒng)崩潰。一些應(yīng)用會計(jì)電算化的小企業(yè)由于缺乏對硬件管理的維護(hù)，常常出現(xiàn)如設(shè)備老化、電磁干擾等問題。同時，小企業(yè)中普遍存在軟件安裝、病毒、維護(hù)升級、兼容性等問題，但由于資金使用受限，軟件的維護(hù)和升級就被忽視了。此外，在操作過程中也會出現(xiàn)傳輸介質(zhì)使用不當(dāng)?shù)膯栴}，導(dǎo)致系統(tǒng)病毒感染。
三、完善小企業(yè)會計(jì)電算化的對策
1.加強(qiáng)安全防范措施。小企業(yè)在開展會計(jì)電算化之后，要對內(nèi)部控制制度做出相應(yīng)的改進(jìn)。這種改進(jìn)也就是對風(fēng)險(xiǎn)評估、環(huán)境控制、活動控制、信息與溝通和監(jiān)控這五個方面的改進(jìn)，這些改進(jìn)可以使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和管理控制更符合電算化體統(tǒng)的要求。就小企業(yè)而言，一方面要結(jié)合電算化工作的崗位設(shè)置與會計(jì)崗位責(zé)任制度對組織結(jié)構(gòu)與管理控制進(jìn)行必要的調(diào)整與改進(jìn)。建立會計(jì)電算化系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，企業(yè)應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果來確定如何應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對會計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施管理的控制。另一方面，要營造開展電算化工作學(xué)要的外部環(huán)境，結(jié)合電算化工作的業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度等因素，對管理控制和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和完善。
2.提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，會計(jì)核算工作的要求越來越細(xì)，傳統(tǒng)的手工記賬不僅效率低，而且會加大會計(jì)人員的工作強(qiáng)度，而應(yīng)用會計(jì)電算化系統(tǒng)，這些問題就都得以解決了，這就是它的優(yōu)勢所在。對于小企業(yè)而言，是否使用電算化系統(tǒng)主要由領(lǐng)導(dǎo)決定。所以，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到電算化的重要性，和企業(yè)發(fā)展的趨勢，電算化工作才能順利的開展。這就要加大宣傳力度，對財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行擴(kuò)大宣傳，使其優(yōu)越性深入人心，這樣電算化工作才能得到較快的普及。
3.提高會計(jì)人員素質(zhì)。會計(jì)人員是電算化系統(tǒng)的主要使用者，他們的素質(zhì)是電算化工作質(zhì)量的保障。會計(jì)人員的素質(zhì)主要涉及于電算化相關(guān)的知識技能。企業(yè)的管理者應(yīng)采取各種切實(shí)可行的方法和手段，加快人才培養(yǎng)速度，提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)。就目前而言，我國會計(jì)教育中出現(xiàn)了理論于實(shí)際嚴(yán)重脫節(jié)的問題，對于大部分剛從學(xué)校走出的學(xué)生來說，不能很快勝任會計(jì)工作。因此，素質(zhì)提高計(jì)劃中，應(yīng)把于實(shí)際工作相關(guān)的課程和實(shí)習(xí)列入其中，這對于培養(yǎng)企業(yè)需求的會計(jì)人才而言，意義重大。作為財(cái)政部門，應(yīng)組織好會計(jì)人員的電算化培訓(xùn)工作，并注意培訓(xùn)內(nèi)容和事件的選擇，及培訓(xùn)效果的檢驗(yàn)。同時，會計(jì)人員自身也應(yīng)該與時俱進(jìn)，主動更新知識，提高自我以適應(yīng)時代的要求。
