一、某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務(wù)外包案例概述
本文以某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務(wù)外包方案為例，就該制造業(yè)企業(yè)采購業(yè)務(wù)外包方案的具體案例進行分析，針對其內(nèi)部控制要點進行研究，并提出相關(guān)合理性建議。
?。ㄒ唬┠程厥怃撝圃鞓I(yè)企業(yè)（A公司）采購業(yè)務(wù)外包案例簡介某制造業(yè)企業(yè)（以下簡稱為B公司）為冶金行業(yè)的專業(yè)技術(shù)服務(wù)商，2011年10月與從事特殊鋼制造的客戶（以下簡稱為A公司）簽訂了一項為期10年的連鑄機外包合同，為A公司提供一條高效連鑄機的設(shè)計、制造、安裝和調(diào)試以及日常維護保養(yǎng)工作。B公司將按照A公司的生產(chǎn)要求，為其提供相應(yīng)的生產(chǎn)服務(wù)。按照合同要求，第一，該條連鑄機設(shè)備由B公司出資籌建，在A公司完成相應(yīng)的土建基礎(chǔ)工作后，A公司負責(zé)連鑄機設(shè)備的工藝設(shè)計、生產(chǎn)制造、安裝調(diào)試和具體生產(chǎn)工作，該套設(shè)備預(yù)計投資2000萬元；第二，在生產(chǎn)過程中，由A公司按照約定價格提供原材料，B公司具體負責(zé)生產(chǎn)，并將產(chǎn)成品按照約定價格向A公司銷售，并根據(jù)市場狀況適時調(diào)整；第三，B公司負責(zé)該項目的日常經(jīng)營管理工作，所需場地租金、水電費等由B公司自行承擔(dān)。產(chǎn)地租金有A、B公司協(xié)商，水電費按照單獨裝置的計量儀表逐月核定并按市場價格結(jié)算；第四，設(shè)備所有權(quán)屬于B公司，運營期約定為10年。雙方表示，通過外包業(yè)務(wù)合同的簽訂，標志著戰(zhàn)略合作的實現(xiàn)，今后將針對該條生產(chǎn)線共同研發(fā)生產(chǎn)新工藝并促進生產(chǎn)成本的不斷降低，實現(xiàn)雙贏。
（二）某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務(wù)外包案例分析 從兩家公司的立場來看待該外包合同：A公司作為鋼鐵企業(yè)，為了集中精力關(guān)注生產(chǎn)質(zhì)量的提高，提高盈利水平，將部分制造環(huán)節(jié)外包給從事專業(yè)技術(shù)服務(wù)的B公司。同時，通過業(yè)務(wù)外包，降低了其投資力度，減少了現(xiàn)金支出的壓力。但是，B公司能否全力配合其生產(chǎn)計劃的實現(xiàn)，有可能成為影響其生產(chǎn)經(jīng)營的重要因素。即便在合同中約定違約成本，而A公司對自己客戶的違約產(chǎn)生的信譽和品牌風(fēng)險還是客觀存在的。而B公司則可以發(fā)揮其連鑄機工藝技術(shù)專家的特長，有效提高生產(chǎn)效率和降低生產(chǎn)成本，既能增強和客戶的合作力度，又能鞏固其市場份額。但是，巨額的投資也加大了其資金壓力，加之周期長達十年，如果A公司在執(zhí)行合同中產(chǎn)生違約風(fēng)險，或者發(fā)生外部不可抗力，則B公司有可能承擔(dān)較大的經(jīng)濟損失。故此，基于A、B公司雙方的信任和了解，簽訂此外包合同有助于加強雙方的合作力度并產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)，從而進一步增強雙方的市場競爭力。另外一個關(guān)鍵成功因素在于外包合同的執(zhí)行以及執(zhí)行過程中雙方爭議能否友好解決。
二、某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務(wù)外包的主要控制目標
一般而言，企業(yè)業(yè)務(wù)外包需要全面考慮該業(yè)務(wù)從方案制定到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。具體而言，主要控制目標如下：
?。ㄒ唬┱掀髽I(yè)有效資源，實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標 企業(yè)的資源是有限的，為了達成企業(yè)戰(zhàn)略目標，企業(yè)需要分析其現(xiàn)實狀況，將有限的資源發(fā)揮到能夠創(chuàng)造最大價值的業(yè)務(wù)活動中。對于一些非核心業(yè)務(wù)，可以通過外包來實現(xiàn)，A公司則是將高效連鑄機的設(shè)計、制造、安裝和調(diào)試以及日常維護保養(yǎng)工作外包。
?。ǘ┙档推髽I(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益 通過業(yè)務(wù)外包，利用外包服務(wù)單位的專業(yè)化優(yōu)勢，可以在一定程度上降低企業(yè)成本，同時提高效率，保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。B公司作為國內(nèi)連鑄業(yè)務(wù)的綜合承包商，積累了豐富的設(shè)計、制造優(yōu)勢，通過承辦該條連鑄機生產(chǎn)線，既可以擴大自身的市場份額，也能為A公司降低生產(chǎn)成本。
?。ㄈ┻x擇合適服務(wù)伙伴，分擔(dān)企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險 外包作為公司的一項策略，需要選擇正確的合作伙伴，通過坦誠合作實現(xiàn)共同發(fā)展，為顧客提供最滿意的服務(wù)。同時，通過選擇適合的外包商，可以分擔(dān)企業(yè)發(fā)展過程中遇到的企業(yè)風(fēng)險。A公司和B公司以前多次合作，對雙方的技術(shù)和管理都相對熟悉，有著共同的目標，都希望為顧客提供令人滿意的產(chǎn)品和服務(wù)。在共同的價值理念下，互相合作，可以減少項目失敗的風(fēng)險。
?。ㄋ模嵭蟹旨壥跈?quán)管理，規(guī)范外包業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)外包方案的制定和審批是經(jīng)過不同部門進行且經(jīng)過適當授權(quán)的。合理選擇承包單位，降低企業(yè)外包成本。通過選擇適當?shù)耐獍?，滿足公司需求，同時又能降低企業(yè)外包成本。
（五）簽訂有效外包合同，防范企業(yè)法律風(fēng)險 通過明確外包合同內(nèi)容，可以從法律角度預(yù)防企業(yè)風(fēng)險，提高雙方合作滿意度。做好外包過程管理，切實履行企業(yè)義務(wù)。外包業(yè)務(wù)的有效履行有賴于企業(yè)的過程管理，由其外包環(huán)境發(fā)生較大變化時，外包的過程管理尤顯重要。同時，適時驗收外包成果，歸檔整理相關(guān)資料。外包業(yè)務(wù)完成時，要及時組織驗收外包業(yè)務(wù)，通過總結(jié)，積累經(jīng)驗和教訓(xùn)。及時記錄外包業(yè)務(wù)，規(guī)范進行會計核算。外包業(yè)務(wù)需要保證及時準確完整地得以記錄并支付相關(guān)費用。同時，將其在當期明細賬和會計報告中予以反映。
三、某特殊鋼制造企業(yè)（A公司）采購業(yè)務(wù)外包主要風(fēng)險點
確定業(yè)務(wù)外包的目標后，不論是甲方或是承包方，均需要明確存在的主要風(fēng)險點，以便應(yīng)對?？梢詫⑵浞纸鉃闃I(yè)務(wù)外包實施準備階段、業(yè)務(wù)外包開展階段和業(yè)務(wù)外包總結(jié)階段。通過該三部曲，基本上能夠涵蓋業(yè)務(wù)外部的主要風(fēng)險點。具體而言，在業(yè)務(wù)外包各環(huán)節(jié)存在的主要風(fēng)險點有以下具體內(nèi)容：
（一）業(yè)務(wù)外包實施準備階段 該環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容為業(yè)務(wù)外包方案的擬訂、審批、合同簽訂等。理解公司的需求目標是基礎(chǔ)，據(jù)此編制擬訂實施方案，然后通過招投標或議標等方式確定供應(yīng)商并簽訂合同?？傮w而言，不管是甲方或是承包方，需要制定關(guān)于業(yè)務(wù)外包的基本管理制度和業(yè)務(wù)流程，以此確定公司內(nèi)各部門的職責(zé)及操作程序，這是實施業(yè)務(wù)外包的基礎(chǔ)工作，也是內(nèi)部控制環(huán)節(jié)所要求的必備條件。此階段的主要風(fēng)險點簡要總結(jié)如下：公司缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度及業(yè)務(wù)流程，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包擬訂方案或?qū)徟鷷r缺乏依據(jù)；業(yè)務(wù)外包實施方案不符合實際需求或其前提假設(shè)出現(xiàn)重大錯誤，將會直接導(dǎo)致外包業(yè)務(wù)的失敗；公司內(nèi)部職責(zé)不清，出現(xiàn)審批時流于形式或者出現(xiàn)越權(quán)審批的狀況，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包決策出現(xiàn)重大疏漏；選擇了錯誤的業(yè)務(wù)外包合作方，導(dǎo)致項目運作失??；合同簽訂不規(guī)范，業(yè)務(wù)外包無法達到既定目標，進而引發(fā)法律訴訟等一系列負面后果。
?。ǘI(yè)務(wù)外包開展階段該階段主要的主要工作包括外包合同的過程管理、驗收以及日常財務(wù)結(jié)算等。過程管理主要是組織實施業(yè)務(wù)外包的行為，企業(yè)依據(jù)公司規(guī)章制度，通過組織資源的分配，建立與承包方的合作機制，為下一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)外包過程管理做好準備，確保承包方嚴格履行業(yè)務(wù)外包合同。這些工作操作繁瑣，需要較強的責(zé)任心和嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。稍有不慎，可能就會損害公司正當?shù)臋?quán)益。該階段的主要風(fēng)險點列示如下：組織措施不力，業(yè)務(wù)銜接不到位，影響各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的梳理實施；合同違約風(fēng)險的產(chǎn)生可能導(dǎo)致外部業(yè)務(wù)不能實現(xiàn)既定目標，企業(yè)發(fā)生損失，如：承包方不能按期完成設(shè)備建造并生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品、出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等；當企業(yè)所處宏觀經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生較大變化時，雙方未及時調(diào)整業(yè)務(wù)外包管理模式，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)失誤甚至失敗。一般而言，業(yè)務(wù)外包涉及周期較長，而外部環(huán)境又經(jīng)常變化，雙方應(yīng)建立及時修正合同的機制；外部業(yè)務(wù)結(jié)束后，驗收不符合既定標準，導(dǎo)致后期文檔不全或產(chǎn)生爭議等；雙方財務(wù)結(jié)算時，因為審批不及時或出現(xiàn)疏忽，將會導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險的發(fā)生。
（三）業(yè)務(wù)外包總結(jié)階段業(yè)務(wù)外包結(jié)束后，企業(yè)一般會就前期執(zhí)行的業(yè)務(wù)外包合同進行全面的總結(jié)，以積累相關(guān)經(jīng)驗和教訓(xùn)，為后續(xù)的業(yè)務(wù)提供借鑒。同時，企業(yè)也會就業(yè)務(wù)外包的整體績效進行定期或不定期的評價。此階段的主要風(fēng)險是：一是企業(yè)績效考評體系不完善，導(dǎo)致無法及時進行評價或者考評流于形式；二是檔案管理不完善，在實施周期較長的前提下，可能導(dǎo)致最后的總結(jié)缺乏依據(jù)，從而無法得出客觀的結(jié)論。
四、業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制要點
針對外包業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險點，可以重點考慮以下的主要控制點，從而防范因內(nèi)部控制的缺失可能導(dǎo)致的企業(yè)風(fēng)險出現(xiàn)。
?。ㄒ唬I(yè)務(wù)外包實施準備階段具體包括：一是依據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，擬定業(yè)務(wù)外包管理制度和流程，明確其適用范圍、部門職責(zé)和實施程序以及績效管理等，從制度層面為防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險提供依據(jù)。二是根據(jù)業(yè)務(wù)需要編制業(yè)務(wù)外包實施方案時，組織公司相關(guān)職能部門人員成立業(yè)務(wù)小組，全面評估業(yè)務(wù)方案是否符合公司預(yù)期，同時預(yù)判其執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險因素以及應(yīng)對策略，確保方案的切實可行。三是在選擇承包商時，企業(yè)應(yīng)通過招投標的方式全面考核其專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)團隊和管理能力以及類似業(yè)績。結(jié)合公司需求選擇最適合公司的合作方，避免因錯選合作伙伴而導(dǎo)致外包方案出現(xiàn)閃失。四是在簽訂合同階段，除了合同中常規(guī)要求的內(nèi)容之外，應(yīng)重點考慮具體外包業(yè)務(wù)特點可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險因素，通過合同條款予以應(yīng)對。在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識別出的重要風(fēng)險因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。同時，為了應(yīng)對將來執(zhí)行合同時可能出現(xiàn)的外部環(huán)境的重大變化，應(yīng)保留一定的靈活性。
?。ǘI(yè)務(wù)外包開展階段主要包括：一是在合同約定范圍內(nèi)，按照公司業(yè)務(wù)外包管理制度和工作流程，全程管控業(yè)務(wù)外包行為。明確雙方職責(zé)，保持溝通順暢，及時解決雙方爭議。二是按照合同約定，密切關(guān)注外包業(yè)務(wù)承包方的持續(xù)履約能力，并動態(tài)考核其履約效果和效率。對于可能導(dǎo)致偏離合同的行為或技術(shù)，雙方開會討論確定可行的方案及時解決。三是在驗收階段，應(yīng)根據(jù)合同要求的驗收標準進行。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當立即報告，查明原因，視問題的嚴重性與承包方協(xié)商采取恰當?shù)难a救措施，并依法索賠。四是在日常結(jié)算過程中，企業(yè)應(yīng)結(jié)合外包業(yè)務(wù)特點和企業(yè)管理需要，完善會計核算辦法，加強財務(wù)管理，及時審查并辦理結(jié)算事宜。
?。ㄈI(yè)務(wù)外包總結(jié)階段根據(jù)業(yè)務(wù)外包的驗收結(jié)果，公司組織相關(guān)人員對業(yè)務(wù)外包是否達到預(yù)期目標做出總體評價，據(jù)此對業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進行改進和優(yōu)化。由公司內(nèi)部審計或監(jiān)督部門對公司業(yè)務(wù)外包方案進行績效考核，根據(jù)其業(yè)績結(jié)合公司管理制度出具專項經(jīng)濟責(zé)任審計報告。
