黨中央、國務(wù)院高度重視信息化工作，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2006年制定發(fā)布了《2006―2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》（中辦發(fā)［2006］11號），對各部門、各地區(qū)提出了全面推進信息化建設(shè)的要求。會計信息化是國家信息化的重要組成部分。為了貫徹國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略，全面推進我國會計信息化工作，進一步深化會計改革，充分發(fā)揮會計在經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，財政部在2009年印發(fā)了《財政部關(guān)于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》。
在全國大力推進信息化的環(huán)境下，電力科學研究院（以下簡稱電科院）深刻領(lǐng)會上級各單位信息化的規(guī)劃要求，積極貫徹執(zhí)行信息化的發(fā)展戰(zhàn)略，加強信息化對電科院經(jīng)營、財務(wù)管理和決策的支持力度，大力推進企業(yè)管理信息系統(tǒng)（以下簡稱MIS）開發(fā)進程。財務(wù)模塊在MIS中處于閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，通過搭建電子報銷平臺，將預算和資金管控貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)的全過程管理，首先在上一年年末，編制并提交年度預算；然后按月份分解落實資金計劃，結(jié)合在借款報銷中資金的支出和經(jīng)營管理中資金的收入，從預算完成情況和資金使用情況進行財務(wù)分析，實現(xiàn)預算與資金的實時歸集與監(jiān)控。同時，通過系統(tǒng)與經(jīng)營業(yè)務(wù)實施計劃的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)聯(lián)動的核心管理理念，將財務(wù)的管控作用貫穿于經(jīng)營活動的全過程。
一、財務(wù)模塊的框架
電科院的MIS涉及企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)，系統(tǒng)涵蓋內(nèi)容全面有序，整個系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為龍頭，以財務(wù)為收口，科學化地設(shè)計與開發(fā)。財務(wù)模塊功能定位于整個系統(tǒng)的閉環(huán)處理節(jié)點，歸集處理所有經(jīng)營業(yè)務(wù)資金收支及日常生產(chǎn)管理損耗，模塊的設(shè)計依循系統(tǒng)性、實用性和兼容性原則。
（一）系統(tǒng)性
局部服從整體，整體服務(wù)局部。任何模塊的應用都離不開整個系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，財務(wù)模塊設(shè)計不但考慮了應用深度，即模塊對財務(wù)內(nèi)容的深入挖掘能力，還統(tǒng)籌兼顧了廣度，即與其他子模塊的關(guān)聯(lián)程度，這種關(guān)聯(lián)性的大小極大程度上影響整個系統(tǒng)的功能與效用。
（二）實用性
從實用性出發(fā)，充分尊重實際操作經(jīng)驗，將界面、流程、操作設(shè)計得簡單易懂，減少終端使用者由于困惑與不滿所可能引發(fā)的抵觸情緒。界面、流程、操作的簡單并不代表系統(tǒng)的簡單，恰恰相反，這種簡單正是歸因于復雜繁瑣的系統(tǒng)設(shè)計，通過系統(tǒng)的設(shè)計代替部分手工的工作，減輕職工的工作量，這也是信息化的最大優(yōu)勢與本質(zhì)目標。
（三）兼容性
模塊的設(shè)計上，不僅滿足使用者現(xiàn)時的需要，還充分考慮到上級單位未來可能的系統(tǒng)規(guī)劃要求，在字段選取、流程設(shè)計上考慮到了系統(tǒng)的兼容性與可再開發(fā)性以及智能電網(wǎng)的前景需求。
在圖1所示的模塊框架下，預算管理和資金計劃的雙主線清晰可見，模塊功能包括預算的申報、調(diào)整和下達分解；月度資金計劃的申報、調(diào)整和下達分解；借款和報銷電子審批；資金的收支系統(tǒng)管理；以電科院經(jīng)營業(yè)務(wù)和生產(chǎn)管理為分析對象，依托預算管理和資金計劃雙主線的經(jīng)營活動貫穿性，實時動態(tài)監(jiān)測預算完成情況與資金使用的準確率。
二、財務(wù)模塊的運行與財務(wù)管控功能的實現(xiàn)
系統(tǒng)運行前組織了相關(guān)的培訓，確保無紙化審批的流暢性，并有效降低或消除由于無紙化審批可能引發(fā)的經(jīng)營風險和審計風險。對復雜功能點實行先試點后推廣的方法，有序推進?？紤]到MIS系統(tǒng)待穩(wěn)定性及待完善性，系統(tǒng)運行之初暫時實行雙軌模式，即同時應用原有紙質(zhì)審批流程和MIS電子審批流程，待運行流暢高效后，再擇機取消紙質(zhì)審批材料在審批環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)無紙化審批單軌運行。
?。ㄒ唬﹫箐N與借款
報銷與借款是基本的財務(wù)核算，產(chǎn)生最基本的數(shù)據(jù)元，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，關(guān)系到整個模塊的功能能否實現(xiàn)，以及實現(xiàn)的質(zhì)量。報銷與借款流程的設(shè)定從企業(yè)財務(wù)制度出發(fā)，將制度流程化。報銷單先由報銷人發(fā)起申請，經(jīng)部門領(lǐng)導審批后送到不同的歸口部門和領(lǐng)導處進行審批處理，按金額大小再判斷是否需經(jīng)院領(lǐng)導審批，所有審批程序完畢后報銷單返回申請發(fā)起人，通知其提交相關(guān)資料到財務(wù)部報銷，最后由財務(wù)部對審核無誤的報銷單進行歸檔處理。
在流程審批環(huán)節(jié)中任一審批者認為報銷單有問題需重新處理時，均可進行退單操作，可退人包括發(fā)起人和之前所有審批者，經(jīng)相關(guān)被退單人員修改后，從被退節(jié)點繼續(xù)走審批流程。
員工差旅費報銷的報銷數(shù)量是最大的，但涉及的總金額占總量比例卻很小。在設(shè)計上要求所有出差必須綁定工作任務(wù)單或出差申請單方可發(fā)起報銷，嚴格控制了亂報、虛報差旅費的可能性。在流程中設(shè)有住宿是否超過標準和是否領(lǐng)導出差的判斷，針對不同的情形跳轉(zhuǎn)相應的流程，實現(xiàn)電子審批與實務(wù)操作的一致性，保證嚴格的審批流程，體現(xiàn)科學化的經(jīng)營管理方式。
借款流程與報銷流程無顯著實質(zhì)差異，總體思路一致。在字段設(shè)計上，涵蓋了一般業(yè)務(wù)所涉及的借款人、借款事由、戶名、賬號、開戶銀行等信息，并且開發(fā)了簡易的客戶資料庫，方便查詢、調(diào)取及維護工作。同時，系統(tǒng)針對支票借款、限額借款也都予以了技術(shù)支持，根據(jù)操作者不同的選擇進行邏輯判斷，保證電子審批與實務(wù)操作的一致性。
沖賬報銷單與借款單的關(guān)聯(lián)。當借款人取得發(fā)票后需沖賬時，應發(fā)起報銷申請，并在發(fā)起時選擇沖賬所關(guān)聯(lián)的借款，這時系統(tǒng)將會自動在本次報銷金額中扣除借款金額，余額即為本次報銷資金收支。之所以這里講的是資金收支，因為當借款金額小于報銷金額時，需補付差額，是資金支出的過程；當借款金額大于報銷金額時，需要借款人歸還余款，是資金收入的過程，當然此時借款人也可以選擇多次沖賬。在借款列表中根據(jù)借款單不同的狀態(tài)進行區(qū)別，分為未沖賬、部分沖賬和已沖賬三種狀態(tài)，方便不同數(shù)據(jù)使用者管理。
?。ǘ┵Y金計劃與資金實時監(jiān)控平臺
電科院的資金籌集全部來源于上級單位廣東電網(wǎng)公司的撥款，加上零余額管理的“收入資金實時歸集，支出資金日間透支、日終補足”的運作模式，在企業(yè)內(nèi)部不會存在資金沉淀的情況，所以電科院的資金管理重點落在資金的合理分配上。電科院的資金管理思路是：在上級單位的統(tǒng)一部署下，堅持全面預算管理為基礎(chǔ)，實行“收支兩條線”的資金管理模式，對收入戶和支出戶進行零余額管理，為資金的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬結(jié)算、上劃下?lián)堋⑾到y(tǒng)內(nèi)各種信息的上傳下達、內(nèi)部單位的賬戶管理等功能的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。通過在報銷與借款時選擇每月資金計劃，將資金的支出與計劃連在一起。
每月25日，電科院歸口管理部門根據(jù)各部（所）上報的下月資金需求向財務(wù)部申報下月資金計劃，財務(wù)部在匯總各預算歸口管理部門計劃的基礎(chǔ)上對下月資金計劃進行最后協(xié)調(diào)；然后上報省公司審批。至此，下月資金計劃基本確定下來，從而達到對月度資金計劃進行總額控制的目的。MIS上線后，各預算歸口管理部門的月度資金上報由過去的紙質(zhì)上報改為通過MIS系統(tǒng)上報，流程從發(fā)起人，到中間環(huán)節(jié)的領(lǐng)導審批，直至最后財務(wù)部的統(tǒng)一匯總，全部通過MIS系統(tǒng)完成，從而形成了月度資金計劃的一個閉環(huán)系統(tǒng)。
電科院的MIS中專門開設(shè)了資金實時監(jiān)控平臺，該平臺將各項目資金分為已經(jīng)完成和在途審批兩大部分，通過自動匯總這兩大部分的資金情況，同月初資金計劃進行配比，自動顯示出各項目當前的資金完成情況。通過該資金實時監(jiān)控平臺，資金管理專責可以實時查詢到當前各項目的資金完成情況，有效地進行適當?shù)膮f(xié)調(diào)，從而保證月度資金計劃的完成。資金實時監(jiān)控平臺的出現(xiàn)，有效地解決了以往月中各項目資金使用情況統(tǒng)計繁瑣的問題，是我院提高資金管理水平的一項重要的創(chuàng)先舉措。
在資金平臺中按95%的資金準確率進行紅綠燈管控，即完成率小于95%顯示紅燈，大于等于95%的則顯示綠燈，清楚明了地顯示，大大提高了相關(guān)使用者的使用效率。
?。ㄈ┠甓阮A算與預算實時歸集平臺
電科院預算管理是以全面預算管理為主線，以項目管理為核心，信息化支撐手段，按照部門預算歸口管理的原則，通過預算編制實現(xiàn)經(jīng)營性收支預算、成本預算等各種專項預算。通過預算編制、申報、匯總、審批、下達、調(diào)整的完整流程，把預算目標層層下達、落實。在預算編制、下達工作完成的基礎(chǔ)上，對主要業(yè)務(wù)都實行嚴格、規(guī)范的審核審批流程，最終實現(xiàn)“戰(zhàn)略規(guī)劃、目標設(shè)定、預算形成、監(jiān)控調(diào)整”的全過程管理。
通過年度預算及預算實時歸集平臺，實現(xiàn)預算編制、審批、執(zhí)行監(jiān)控的信息化管理，執(zhí)行管控到位；預算執(zhí)行監(jiān)測是將預算的實際執(zhí)行情況與預算目標進行比較分析，找出差異原因。在預算報表頁面中，可以查看不同報表的預算執(zhí)行完成情況，每日對預算平臺進行實時歸集，并按照年初預算下達數(shù)，對執(zhí)行情況與差異原因進行分析，積極尋求解決辦法，及時研究調(diào)整經(jīng)營方式和經(jīng)營策略，并固化預算模型、管理流程和管理表單，將預算（計劃）和資金管控貫穿于業(yè)務(wù)的全過程，實現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)共享，解決計劃與預算的融合。
預算實時平臺能夠指導和監(jiān)控業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，對預算執(zhí)行情況進行追蹤和評價，便于實際業(yè)務(wù)運作時的事前計劃、事中控制與事后分析控制。預算實時歸集平臺設(shè)計原理與界面布局同資金實時監(jiān)控平臺，保持了系統(tǒng)的統(tǒng)一布局。
（四）其他事項
經(jīng)營資金收入按經(jīng)營性質(zhì)由其他部門開發(fā)，為避免重復工作，財務(wù)模塊引入鏈接進行收入的閉環(huán)操作，數(shù)據(jù)歸集時直接從其他模塊取數(shù)。非資金性費用，如固定資產(chǎn)折舊、無形資產(chǎn)攤銷等，本為正常財務(wù)核算無需審批流程，為保證預算涵蓋范圍的完整性也列入MIS管理中。
三、成果總結(jié)與尚存問題
為提高信息化在電科院財務(wù)管理中的運用程度，增強財務(wù)管控水平，電科院以“分批試點，逐步推廣”的思想為指導，從2011年4月份起，將信息系統(tǒng)財務(wù)模塊中的借款與報銷和資金管理子模塊在全院各部（所）進行分批試點運行。
經(jīng)過近4個月的運行，整個財務(wù)模塊總體運行穩(wěn)定，初步達到之前設(shè)定的目標，呈現(xiàn)出以下幾個特點：
第一，資金管理信息化。資金管理工作從月末上報次月資金申請計劃，到月中資金計劃執(zhí)行，直至月末資金計劃執(zhí)行情況的考核整個閉環(huán)系統(tǒng)全部通過MIS系統(tǒng)完成，改變了以往手工操作的低效率局面。通過將借款與報銷和資金實時監(jiān)控平臺這兩個子模塊進行數(shù)據(jù)共享，資金管理專責通過資金實時監(jiān)控平臺可以隨時關(guān)注到當月各費用項目的資金使用情況，以便對當月各項目間資金進行協(xié)調(diào)。月末甚至可以在資金實時監(jiān)控平臺上查詢到已經(jīng)列入本月資金計劃但尚未執(zhí)行的項目，進而督促該項目負責人盡快將報賬單據(jù)提交到財務(wù)部，從而保證當月資金計劃的準確執(zhí)行。
第二，財務(wù)報銷清晰化。職工的日常報銷從報銷單據(jù)填寫，到相關(guān)專責和領(lǐng)導簽名以及最后的提交到財務(wù)部報銷等環(huán)節(jié)全部通過MIS來完成。報銷人只需在MIS系統(tǒng)的報銷界面填完報銷事項與金額后提交到相關(guān)的預算歸口管理部門，此后報銷人則可以通過MIS中的報銷界面查詢到報銷單據(jù)的當前狀態(tài)。MIS的上線改變了以往職工報銷處于一個“黑箱子”的狀態(tài)，即報銷人填完單據(jù)后到最后的報銷結(jié)束這之間的全部狀態(tài)處于一種空白狀態(tài)，根本不清楚自己的報銷單據(jù)現(xiàn)在處于什么情況。為了解自己報銷的單據(jù)是否已經(jīng)提交到財務(wù)部，不得不經(jīng)常打電話到財務(wù)部門查詢，這樣既浪費時間，又不一定能夠得到滿意的答復。
第三，財務(wù)管控一體化。預算和資金管理是電科院財務(wù)管控的兩大重點。以前的財務(wù)管控，更多的是體現(xiàn)在預算和資金管理的分工上，二者間的協(xié)作卻不盡如人意。MIS上線后，預算和資金管理的日常工作分別在年度預算和月度資金計劃的子模塊中進行操作，為加強二者間的協(xié)作性，MIS系統(tǒng)在年度預算和月度資金計劃子模塊之外增設(shè)了財務(wù)分析模塊，通過該模塊將預算實時歸集平臺和資金實時監(jiān)控平臺中的數(shù)據(jù)進行配比分析，形成財務(wù)管控中預算和資金管理攜手并進的局面，避免財務(wù)管控中只考慮預算或資金的不利形勢，提高了財務(wù)管控的一體化水平。
系統(tǒng)的設(shè)計充分考慮了上級單位的管理思路，充分做到以科學發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，深入推進財務(wù)創(chuàng)先工作，逐步建立適合創(chuàng)先管理的現(xiàn)代財務(wù)管理體系，向管控型財務(wù)角色積極轉(zhuǎn)變，為公司創(chuàng)建國際先進省級電網(wǎng)公司提供堅強的財務(wù)支撐。
