一、財務(wù)事前控制所需要的軟件
某集團本部負責全集團的財務(wù)匯總，有一個本級的財務(wù)單位，有9個二級單位，每個二級單位又有7至10個3級單位，整個集團有80多個單位構(gòu)成，分布在相距幾百公里的地域，在各地開立銀行賬戶。該集團實現(xiàn)財務(wù)事前控制的方法是：借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)實時信息傳遞，編制支出預算，以銀行支出憑證為控制點，每張支出憑證都用電腦在系統(tǒng)中打印，對應(yīng)的開戶行約定只接收電腦打印的憑證。沒有預算的憑證、超過預算的憑證，電腦系統(tǒng)打印不出銀行支出憑證，無法支出財務(wù)資金。達到事前控制的目的。
要做到事前控制，首先需要有一套具有預算管理功能、有日清月結(jié)的、有銀行支付功能的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，它不同于一般的財務(wù)電算化軟件，它把信息化、網(wǎng)絡(luò)化很好地應(yīng)用到財務(wù)管理工作中，為財務(wù)工作服務(wù)。把預算、指標管理、資金控制與會計核算很好地集合，以撥款單據(jù)為控制點，隨時計算各個項目的指標增加數(shù)字、已支出數(shù)，把兩組數(shù)據(jù)隨時進行對照檢查，一旦超指標撥款，就無法打印撥款單據(jù)，銀行不能支出，達到遠程控制的目的。該軟件不僅是核算的軟件，還是事前控制的軟件，還是省、市、縣集團數(shù)據(jù)大集中的軟件，是遠程指標控制的軟件。
二、預算安排
要做到事前控制，需要做好預算安排，年末就要讓各子公司、孫公司根據(jù)人員數(shù)、項目成本等要素編制次年的開支預算。匯總上報總部，總部審核批準各單位次年的開支預算和支出的項目。把預算數(shù)放入本系統(tǒng)，各單位開銀行支票時，系統(tǒng)自動核對該預算數(shù)，如果項目不對、預算超支，就開不出銀行支票。多個單位同時使用這套軟件，提高財務(wù)信息的適用性、時效性、準確性。以前，省市縣集團之間多用電話、傳真、郵件等傳遞財務(wù)報表數(shù)據(jù)，傳輸速度慢、輸入和匯總工作量大，有些報表經(jīng)過層層的傳遞、轉(zhuǎn)換容易出差錯，有的數(shù)據(jù)傳來傳去，都超過了時間，時效性差，無法滿足管理會計、各級領(lǐng)導決策的需要。該系統(tǒng)使用后，縣里輸入一張憑證，這張憑證的科目、數(shù)據(jù)、甚至原始的發(fā)票、憑證、照片，在幾秒內(nèi)傳送到省里的數(shù)據(jù)中心。省、市、縣領(lǐng)導、財務(wù)人員，需要看報表，賬本、憑證，無需基層財務(wù)人員編制、呈送。可以自己生成報表、賬簿、可以直接查看憑證、原始憑證、照片，總部與子單位、孫單位查看數(shù)據(jù)幾乎沒有時間差。匯總出來的數(shù)字是當前從基層直接來的數(shù)字，沒有經(jīng)過中間層的加工的數(shù)據(jù)，是最原始的、最真實、最準確的數(shù)據(jù)。原始發(fā)票、合同、工程照片都可以看到。用款單位更會認真審核原始單據(jù)，防止虛假發(fā)票、單據(jù)的產(chǎn)生。
會計從事后的核算走向了事前的控制，加快了信息的傳遞、反饋與控制能力。現(xiàn)在，經(jīng)過領(lǐng)導審批的指標由省里統(tǒng)一導入到本系統(tǒng)，每撥一筆資金電腦都會隨時自動記錄、計算，一旦指標超過，就無法開出撥款單，解決了超指標用款、挪用其他項目款項的違紀違法情況的發(fā)生。
預算數(shù)在年度中期，因為實際情況有變動，經(jīng)過領(lǐng)導集體研究，是可以變動的，領(lǐng)導層把預算變動了，財務(wù)部門要及時調(diào)整預算數(shù)，如救災(zāi)款項，就需要在短時間內(nèi)調(diào)整預算，系統(tǒng)要適合快速變動。資金支出以撥款單據(jù)為控制點，隨時計算各個項目的指標增加數(shù)、已支出數(shù)，把兩組數(shù)據(jù)隨時進行對照檢查，一旦超預算撥款，就無法打印撥款單據(jù)，銀行資金不能支出，達到遠程控制的目的。
支出過程的嚴格控制主要體現(xiàn)在：用于撥付項目款的銀行賬戶必須上報省局，由省局統(tǒng)一錄入系統(tǒng)，如果賬號改變也需通過省局修改；付款時全省使用統(tǒng)一的會計科目；對項目工程施工單位設(shè)置往來賬簿管理，省局在線監(jiān)查時，通過往來管理查看施工單位的用款情況；項目撥款一旦超出預算數(shù)，系統(tǒng)自動視為無效撥款，無法進入到下一環(huán)節(jié)即銀行轉(zhuǎn)賬環(huán)節(jié)；項目撥款成功后，首先生成一張撥款審批單，為了保證撥款單與審批單的一致性，通過校對兩份單據(jù)上的驗證碼即可杜絕名不符實的撥款；資金支出撥款完成后，縣級單位會計人員將該撥款單轉(zhuǎn)入會計憑證，未轉(zhuǎn)入會計憑證的視為撥款未完成，而一旦轉(zhuǎn)入會計憑證，該撥款單則無法再做任何變動。
從核算會計走向管理會計，把財務(wù)人員從繁重的事后核算工作中解脫出來。原來數(shù)字輸入、計算、匯總，只要一個地方出錯、一個單位出錯，各級匯總就不平，各級和總部報表就無法做出來，查找出錯原因，需要全盤重新檢查、計算，工作量十分巨大，經(jīng)常加班加點。領(lǐng)導看到財務(wù)人員整天忙于數(shù)字，許多管理的工作、控制的工作都無法布置給會計人員做?，F(xiàn)在記賬、算賬、匯總、做報表、上報，都可以在較短的時間內(nèi)完成，財務(wù)人員的計算工作量減少了，核算輕松了，就可以抽出更多的時間做審核工作、管理會計的工作，以及調(diào)查研究工作，事前控制、審查工作。不僅沒有降低財務(wù)人員的作用，領(lǐng)導更會把管理工作布置給會計人員去做，這樣更提高了會計人員的地位。用上了財務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，財務(wù)人員從原來做數(shù)字的奴隸變成現(xiàn)在做數(shù)字的主人，更有了主人翁的感覺。
三、系統(tǒng)的穩(wěn)定性
事前的控制需要注意的是系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因為網(wǎng)絡(luò)偶爾有斷網(wǎng)、堵塞等情況發(fā)生，病毒、黑客還將長期存在，如何做好系統(tǒng)的穩(wěn)定性呢？本系統(tǒng)采用VPN網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)總部與各子單位的聯(lián)接，采用數(shù)據(jù)大集中方式，原始憑證存放在市縣子單位，由市縣子單位把會計憑證輸入系統(tǒng)，把原始憑證進行掃描存入系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)實時把原始憑證、會計憑證傳送到總部的服務(wù)器。實現(xiàn)省市縣資金的在線管理。本系統(tǒng)包含：指標數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、撥款、憑證、賬簿、報表以及初始設(shè)置、權(quán)限管理等。在撥款過程對數(shù)據(jù)的處理實現(xiàn)預算指標支付的控制、網(wǎng)上對賬，總賬明細賬用軟件系統(tǒng)自動登記，報表自動生成，及全省的自動匯總功能。
本系統(tǒng)采用三層B/S架構(gòu)，采用當前流行的三層結(jié)構(gòu)，Browse/Server方式來構(gòu)建，運用當前先進的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)編程接口與數(shù)據(jù)庫相連接，構(gòu)造一個功能強大的應(yīng)用系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)采用了后臺數(shù)據(jù)庫，用戶界面完全通過瀏覽器實現(xiàn)，一部分事物邏輯在前端實現(xiàn)，但是主要事物邏輯在服務(wù)器端實現(xiàn)。WEB服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，互為備份，互為切換。實現(xiàn)在任何一臺服務(wù)器出故障的情況下，另一臺服務(wù)器在短時間內(nèi)可以恢復系統(tǒng)的運行。在故障服務(wù)器修理好以后，重新啟動雙服務(wù)器運行。
資金的控制主要通過指標賬的轉(zhuǎn)換、指標憑證的輸入形成指標賬薄。撥款單打印時，數(shù)據(jù)與指標賬余額進行對照，如果超過預算數(shù)，就不予打印撥款單。撥款單由可以自動生成會計憑證，自動記錄明細賬、總賬。指標賬與會計賬對照，再加未入賬的撥款單數(shù)據(jù)，隨時計算其中的余額，達到控制支出數(shù)的目的。
如何做好網(wǎng)絡(luò)安全是實現(xiàn)在線監(jiān)控的關(guān)鍵要素。網(wǎng)絡(luò)安全是指利用網(wǎng)絡(luò)管理、控制或用技術(shù)措施保障一個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境里的信息數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。具體地說，網(wǎng)絡(luò)安全要確保計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在存儲、處理、傳輸信息數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性，確保對授權(quán)合法用戶的服務(wù)和限制非授權(quán)用戶的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)安全包括兩方面內(nèi)容，即網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)的信息安全。系統(tǒng)安全包括系統(tǒng)的軟、硬件和固件的安全性，包括計算機網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的ＣＰＵ操作系統(tǒng)、存儲器、路由器等的安全；而信息安全包括信息數(shù)據(jù)的存儲、處理、傳輸?shù)陌踩?，包括信息的保密性、完整性和可用性。監(jiān)控系統(tǒng)在保障網(wǎng)絡(luò)安全上采取了以下措施。
首先，加強安全意識的培訓，統(tǒng)一認識。因為一些保障網(wǎng)絡(luò)安全的先進技術(shù)在一段時間過后會過時，需要培養(yǎng)操作人員的安全意識，養(yǎng)成良好的上網(wǎng)習慣才能應(yīng)對不斷襲來的安全威脅。比如及時打好系統(tǒng)補丁、使用殺毒軟件進行計算機病毒查殺、不得使用各類移動存儲設(shè)備在互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)之間傳播不安全程序、文件等等。
其次，確保足夠資金投資于IT系統(tǒng)的安全項目。例如：防病毒軟件、防火墻服務(wù)器、加密軟件、入侵檢測系統(tǒng)、集中安全管理、網(wǎng)絡(luò)操作行為管理軟件、身份認證卡等產(chǎn)品。
網(wǎng)絡(luò)管理員對全網(wǎng)流量的監(jiān)測。網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的不良流量也可能非常嚴重地影響到網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵應(yīng)用的運行。因此，進行全網(wǎng)的流量監(jiān)測是非常重要而且是必要的。通過全網(wǎng)流量檢測，能夠了解網(wǎng)絡(luò)當中的數(shù)據(jù)流狀況，包括流量大小、來源和目的、由何種應(yīng)用產(chǎn)生、數(shù)據(jù)量的大小等。對于重要的支出，需要提前預見，提前準備，最好提前2天或提前幾個小時先打印支票，如果沒有實際支出，再給予作廢。防止在斷網(wǎng)期間，無法支出，給工作造成損失。
本系統(tǒng)已經(jīng)運行2年多時間，總結(jié)了一些經(jīng)驗和教訓，基本上做到業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、信息流、控制流同步作業(yè)?？梢匀涨逶陆Y(jié)，隨時生成縣、市、省級和全省總部的賬務(wù)、報表及領(lǐng)導需要的各類數(shù)據(jù)。為財務(wù)的事前控制、資金的實時管理、輔助決策提供及時準確的數(shù)據(jù)信息和控制手段。
