某企業(yè)主要從事柴油機(jī)及其零部件和柴油發(fā)電機(jī)組的研發(fā)設(shè)計(jì)、制造和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，隨著企業(yè)不斷進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整、主輔剝離，非核心零部件逐漸由自制轉(zhuǎn)為外購(gòu)，大量的非生產(chǎn)性業(yè)務(wù)進(jìn)行了外包，采購(gòu)成為最重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之一，年度采購(gòu)額已超10億元。
對(duì)生產(chǎn)采購(gòu)，公司實(shí)施了戰(zhàn)略采購(gòu)方式，全部采購(gòu)業(yè)務(wù)均由采購(gòu)部進(jìn)行，財(cái)務(wù)部、質(zhì)保部、物流部協(xié)助其對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行成本、質(zhì)量和供貨管理。但對(duì)非生產(chǎn)性采購(gòu)（下稱(chēng)“一般采購(gòu)”），如設(shè)備設(shè)施采購(gòu)、工程項(xiàng)目外包、辦公用品采購(gòu)等，在2008年以前，公司一直是專(zhuān)業(yè)全程負(fù)責(zé)制，也即一個(gè)設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)制訂預(yù)算、技術(shù)方案、商務(wù)談判、選擇供應(yīng)商、驗(yàn)收以及安裝調(diào)試等全過(guò)程，其責(zé)任清晰、效率高，但也存在大量的控制漏洞。
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制
分析該企業(yè)的采購(gòu)過(guò)程，主要環(huán)節(jié)包括：計(jì)劃或申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收和付款等?？赡艽嬖诘娘L(fēng)險(xiǎn)包括：未進(jìn)行申請(qǐng)（或申請(qǐng)未得到有效批準(zhǔn)），導(dǎo)致發(fā)生了不必要的采購(gòu)；選擇了不符合要求的供貨商，導(dǎo)致采購(gòu)要求得不到持續(xù)一致的保證；未經(jīng)有效驗(yàn)收或登賬，導(dǎo)致不合格品流入公司或存在賬外物資等等；價(jià)格制定或計(jì)入錯(cuò)誤，導(dǎo)致錯(cuò)誤付款遭受損失等。其采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)為：采購(gòu)申請(qǐng)環(huán)節(jié)；供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)。
為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，該企業(yè)采取了以下控制措施：預(yù)算與申請(qǐng)方面，全部采購(gòu)納入預(yù)算管理，需進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)，按照權(quán)限審批后實(shí)施；供應(yīng)商選擇方面，不再由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行，全部集中到采購(gòu)部實(shí)施，采購(gòu)部通過(guò)比價(jià)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)等方式確定最優(yōu)供應(yīng)商；驗(yàn)收與付款方面，由業(yè)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)要求進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部，供應(yīng)商準(zhǔn)備發(fā)票，財(cái)務(wù)部根據(jù)“三單匹配”，核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)（訂單）、驗(yàn)收單和發(fā)票無(wú)誤后進(jìn)行付款。
因此，關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)包括步驟：描述作業(yè)程序、定義風(fēng)險(xiǎn)、定義控制目標(biāo)、定義控制活動(dòng)、定義測(cè)試活動(dòng)。
控制措施制度固化后，只是完成內(nèi)部控制設(shè)計(jì)，但并不是內(nèi)部控制過(guò)程的結(jié)束，還需組織部門(mén)實(shí)施和進(jìn)行評(píng)價(jià)。
