預算外事項是指經(jīng)預算管理委員會批準的各責任中心預算中未涉及的，但因內部或外部因素導致的、必須執(zhí)行的事項。對于預算管理委員會批準的各責任中心預算中未涉及的，但因下列原因導致的、必須執(zhí)行的事項，不屬于預算外事項，應作為預算整體目標調整事項。主要包括：一是企業(yè)體制改革；二是業(yè)務經(jīng)營范圍變更；三是國家宏觀政策大幅度調整；四是市場競爭形勢發(fā)生重大變化、企業(yè)經(jīng)營目標進行調整；五是國家政治經(jīng)濟生活中不可抗拒事件發(fā)生；六是大型自然災害的影響等。
經(jīng)預算管理委員會批準的各責任中心預算中己涉及，但實際執(zhí)行中價值量超出原預算內事項價值量而需要追加價值量的事項，不屬于預算外事項，應作為預算整體目標內局部調整事項。
預算一經(jīng)批準，執(zhí)行應具有剛性，因此要嚴格控制預算外事項的發(fā)生。但為保證企業(yè)目標的實現(xiàn)和企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營，各責任中心確因內外部因素的影響，必須執(zhí)行預算外事項時，應嚴格按照一定的申請和審批程序執(zhí)行，并對預算外事項的執(zhí)行結果負責。
1.預算外事項執(zhí)行的申請
預算外事項應由該事項責任部門的負責人提出書面申請，填寫預算外事項執(zhí)行申請書(見表3)。預算外事項的執(zhí)行申請包括提出預算外事項的原因(內部原因和外部原因)、預算外事項的執(zhí)行可以給企業(yè)帶來的利益或影響、預算外事項涉及的活動及金額、預算外事項實施的時間和進度、提出申請的責任單位或責任人、經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人等內容。
表3預算外事項執(zhí)行申請書
執(zhí)行內容 金額 性質
預算外事項執(zhí)行時間
原因及利弊分析
責任部門 經(jīng)辦部門
責任人 經(jīng)辦人
預算管理辦公室 預算管理委員會
上一級預算管理辦公室 上一級預算管理委員會
2.預算外事項的審核
各責任中心提出的預算外事項執(zhí)行申請由預算管理辦公室負責審核，審核內容包括：一是該預算外事項提出的理由是否充分；二是該預算外事項提出的資金規(guī)模是否合理；三是該預算外事項所需的資金公司本年度能否安排或保證。
審核完畢后，由預算管理辦公室負責人簽署初審意見，并出具相應理由。預算管理辦公室將附有審核意見的申請書報市級預算管理委員會確認后，如屬于市公司預留的總經(jīng)理成本可解決的開支，則由預算管理辦公室通過下文調整相應責任中心的預算并執(zhí)行；如需上報省公司解決的，則報至省公司預算管理辦公室進行復審。復審內容包括： 該預算外事項申請的理由是否充分，初審程序是否健全等復核完畢后，省級公司預算管理辦公室負責人簽署復審意見，并出具相應理由。
3.預算外事項的批準
公司各責任中心提出的預算外事項執(zhí)行申請經(jīng)審核同意后，由預算管理辦公室報預算管理委員會簽批。
4.預算外事項的實施
預算外事項一經(jīng)批準，該事項的責任部門或責任人、經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人即可按申請書中確定的時間、進度、內容、資金額度等執(zhí)行。預算外事項的執(zhí)行情況納入預算考核范圍。
完善預算考評
預算考評包括評價和考核兩方面?？己耸鞘侄?、不是目的，必須糾正只重考核不重評價的做法。強化評價工作，發(fā)現(xiàn)存在的不足和問題，提出改進辦法。預算的考核不能一味考核執(zhí)行情況，必須分析、評價指標設計和預算編制的科學性和合理性;不能一味強調超領完成指標數(shù)值。必須審查指標所包含的任務是否保質保量地完成。建議深圳電信以預算指標作為考評的依據(jù)。通過進行差異分析，查找出現(xiàn)偏差的原因，劃清責任，客觀評價各責任單位的經(jīng)營效績，嚴格按照經(jīng)濟責任制落實獎懲措施。只有將預算者評與薪酬計劃、人力資源管理有機地結合起來，才能增強預算指標的嚴肅性，才能將努力完成預算指標的壓力和動力有效地分解到各有關責任單位中去.如果不認真地“秋后算賬”，做不到“嚴考核、硬兌現(xiàn)”，必然會使預算管理流于形式，會前功盡棄。因此，預算考評有了薪酬上的支持，獎懲就有了實質上的觸動，預算考評的效果就越明顯。
8.3.2應優(yōu)化公司管理制度
全面預算管理涉及公司管理的各個層面，而公司部分現(xiàn)行的管理辦法或沿襲的業(yè)務流程與全面預算管理的要求是不盡相符的。比如在預算執(zhí)行過程中，對預算內事項進行的分級授權審批制度是本著在授權范圍內簡化日常管理流程的處理原則，可以對預算內事項放權處理。而專業(yè)主管部門往往會基于對現(xiàn)行管理水平的擔憂而堅持原有專業(yè)審批的流程。為了變通，往往采用兩個流程并行的辦法，預算管理不僅沒有實現(xiàn)權利下放、簡化流程，反而在原有的管理鏈條上增加一環(huán)，降低了管理效率。又如，為了實現(xiàn)公司資源的優(yōu)化配置，有些預算事項必須指定責任中心歸口管理、統(tǒng)一審批。然而個別主管部門出于部門利益的考慮，長期以來習慣于切塊管理(或者說粗放管理)，雖然明確了預算責任，也沒有發(fā)揮預算管理的作用。要么陽奉陰違，要么形同虛設，即便起了一些作用，也沒有真正實現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化。要處理好預算管理與現(xiàn)行管理流程的關系，就需要在兩者磨合的過程中，進行適當?shù)卣{整，即對于因原有管理體制鏈條太長、流程不暢的事項，以預算為起點來推動其他管理流程的改進，根據(jù)預算管理實際達到的水平制定可行的過渡方案，逐步優(yōu)化流程，提高效率；同時也通過加強監(jiān)督和考核各責任中心在預算執(zhí)行過程中的責任，促進相關職能主管部門提高其管理水平和管理效率?？梢姡骖A算管理能否成功實施與公司是否擁有適于內外部環(huán)境的管理制度密切相關。
實踐表明，成功的企業(yè)內部一定有一整套規(guī)范和優(yōu)化的管理制度。公司管理制度是員工在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中必須共同遵守的規(guī)定和準則的總稱，包括公司組織機構設計、職能部門劃分及職能分工、崗位工作說明，專業(yè)管理制度、工作或流程、管理表單等管理制度類文件。公司管理制度應是相對穩(wěn)定與長期優(yōu)化的統(tǒng)一體，長期一成不變的制度不可能是適應公司發(fā)展的制度，而經(jīng)常改變的制度也不能說是一個完善的制度。公司制度應該根據(jù)公司發(fā)展的需要而保持相對的穩(wěn)定和動態(tài)的優(yōu)化。在公司的發(fā)展過程中，公司管理制度是受公司的行業(yè)性質、產(chǎn)業(yè)特征、公司人員素質、公司環(huán)境等相關因素綜合影響的。企管界有句名言：“1%的失誤會帶來100%的失敗”。公司應該依據(jù)這些影響因素的變化而及時優(yōu)化公司管理制度。例如，長期以來，通信企業(yè)的組織結構和管理模式沿襲了政企合一時期的做法，即內部管理或者業(yè)務流程都是以企業(yè)為中心而不是以用戶(某種程度上也可以說是服務)為中心。這就造成業(yè)務流程難以貼近市場、滿足用戶需求。在當今的市場環(huán)境中，這種行為的后果是不言而喻的。而推行全面預算管理的目的就是能夠優(yōu)化資源配置，做好用戶服務，最終實現(xiàn)公司的有效管理、高效運行。
可以說，規(guī)范和優(yōu)化的管理制度是公司可持續(xù)發(fā)展的保證，也是公司深化全面預算管理的前提。公司管理制度規(guī)范和優(yōu)化之間的關系是一種互為基礎、互相作用、互相影響的關系。良性的循環(huán)關系應是兩者保持統(tǒng)一、和諧、互相促進的關系，非良性的關系則是兩者割裂甚至矛盾的關系。做為公司來講，應該努力使公司管理制度的規(guī)范與優(yōu)化之間的關系呈良性關系，也就是：規(guī)范是優(yōu)化的產(chǎn)物，現(xiàn)行的公司管理制度的規(guī)范是前期公司管理制度優(yōu)化的目標，同時，又是下一輪優(yōu)化的基礎。只有做到這樣，公司管理制度才能在規(guī)范實施與優(yōu)化的雙重作用下不斷完善、不斷發(fā)揮其保證與促進公司發(fā)展的作用，才能使全面預算管理得以順利推行。
8.3.3應營造良好的全面預算管理運行環(huán)境
全面預算管理的有效實施離不開相應的配套工作，這些配套工作為全面預算管理創(chuàng)造相應的運行環(huán)境，提供一定的條件，使得預算管理在這個基礎之上發(fā)揮作用。
1.要正確認識全面預算管理的內涵，讓全體員工都明白，在企業(yè)這個利益共同體內，不能為了局部利益影響企業(yè)總目標。
2.財務部門要找準自己的位置。財務部門在全面預算管理中的職責主要是向預算管理辦公室提出預算編制的原則和方法，為業(yè)務部門編制各專業(yè)預算提供有關數(shù)據(jù)資料和財務咨詢，匯總、分析各業(yè)務預算并編制財務預算。根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營目標，向預算管理委員會提出平衡、調節(jié)業(yè)務預算的建議，監(jiān)控預算執(zhí)行情況，以確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。財務部門的工作要到位，不能錯位、越位。
3.各部門的負責人必須對全面預算管理有足夠的認識，熟悉本部門的工作情況，掌握相關的科學管理知識，熟練運用統(tǒng)計分析等手段對工作提出積極的、有創(chuàng)意的提升措施，在制訂責任目標時能考慮長期目標并兼顧短期利益。
4.結合企業(yè)文化，宣傳預算管理制度。好的成本控制，可優(yōu)化企業(yè)業(yè)務流程，增加利潤；好的資金管理可以減少資金成本，保持現(xiàn)金流高效、順暢運轉；好的會計系統(tǒng)可以提高經(jīng)營者的決策和管理水平；好的全面預算管理，有利于提高應變能力。員工的理解與支持將變成誠信的精神與進取的心態(tài)，不但能促進全面預算管理工作的實施，對于增強企業(yè)的競爭力也有著不可低估的作用。
8.3.4應建立預算管理的預警機制
全面預算管理作為一種管理機制，目的之一是建立有效的預算預警系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)作用的發(fā)生，將非正常業(yè)務活動控制在萌芽之中，減少企業(yè)不必要的損失。因此，預警機制的建立對于充分發(fā)揮全面預算管理的作用是不可或缺的。一般而言，全面預算管理的預算預警系統(tǒng)包括四類：
1.預算內事項預警。是指預算內事項在其實際發(fā)生額接近預算時出具的預警提示。主要是通過財務核算的實際與預算比較系統(tǒng)而自動發(fā)出的警告，提醒有關人員注意預算的執(zhí)行情況是否將超出預算及決定應該采取何種措施。
2.超預算事項預警。是指預算內事項在實際業(yè)務活動中，其實際發(fā)生數(shù)已經(jīng)或將要超出預算額度時出具的預警提示。主要是通過財務核算的實際與預算比較系統(tǒng)而自動發(fā)出的警告，或通過預算管理的授權控制系統(tǒng)而發(fā)出的警告，以提醒有關人員進行必要的判斷，并決定相應的預算彌補措施。
3.預算外事項預警。是指預算方案中沒有預計而執(zhí)行中即將發(fā)生某項業(yè)務事項時而出具的預警提示。它是通過預算管理中的授權控制系統(tǒng)而發(fā)生作用的，提醒有關人員按照授權制度進行分析和審核，以決定是否應該發(fā)生及如何分配資源。
4.反常事項預警。在實際業(yè)務活動中，針對某些反常經(jīng)濟現(xiàn)象而發(fā)出的預警。反常現(xiàn)象并不一定成為隱患事項，但如果不對反常現(xiàn)象提起注意，一旦轉換成隱患事項并最終發(fā)生將釀成重大損失，影響預算完成。
8.3.5加強相關管理基礎工作
健全預算管理的必要條件是扎實的基礎信息工作、明確的責權利、健全的管理制度、先進的技術手段，這些管理基礎工作對成功實施全面預算管理十分關鍵：
1.預算管理必須建立在全面、真實、及時的生產(chǎn)信息、會計信息基礎之上。信息失真、滯后，不僅誤導指標的制定，還會錯誤評價執(zhí)行部門的業(yè)績。
2.配套的管理制度體系。全面預算管理除了有健全的全面預算管理制度外，還必須健全相關的管理制度體系，如人事管理制度、生產(chǎn)管理制度、財務管理制度等，使企業(yè)按照統(tǒng)一的規(guī)則進行生產(chǎn)經(jīng)營活動。
3.健全、高效的管理組織機構。應當強化預算管理委員會在全面預算管理中的作用，充分發(fā)揮其權威性，保障全面預算管理有效的運行。預算管理委員會及其辦公室必須職責明確，委員會全面負責組織協(xié)調，承擔預算目標的確定、預算調整等決策和調控職能，辦公室負責全面預算管理的日常工作，承擔預算的組織實施工作。
4.實現(xiàn)管理信息化。為滿足預算管理工作信息量大、要求信息時效好、準確性高的特點，應當運用先進的計算機管理手段，堵住虛報、瞞報、漏報等弄虛作假的途徑，保證預算管理的可行性和科學性。
3.預算外事項預警。是指預算方案中沒有預計而執(zhí)行中即將發(fā)生某項業(yè)務事項時而出具的預警提示。它是通過預算管理中的授權控制系統(tǒng)而發(fā)生作用的，提醒有關人員按照授權制度進行分析和審核，以決定是否應該發(fā)生及如何分配資源。
參 考 文 獻
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