實施過程
建立與ERP相結(jié)合的內(nèi)控體系主要內(nèi)容包括：一是建立起完善的內(nèi)控體系。建立起包括內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對、評價改進、信息與溝通各要素的內(nèi)控體系，重點是先理清業(yè)務(wù)流程，建立起組織體系，明確組織職責(zé)。二是梳理重點流程。梳理納入ERP實施范圍的重點工作流程，明確流程節(jié)點、組織職責(zé)、主要風(fēng)險、控制方式及控制方法等。重點梳理財務(wù)流程、供應(yīng)鏈管理流程，將梳理后的合規(guī)流程落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中。三是建立內(nèi)控信息系統(tǒng)。建立內(nèi)控信息系統(tǒng)將內(nèi)控體系、流程風(fēng)險及管控方法落入其中，通過內(nèi)控系統(tǒng)監(jiān)控ERP中流程運行情況。這樣可以避免因內(nèi)控環(huán)境的變化，導(dǎo)致ERP中的工作流程出現(xiàn)的不適用，或者出現(xiàn)風(fēng)險管控措施失效的情況。
項目主要圍繞公司總部層面開展，同時選擇一家下級單位開展試點工作，作為對總部層面工作的重要支撐。在總部層面建立內(nèi)部控制體系、全面梳理財務(wù)、投資管理流程，形成規(guī)范的流程文檔后落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中；在試點單位層面全面梳理供應(yīng)鏈管理流程（采購流程、庫存管理流程、銷售流程），重點關(guān)注價值流傳過程及風(fēng)險點所在，通過規(guī)范流程節(jié)點、制度文件、控制措施等方式最大限度減少風(fēng)險發(fā)生可能性，將形成的流程文檔落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中。
在項目實施過程中金蝶風(fēng)險與內(nèi)部控制事業(yè)部采用管理咨詢、IT咨詢、IT落地一體化的方法，借助于金蝶公司自主研發(fā)的工作底稿將管理咨詢成果轉(zhuǎn)化為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的初始底稿，然后導(dǎo)入金蝶開發(fā)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)當(dāng)中實現(xiàn)內(nèi)部控制的信息化落地。通過內(nèi)控信息系統(tǒng)加強對相關(guān)工作流程的管理，切實強化內(nèi)部控制。
圖表 1 梳理后流程圖示例
圖表 2 梳理后流程文檔示例
實施效果
通過該項目的實施，建立了海亮集團的內(nèi)控體系，梳理了重點業(yè)務(wù)流程為ERP的落地工作做好充分準備，上線了內(nèi)部控制信息系統(tǒng)將內(nèi)控體系與ERP融合在一起。通過該項目的建設(shè)，加強了海亮集團內(nèi)部管控能力、提高的海亮集團信息化水平，具體達到的效果如下：
1）規(guī)避ERP實施風(fēng)險。通過內(nèi)控梳理后進行ERP落地的流程可以避免不合規(guī)現(xiàn)象存在，避免因流程節(jié)點或組織權(quán)限設(shè)置不合理而將風(fēng)險遺留在ERP系統(tǒng)中，讓ERP更安全的為企業(yè)服務(wù)。
2）強化內(nèi)控體系。將經(jīng)過內(nèi)控合規(guī)梳理后的重點流程落入ERP系統(tǒng)當(dāng)中，使用信息系統(tǒng)推廣內(nèi)控體系，可以強化內(nèi)控體系的執(zhí)行效果，更有利于集團管控的需要。
3）隨時固化成果。隨著內(nèi)控管理體系建設(shè)的逐步完善，包括集團總部內(nèi)控18大流程及分子公司相關(guān)工作流程的梳理完成，形成了大量的數(shù)據(jù)和文檔，信息系統(tǒng)可以清晰的展現(xiàn)相關(guān)咨詢成果，體現(xiàn)合規(guī)工作進度，便于內(nèi)部控制各級組織和人員及時直觀地掌握和交流，為內(nèi)控體系的建設(shè)提供了良好的支持。
4）隨時吸引參與。內(nèi)部控制是一個連續(xù)的工作，需要全體員工、內(nèi)控工作人員時刻參與，借助于信息系統(tǒng)，相關(guān)人員可以更靈活、更生動的進行風(fēng)險識別、評估以及流程評價、整改，投入較少的資源，既可以在更大范圍和更大深度地內(nèi)部控制工作，對于提高內(nèi)部控制的工作效率提供有效支持。
