在北京慧點(diǎn)科技開發(fā)有限公司首席內(nèi)控專家邢昊看來，內(nèi)控扎根企業(yè)需要兩套系統(tǒng)：內(nèi)控管理系統(tǒng)和內(nèi)控系統(tǒng)。內(nèi)控管理系統(tǒng)的主要使用者是內(nèi)控部門和各業(yè)務(wù)部門的內(nèi)控管理崗位，內(nèi)控系統(tǒng)的主要使用者是業(yè)務(wù)部門。
“內(nèi)控管理系統(tǒng)是企業(yè)做好內(nèi)控的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，有了內(nèi)控管理系統(tǒng)，企業(yè)的內(nèi)控框架就算搭建起來了。接下來，在內(nèi)控管理系統(tǒng)的指導(dǎo)和控制下，內(nèi)控系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制也就順理成章了。我認(rèn)為，從內(nèi)控管理系統(tǒng)到內(nèi)控系統(tǒng)是內(nèi)控信息化最有效率的路徑?！毙详徽f。
兩套系統(tǒng)職責(zé)大不同
對(duì)于內(nèi)控管理系統(tǒng)和內(nèi)控系統(tǒng)的區(qū)別，很多企業(yè)還是比較模糊。“在建立內(nèi)控體系的過程中，部分企業(yè)沒有分清內(nèi)控管理系統(tǒng)和內(nèi)控這兩件事。在這種情況下，企業(yè)往往眉毛胡子一把抓，投入高、效果差?！毙详徽f。
內(nèi)部控制管理系統(tǒng)的職責(zé)是內(nèi)控培訓(xùn)、內(nèi)控制度制定及維護(hù)、內(nèi)控檢查等，而內(nèi)控系統(tǒng)的目的是為加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制。
不管是內(nèi)控管理系統(tǒng)還是內(nèi)控系統(tǒng)，都不是單純地將原來的ERP系統(tǒng)升級(jí)。因?yàn)镋RP不能覆蓋企業(yè)所有流程，它只關(guān)注企業(yè)比較基礎(chǔ)的流程，更多的是具體操作層面如車間主任應(yīng)該關(guān)注的控制點(diǎn)。當(dāng)然，如果企業(yè)只是單純想做好某個(gè)環(huán)節(jié)點(diǎn)或某項(xiàng)業(yè)務(wù)的控制，比如庫存管理的內(nèi)控，也可以在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行改造升級(jí)。
從內(nèi)控管理系統(tǒng)到內(nèi)控系統(tǒng)的過渡，是企業(yè)內(nèi)控建設(shè)順理成章的一個(gè)過程。“引入IT工具的目的是幫助企業(yè)規(guī)劃好內(nèi)控建設(shè)的路徑。路徑的第一步就是要建立內(nèi)控 管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)可以幫助企業(yè)用比較低的成本、比較成熟的技術(shù)和比較成型的產(chǎn)品去控制建立內(nèi)控系統(tǒng)的過程。該系統(tǒng)一旦成立，整個(gè)內(nèi)控的架構(gòu)和形狀就基本搭建起來了，內(nèi)控建設(shè)的效率就可以大大提高了?！毙详徽f。
隨著內(nèi)控管理系統(tǒng)的建立，企業(yè)會(huì)做一些檢查梳理工作。“在檢查梳理過程中，企業(yè)真正的內(nèi)控缺失點(diǎn)就暴露出來，然后企業(yè)再根據(jù)這些內(nèi)控缺失點(diǎn)來進(jìn)一步支持內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)?！毙详徽f。
領(lǐng)導(dǎo)層的“監(jiān)控平臺(tái)”
“每建完一個(gè)內(nèi)控系統(tǒng)，數(shù)據(jù)都可以自動(dòng)傳到內(nèi)控管理系統(tǒng)中，被管理層看到。從這個(gè)角度來講，內(nèi)控管理系統(tǒng)也算是領(lǐng)導(dǎo)層的一個(gè)‘監(jiān)控平臺(tái)’?！毙详粚?duì)內(nèi)控管理系統(tǒng)做出這樣的定義。
一般來說，一個(gè)公司的內(nèi)控建設(shè)時(shí)期要長(zhǎng)達(dá)兩三年并且需要不斷持續(xù)，這個(gè)過程中的領(lǐng)導(dǎo)層監(jiān)控必不可少。正因?yàn)橛袃?nèi)控管理系統(tǒng)的引入，每項(xiàng)工作都變得可控了。
除此之外，內(nèi)控管理系統(tǒng)的培訓(xùn)、制度維護(hù)、檢查等功能還為企業(yè)現(xiàn)階段的內(nèi)控建設(shè)提高了效率，降低了成本。
“我曾經(jīng)接觸過一家企業(yè)，他們以人工的方式進(jìn)行一家分公司的內(nèi)控測(cè)試需要2個(gè)月的時(shí)間，后來采用了內(nèi)控管理系統(tǒng)，兩周的時(shí)間就完成了內(nèi)控測(cè)試工作。
在沒有內(nèi)控管理系統(tǒng)的情況下，企業(yè)會(huì)派大量的人到每個(gè)流程中檢查，用人來完成訪談、記錄、收集證據(jù)、寫報(bào)告以及審批等程序。”邢昊對(duì)內(nèi)控管理系統(tǒng)引入前后的培訓(xùn)成本情況進(jìn)行對(duì)比時(shí)說道，“引入內(nèi)控管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成報(bào)告，直接做分析、出結(jié)果，把整個(gè)內(nèi)控檢查過程中人的成本降到最低。在內(nèi)控體系向下推廣培訓(xùn)的過程中，企業(yè)也耗費(fèi)了相當(dāng)高的成本。一個(gè)全面的內(nèi)控管理信息系統(tǒng)，每個(gè)員工都可用自己的賬號(hào)和密碼登錄系統(tǒng)，參與整個(gè)內(nèi)控建立和落地的過程。”
打造一個(gè)完整的控制體系
“對(duì)于內(nèi)控來說，不僅僅是對(duì)簡(jiǎn)單環(huán)節(jié)的控制，而是每一個(gè)流程從頭到尾整個(gè)的控制，甚至是多個(gè)流程之間的互動(dòng)?！毙详徽f。
內(nèi)控管理系統(tǒng)不但可以控制某個(gè)點(diǎn)，而且還可以把內(nèi)控系統(tǒng)中的每個(gè)點(diǎn)連接起來，將控制點(diǎn)構(gòu)成一個(gè)完整的控制體系。
而內(nèi)控系統(tǒng)可以固化很多控制要素。“比如某領(lǐng)導(dǎo)層的審批權(quán)限在系統(tǒng)中設(shè)置的是2000元，如果某員工需要審批的金額是2001元，系統(tǒng)的審批就無法通過。通過內(nèi)控系統(tǒng)，可以固化控制要素，固化每個(gè)流程點(diǎn)，對(duì)某個(gè)控制點(diǎn)或控制環(huán)節(jié)的所有的事件進(jìn)行監(jiān)控和留痕。而人工控制只能采取抽查的方式?！毙详慌e例道。
“所以，內(nèi)控系統(tǒng)的第一件事就是將內(nèi)控手段和控制要素固化到每一個(gè)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)中，并且把這些控制點(diǎn)形成一個(gè)完整的體系。”邢昊總結(jié)道。
