內(nèi)部會計控制指的是企業(yè)為了提高會計的信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)的法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度貫徹執(zhí)行而制定和實施的許多的內(nèi)部控制方法、措施和程序等。會計電算化沒有改變內(nèi)部控制的目的，但是引起了內(nèi)部控制的方式等許多方面發(fā)生了變化。
1 電算化會計與手工會計下的內(nèi)部控制的區(qū)別
1.1 職責分工的內(nèi)部控制的變化
在傳統(tǒng)的手工會計中，企業(yè)會計部門通常會根據(jù)會計的業(yè)務性質(zhì)不同，也就是核算的內(nèi)容不同，進而分設不同的崗位，然后依此配備相關(guān)的會計人員，他們分別管理會計工作的不同方面，職責分工非常明確并且各職能崗位通過對會計業(yè)務的反映與相互稽核，自然地形成了相互牽制和相互監(jiān)督的局面。而在電算化會計環(huán)境下，傳統(tǒng)會計崗位的很多工作都由計算機來完成，數(shù)據(jù)處理也十分的集中。建立在這種崗位職責分工上的內(nèi)部控制機制明顯失去了作用。
1.2 審查復核機制的變化
在傳統(tǒng)的手工會計環(huán)境下，賬務處理已經(jīng)很自然地被分成填制記賬憑證、記賬、結(jié)賬、對賬、編制報表等一系列按順序的步驟。在會計工作中，按照一定的程序完成會計工作，并且每一個步驟都是對前一個步驟的審查和復核，前面步驟中出現(xiàn)的差錯和錯誤常常會在后一個步驟中得以發(fā)現(xiàn)進而得到糾正，例如，記賬憑證的錯誤能夠在記賬過程中發(fā)現(xiàn)，而記賬的錯誤又一般可以在對賬的過程中發(fā)現(xiàn)，對賬過程中未發(fā)現(xiàn)的錯誤還能在編制報表過程中發(fā)現(xiàn)等，但是，在電算化會計環(huán)境下，賬務處理呈現(xiàn)出一體化趨勢，從輸入會計憑證到輸出會計報表，所有中間環(huán)節(jié)都在計算機內(nèi)自動處理，因此，手工方式下處理步驟不再存在，審查復核內(nèi)部控制機制削弱了。
1.3 電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的變化
在傳統(tǒng)手工會計環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)被記錄于記賬憑證和賬簿等紙張上，一項經(jīng)濟業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應權(quán)限的人員的簽章，其法律效力被廣泛承認，一旦出現(xiàn)任何錯誤進行修改時，都會留有痕跡。但是在電算化環(huán)境下，賬戶記錄與紙質(zhì)材料已經(jīng)逐漸的分離，記賬憑證、賬簿和報表等都可以存儲在計算機中，對于電子數(shù)據(jù)也不容易實現(xiàn)簽字和蓋章等具有相應法律效力的手段，更重要的是，電子數(shù)據(jù)可以被輕易的修改并且不留下任何痕跡，還有就是電磁介質(zhì)容易受到損壞，所以電算化下會計信息容易丟失和毀壞。
2 電算化環(huán)境下加強內(nèi)部控制的措施
內(nèi)部控制制度是這樣一種制度，它要求處理同一經(jīng)濟業(yè)務的會計人員要相互聯(lián)系，同時還要相互制約。嚴格的內(nèi)部控制制度可以防止違法行為的發(fā)生。目前為止，會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯的可能性幾乎為零，如果企業(yè)管理制度不那么健全或者實施不那么有力，會給各種舞弊行為以可乘之機。企業(yè)出現(xiàn)舞弊時，損失一般是巨大的。因此，制定嚴格的內(nèi)部控制制度是十分有必要的。
2.1 加強崗位的合理設置和操作人員權(quán)限的控制
制定崗位責任制與操作規(guī)程，實行部門的設置、人員分工、崗位職責的制定和權(quán)限的劃分。通過建立組織機構(gòu)和職責分工制度，達到相互牽制，防止和減少錯誤和舞弊的發(fā)生，要將系統(tǒng)內(nèi)不相容的職務劃分清楚，由不同的人員負責不相容職務，劃分時可參照手工會計中職能崗位的分工，同時要符合電算化會計系統(tǒng)的工作要求，制單人員、審核人員、系統(tǒng)管理員和維護人員的職權(quán)是不相容的，須分工明確，不得兼任。例如，會計主管要能控制系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)管理員不能兼任會計和審核工作、審核和制單不應由一個操作員做，系統(tǒng)軟硬件維護人員不應同時擔任系統(tǒng)操作工作與會計工作。
2.2 加強對電算化程序的控制
程序控制是一種自我保護，它由輸入控制、處理控制、輸出控制三部分組成。
2.2.1 輸入控制，數(shù)據(jù)必須經(jīng)過一定的授權(quán)和審批才能輸入，根據(jù)通過審查的原始憑證，輸入會計數(shù)據(jù)。只有這樣，輸入的數(shù)據(jù)的合法性、完整性和準確性才能得到保證。
2.2.2 處理控制，對已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)實行有效性控制，軟件系統(tǒng)應將數(shù)據(jù)反復核對才能入帳，對在處理過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)的丟失和出現(xiàn)的錯誤都要有及時防止與糾正的能力，對已經(jīng)輸入的記賬憑證和帳簿的修改，都應該有查詢和修改痕跡的功能。
2.2.3 輸出控制，對于輸出的紙質(zhì)會計資料應由專門的人進行核對，檢查數(shù)據(jù)的完整性和正確性，檢查所有打印出的賬簿和報表是否有缺漏現(xiàn)象。
2.3 加強對會計信息系統(tǒng)安全的控制
要保證會計數(shù)據(jù)不被修改，同時程序不損毀和病毒感染，主要應以下幾個方面進行控制：
2.3.1 非系統(tǒng)維護人員不得接觸程序的技術(shù)資料和加密文件，減少數(shù)據(jù)和程序被修改的可能性，任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件隨意增、刪、改數(shù)據(jù)，如有確需修改的應由會計主管臨時賦權(quán)并作書面記錄且有該操作員及會計主管簽字。
2.3.2 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)每次操作后都應該進行備份處理，以防不同原因引起的數(shù)據(jù)破壞。
2.3.3 使用自動監(jiān)測病毒軟件，嚴格控制外來的軟盤使用，設置系統(tǒng)防火墻，阻擋非法網(wǎng)絡用戶進入系統(tǒng)。
2.3.4 建立電算化會計檔案管理制度，對能夠打印的數(shù)據(jù)信息，要全部打印，同時用紙介質(zhì)和光磁介質(zhì)保管，部分數(shù)據(jù)還要雙份備份和異地存放。
2.4 加強內(nèi)部審計
內(nèi)部審計是指企業(yè)內(nèi)部對各種經(jīng)營活動和控制系統(tǒng)的獨立評價，進而確保會計制度的一貫執(zhí)行。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的組成部分，還是監(jiān)督內(nèi)部控制其他方面的一種重要手段。內(nèi)部審計的內(nèi)容包括系統(tǒng)開發(fā)審計、內(nèi)部控制制度審計、數(shù)據(jù)文件審計、會計軟件審計等等，通過審查電算化會計賬務處理的正確性、是否有文件和程序的非法修改和輸入等內(nèi)容，督促企業(yè)完善內(nèi)部控制系統(tǒng)，做好預防工作。
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