隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的廣泛運(yùn)用,我國(guó)會(huì)計(jì)改革已邁出了穩(wěn)健、有序的步伐,取得了輝煌成就。會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展,在觀念、理論、方法等方面也隨著客觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化而不斷改革、發(fā)展和完善,呈現(xiàn)出穩(wěn)中求進(jìn)。但是,在新形勢(shì)下,會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用對(duì)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理提出了更高的要求,加強(qiáng)內(nèi)部控制尤其重要。
一、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的特點(diǎn)
手工操作與電算化會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制特點(diǎn)相比,呈現(xiàn)出以下主要特點(diǎn)。
1.會(huì)計(jì)崗位發(fā)生變化
由于會(huì)計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理,統(tǒng)一執(zhí)行。會(huì)計(jì)基本數(shù)據(jù)的來(lái)源和處理方式、會(huì)計(jì)管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化。與此相適應(yīng),會(huì)計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化。
2.會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)方式發(fā)生變化
在手工方式下,會(huì)計(jì)資料以賬本、憑證、報(bào)表等形式存儲(chǔ)于紙張上,增加、刪除、修改會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬簿可以從會(huì)計(jì)人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。而會(huì)計(jì)電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁(光)介質(zhì)上,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的說(shuō)明和賬簿等要依賴計(jì)算機(jī)方可錄入、閱讀或查詢,其直觀性較差,并且修改、擦除和拷貝均不會(huì)留下任何痕跡。
3.電算化程序質(zhì)量發(fā)生變化
如電算化程序本身的漏洞,會(huì)降低系統(tǒng)的安全性。而會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)所知不多,就難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些漏洞。同時(shí)電算化系統(tǒng)下的權(quán)限分工主要依靠口令授權(quán),每個(gè)會(huì)計(jì)人員都有與自己權(quán)限相對(duì)應(yīng)的口令,而有的會(huì)計(jì)人員安全意識(shí)淡薄,操作口令管理不嚴(yán),造成泄密或被他人竊取。
4.會(huì)計(jì)介質(zhì)將發(fā)生變化
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,使會(huì)計(jì)電算化的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大,會(huì)計(jì)介質(zhì)將發(fā)生變化,并迅速走向電子化。如網(wǎng)上銀行的開(kāi)通,通過(guò)網(wǎng)上劃轉(zhuǎn)資金,結(jié)算單據(jù)均以電子化的形式出現(xiàn),會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)流動(dòng)過(guò)程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)確認(rèn)手段失去意義,都需要采取新的內(nèi)部控制方法。
二、重新認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制制度的必要性
1.確保原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確度的需要
在電算化會(huì)計(jì)中,電子計(jì)算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)源自動(dòng)進(jìn)行加工處理,并儲(chǔ)存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會(huì)計(jì)報(bào)表等工作均在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)進(jìn)行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤,計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別,只會(huì)將錯(cuò)就錯(cuò)地進(jìn)行各種計(jì)算工作。因而自動(dòng)處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性,正因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化的這一固有弱點(diǎn),所以對(duì)內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求。一切數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性,這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.控制操作人員職能的需要
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會(huì)計(jì)電算化后,職能劃分發(fā)生了巨大的變化。業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能和知識(shí)的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中,會(huì)計(jì)人員的職能開(kāi)始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此,如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制,就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改,操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。
3.避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的需要
實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來(lái)源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開(kāi)始就存儲(chǔ)在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來(lái),只有依靠電子計(jì)算機(jī)才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控,那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動(dòng)數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動(dòng)后不會(huì)留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞,且有丟失或毀損的危險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料,而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲(chǔ)的各種會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔和其他會(huì)計(jì)資料。
三、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的具體措施
1.加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)
建立全面、規(guī)范的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理制度,具有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等。
(1)職責(zé)明確
會(huì)計(jì)人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況,確定職責(zé)分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制。
(2)安全控制
會(huì)計(jì)人員應(yīng)該確定是否制訂了有關(guān)計(jì)算機(jī)硬件、計(jì)算機(jī)程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)傳送、輸入和輸出資料以及人員的安全規(guī)定。
(3)提高內(nèi)部會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)
建立以提高內(nèi)部會(huì)計(jì)人員素質(zhì)為目的控制措施,組織網(wǎng)絡(luò)安全方面及高級(jí)程序語(yǔ)言的培訓(xùn)。
2.完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系
手工會(huì)計(jì)中那種職權(quán)分離、互相牽制的控制方法,不能有效地控制會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn),必須重新建立一系列完善的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系,主要是從組織形式和會(huì)計(jì)軟件的功能兩個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)的,分為常規(guī)控制和應(yīng)用控制兩類,包括以下主要內(nèi)容:①組織控制制度;②操作控制制度;③開(kāi)發(fā)與維護(hù)控制制度;④輸入控制制度;⑤處理控制制度;⑥輸出控制制度。
3.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量的符合性控制
符合性控制是對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的完整性、有效性和實(shí)施情況進(jìn)行控制。符合性控制可通過(guò)控制抽樣確定控制范圍,找出內(nèi)部質(zhì)量的控制弱點(diǎn),確定內(nèi)部質(zhì)量控制的可靠性情況。進(jìn)行符合性控制時(shí),需要在明確控制目標(biāo)的基礎(chǔ)上,確定控制標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行判斷,主要看內(nèi)部質(zhì)量控制系統(tǒng)的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標(biāo)。
4.強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)制度
內(nèi)部審計(jì)既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。①對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),電算化會(huì)計(jì)帳務(wù)處理是否正確,是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定;②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看帳簿內(nèi)容,做到帳表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的帳表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整;③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;④對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。
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