一、概述
內(nèi)部控制是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動的正常進(jìn)行,保證資產(chǎn)的安全和完整,及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊,保證會計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策和程序。內(nèi)部控制制度是企業(yè)管理體系中重要的、不可缺少的一個組成部分,而且經(jīng)濟(jì)越發(fā)展,內(nèi)部控制在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中就越重要。
二、銷售與收入的概念及特點(diǎn)
銷售與收款循環(huán)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以實(shí)現(xiàn)收入為核心。在激烈競爭的市場環(huán)境下,收入是企業(yè)追求的主要經(jīng)營目標(biāo),是實(shí)現(xiàn)利潤最大化的基本內(nèi)容。按照《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則——收入準(zhǔn)則》中的定義,收入是指在銷售商品、提供勞務(wù)以及讓渡資產(chǎn)使用權(quán)等日常活動中形成的經(jīng)濟(jì)利益的總流入,包括銷售商品收入、勞務(wù)收入、利息收入、使用費(fèi)收入、租金收入等,不包括為第三方或客戶代收的款項(xiàng)。收入具有以下特點(diǎn):
1.收入是從企業(yè)的日?；顒又挟a(chǎn)生的,而不是從偶然發(fā)生的交易或事項(xiàng)中產(chǎn)生。比如,商業(yè)連鎖企業(yè)的收入是從銷售商品等日常活動中產(chǎn)生的,而不是從處置固定資產(chǎn)等非日?；顒又挟a(chǎn)生的。
2.收入可以表現(xiàn)為企業(yè)資產(chǎn)的增加,比如增加銀行存款、應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等;也可以表現(xiàn)為企業(yè)負(fù)債的減少,比如以商品或勞務(wù)抵償債務(wù);或者二者兼而有之,如商品銷售的貨款中部分收取現(xiàn)金,部分抵償債務(wù)。
3.收入能導(dǎo)致所有者權(quán)益的增加。收入能導(dǎo)致企業(yè)所有者權(quán)益的增加,是收入的基本特征之一。但是,這里的收入是指毛收入的概念,即沒有扣除相關(guān)成本費(fèi)用的收入。
4.收入只包括企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的流入,不包括為第三方或客戶代收的款項(xiàng)。在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動中,常常會發(fā)生為客戶或第三方代收款項(xiàng)的情況,如企業(yè)代國家收取的增值稅等。代收的款項(xiàng),一方面增加企業(yè)的資產(chǎn),另一方面增加企業(yè)的負(fù)債,不增加企業(yè)的所有者權(quán)益,不能作為本企業(yè)的收入。
三、銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的重要意義
企業(yè)無論是自行生產(chǎn)的產(chǎn)品還是外購的商品,都是只有通過銷售業(yè)務(wù)的完成才能獲得營業(yè)收入并賺取利潤。企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時(shí),要因地制宜,根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況制定相關(guān)銷售與收款職位相分離的內(nèi)部控制,既可有內(nèi)外部相結(jié)合的控制制度,防止呆賬及舞弊,又可及時(shí)收款。企業(yè)制定切實(shí)可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度,可提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,使企業(yè)具有強(qiáng)盛的生命力,進(jìn)入良好和健康的發(fā)展軌道。所以在激烈競爭的市場環(huán)境下,銷售與收款循環(huán)應(yīng)該在企業(yè)循環(huán)中占有重要的一席之地,并且具有重要的意義:
1.保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理均經(jīng)授權(quán),防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯誤及舞弊,避免管理漏洞。加強(qiáng)企業(yè)的不相容職務(wù)的分離控制和授權(quán)審批制度,從而使各個相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了明細(xì)分工,有效的授權(quán)審批應(yīng)明確授權(quán)的責(zé)任和建立經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序等控制進(jìn)而能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和避免錯誤和舞弊情況的發(fā)生,給企業(yè)帶來了更為廣闊的空間。
2.保證會計(jì)核算真實(shí)合規(guī),如實(shí)反映銷售、發(fā)貨、回款、退貨等業(yè)務(wù)信息。
3.促進(jìn)公司合理控制風(fēng)險(xiǎn),在賒銷帶來的收益和因應(yīng)收賬款增大而增加的可能損失之間取得較好的平衡。
四、銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)
內(nèi)部控制已經(jīng)普遍被企業(yè)所采用.它在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。一個單位經(jīng)營管理狀況的好壞,與該單位內(nèi)部控制制度是否完善、嚴(yán)密有著密切的關(guān)系。建立和完善內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)會計(jì)監(jiān)督,進(jìn)一步搞好單位的內(nèi)部管理,將會為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
1.銷售與收款環(huán)節(jié)的控制目標(biāo)與內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)(見下表)
2.嚴(yán)格內(nèi)部控制制度,職權(quán)劃分清楚
(1)不相容職務(wù)分離控制
為了保證銷售循環(huán)業(yè)務(wù)的有效性和可靠性,應(yīng)按各相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行明細(xì)分工,以加強(qiáng)內(nèi)部牽制,防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生。為此,企業(yè)應(yīng)該明確各部門的和崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位的相互分離、制約和監(jiān)督。
?、俳邮茕N售訂單、收款應(yīng)與發(fā)貨職能相分離;
②批準(zhǔn)賒銷、開出發(fā)票和收取貨款的職能相分離;
③銷售和收款應(yīng)與記賬相分離;
?、芴钪瓢l(fā)票人不能同時(shí)復(fù)核發(fā)票;
⑤辦理退貨實(shí)物驗(yàn)收的人員必須同退貨賬務(wù)記錄人員相分離;
?、迲?yīng)收賬款記錄人員不能擔(dān)任該賬目核實(shí)工作。
(2)審批制度
授權(quán)審批是每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行必須經(jīng)過一定形式的授權(quán)或批準(zhǔn)。有效的授權(quán)審批應(yīng)明確授權(quán)的責(zé)任和建立經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序。對于銷售與收款環(huán)節(jié)而言,主要存在以下三個關(guān)鍵的審批關(guān)鍵點(diǎn):
①在銷貨發(fā)生之前,賒銷已經(jīng)正當(dāng)審批;
?、谖唇?jīng)正當(dāng)審批,不得發(fā)出貨物;
?、垆N售價(jià)格、銷售條件、運(yùn)費(fèi)、折扣等必須經(jīng)過審批。
前兩項(xiàng)控制的目的在于防止企業(yè)因向虛構(gòu)的或者無力支付貨款的顧客發(fā)貨而蒙受損失,價(jià)格審批控制的目的則在于保證銷貨業(yè)務(wù)按照企業(yè)政策規(guī)定的價(jià)格開票收款。
(3)客戶資信控制制度
企業(yè)應(yīng)正確制定信用政策,對賒賬客戶在信用額度內(nèi)進(jìn)行賒銷。企業(yè)應(yīng)制定企業(yè)的信用政策、確定信用標(biāo)準(zhǔn),信用條件和收賬政策。銷售部門應(yīng)對每一個客戶進(jìn)行信用調(diào)查,并根據(jù)信用情況提出信用期限,信用額度,并經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。應(yīng)該注意的是每個客戶的授信額度應(yīng)定期審查歸檔,必要時(shí)做出調(diào)整要經(jīng)有關(guān)人員審核。企業(yè)應(yīng)根據(jù)銷售及資金回籠情況框?qū)蛻舻馁Y信額度進(jìn)行動態(tài)管理。
(4)銷售控制制度
銷售環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié),一方面企業(yè)以銷定產(chǎn),另一方面企業(yè)要提高在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的競爭能力,就要擴(kuò)大銷售,占領(lǐng)市場。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會競爭的加劇,企業(yè)為了擴(kuò)大市場占有率和提高競爭能力,越來越多地運(yùn)用賒銷作為一種信用手段和營銷策略,以達(dá)到增加資本積累。然而,賒銷也會給企業(yè)帶來較大的風(fēng)險(xiǎn),目前市場的信用危機(jī)又使得企業(yè)間相互拖欠現(xiàn)象越來越嚴(yán)重,甚至已影響了企業(yè)經(jīng)營的資金周轉(zhuǎn)及其正常的經(jīng)營活動。
?、俸娩N售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,制定長期銷售預(yù)測和年度銷售計(jì)劃根據(jù)市場的發(fā)展和變化,企業(yè)應(yīng)充分考慮其市場占有率和存在的風(fēng)險(xiǎn),結(jié)合歷史的、現(xiàn)有的市場狀況、企業(yè)自身狀況、競爭對手狀況、顧客的狀況、營銷政策及發(fā)展目標(biāo),結(jié)合市場調(diào)查的統(tǒng)計(jì),對未來的市場情況及發(fā)展趨勢進(jìn)行長期銷售預(yù)測。對企業(yè)的長期銷售預(yù)測、營銷策略、生產(chǎn)能力和資金能力等進(jìn)行分析,制定年度銷售計(jì)劃,并按計(jì)劃銷售。完善年度數(shù)來判斷各種收益(成本)下的風(fēng)險(xiǎn)程度。另外,還可以運(yùn)用敏感性分析來判定風(fēng)險(xiǎn)影響因素的作用范圍,以便在決策中防止和減少損失。
?、陲L(fēng)險(xiǎn)控制,應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制,并采取措施以保證其正常有效地運(yùn)行。要建立籌資、投資等財(cái)務(wù)活動的科學(xué)決策程序,既保證企業(yè)經(jīng)營者的權(quán)威,又應(yīng)充分發(fā)揮專家的智慧和科學(xué)程序的監(jiān)督作用;建立企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)跟蹤監(jiān)督機(jī)制,對每一項(xiàng)重大的籌資、投資活動及現(xiàn)金流量等等各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行不間斷的跟蹤,要保證隨時(shí)了解和掌握。對每項(xiàng)存在風(fēng)險(xiǎn)的財(cái)務(wù)活動實(shí)行責(zé)任制,即首先明確主要的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者,其次應(yīng)給予其相應(yīng)的財(cái)務(wù)活動權(quán)力,再次應(yīng)明確其應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任和應(yīng)得的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)酬,并進(jìn)行嚴(yán)格的考核兌現(xiàn)
③折扣與折讓是營業(yè)收人和應(yīng)收賬款的抵減項(xiàng)目,企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的審核制度。對多數(shù)企業(yè)來講,給予客戶一定的折扣是相當(dāng)普遍的銷售行為,因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定較為詳細(xì)的折扣政策或規(guī)定例如,商業(yè)折扣規(guī)定應(yīng)詳細(xì)說明可以享受折扣的客戶的條件,不同數(shù)量和品種的購貨訂單可享受的折扣比例等;現(xiàn)金折扣規(guī)定應(yīng)詳細(xì)說明適用的范圍和不同支付時(shí)間可享受的折扣比例等。折扣政策必須得到有關(guān)授權(quán)人員的批準(zhǔn),一般為銷售部門的經(jīng)理。辦理現(xiàn)金收人或記錄應(yīng)收賬款明細(xì)賬業(yè)務(wù)的人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)給予客戶的折扣的業(yè)務(wù)。
(5)收款控制
企業(yè)應(yīng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》、《內(nèi)部會計(jì)制度規(guī)范——貨幣資金(試行)》等規(guī)定,及時(shí)辦理銷售收款業(yè)務(wù)。對賒銷業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款或應(yīng)收票據(jù)必須及時(shí)分戶登記,定期進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細(xì)賬,即使登記每一個客戶的應(yīng)收賬款增減變動情況和信用額度情況,定期與往來客戶通過函證等方式和對往來款項(xiàng)。
(6)監(jiān)督檢查制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立對銷售與收款的內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限,定期或不定期的進(jìn)行檢查。檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象;檢查大宗銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)的批準(zhǔn)手續(xù)是否王正;檢查應(yīng)收賬款的正確性、時(shí)效性和合法性;檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全,保管是否有漏洞。
五、結(jié)束語
企業(yè)制定銷售與收款內(nèi)部控制制度時(shí),要因地適宜,根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況制定切實(shí)可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度,以使企業(yè)具有更強(qiáng)盛的生命力,更好的提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,進(jìn)入良好的發(fā)展軌道。
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