近幾年來(lái),中國(guó)景區(qū)行業(yè)開(kāi)始對(duì)民營(yíng)企業(yè)開(kāi)放,大量民營(yíng)資本投資于旅游景區(qū)的建設(shè),中小型景區(qū)企業(yè)數(shù)量增多。中國(guó)景區(qū)對(duì)科學(xué)管理的要求日益提高,這在當(dāng)前全球性金融危機(jī)背景下顯得更為迫切。旅游景區(qū)投資額大,日常維護(hù)成本也較高,而且現(xiàn)金流量大,因此做好內(nèi)部控制是其經(jīng)營(yíng)能否成功的關(guān)鍵因素。中小型景區(qū)企業(yè)應(yīng)更為積極和主動(dòng)地建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng),以完善的管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的挑戰(zhàn),變危機(jī)為轉(zhuǎn)機(jī)。
1 折扣和應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制
1.1 折扣 對(duì)景點(diǎn)的需求大都具有彈性,因此景區(qū)往往通過(guò)不同的定價(jià)吸引更多的游客,如在淡季降低門票價(jià)格、向低收入者如學(xué)生等群體讓利、打折促銷或推出低價(jià)位的家庭票與團(tuán)體票等。折扣是營(yíng)業(yè)收入和應(yīng)收賬款的減少額,必須嚴(yán)格監(jiān)督折扣政策的執(zhí)行情況。通過(guò)內(nèi)部控制制度,進(jìn)行嚴(yán)格的審核,分離授權(quán)、執(zhí)行和記錄工作,使這種減少額保持在合理的范圍內(nèi)并為企業(yè)的最終利益帶來(lái)好處。在折扣規(guī)定中應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明享受折扣的條件和折扣比例,保證折扣的適度性,并階段性地審查企業(yè)是否得到相應(yīng)的利益以對(duì)折扣政策做出調(diào)整。另外,為防止有人利用折扣政策為自己謀私利的行為,必須制定接受和執(zhí)行折扣的核實(shí)、復(fù)核、審批和記賬流程。對(duì)景區(qū)經(jīng)營(yíng)而言,還有一種特殊的情況,即接待費(fèi)用過(guò)大。大部分地區(qū)的景區(qū)都面臨各種各樣的免費(fèi)接待任務(wù),這是景區(qū)本身較難控制的一個(gè)方面。
1.2 賒銷和應(yīng)收賬款的控制 允許客戶在短期內(nèi)欠賬,是多數(shù)企業(yè)奉行的銷售政策,其目的是使?fàn)I業(yè)收入最大化。旅游業(yè)務(wù)的特殊性決定了賒銷的必然性,應(yīng)收賬款在旅游企業(yè)的資產(chǎn)中占有相當(dāng)大的比重,而且這些應(yīng)收賬款往往無(wú)法回收或難以回收,這是常年困擾旅游企業(yè)的問(wèn)題,所以必須對(duì)賒銷業(yè)務(wù)與應(yīng)收賬款進(jìn)行嚴(yán)格控制。首先審核旅行社的資信情況,保證團(tuán)隊(duì)賒銷賬款的可收回。其次,確定客戶是否真實(shí)存在或確定反映在應(yīng)收賬款上的債權(quán)數(shù)是否真實(shí)存在,以防止不存在的應(yīng)收賬款被虛列。第三,應(yīng)收賬款的總賬和明細(xì)賬應(yīng)由不同職員根據(jù)有關(guān)憑證分別登記,并獨(dú)立于記錄人員。第四,具備有效的追債制度來(lái)解決事后付款的旅行社和租賃經(jīng)營(yíng)者。第五,對(duì)應(yīng)收賬款的各種調(diào)整都必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)經(jīng)理的審批才能進(jìn)行。
2 現(xiàn)金的內(nèi)部控制
景區(qū)一般每天都有門票收入,這是以現(xiàn)鈔存在的現(xiàn)金收入,也是景區(qū)企業(yè)的主營(yíng)收入。現(xiàn)金是企業(yè)資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)的項(xiàng)目,具有極大的被盜或挪用的風(fēng)險(xiǎn),而且景區(qū)現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)頻繁,比較容易造成錯(cuò)誤的發(fā)生,因此必須逐日、逐項(xiàng)記錄。建立健全的現(xiàn)金業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作,但卻是一項(xiàng)極受重視的基本控制制度。首先最基本的應(yīng)該嚴(yán)格限制能夠接觸現(xiàn)金的人員,并做到出納員、會(huì)計(jì)、支票保管員、現(xiàn)金支出審批人等人員的職務(wù)分離。其次,現(xiàn)金的收支應(yīng)及時(shí)、正確地記入日記賬、明細(xì)賬和匯入總賬,遵循日清月結(jié)的要求。第三,各類單據(jù)應(yīng)編號(hào),并定期按順序和時(shí)間審核。景區(qū)門票一般都有編號(hào),但開(kāi)票和收款的往往都由同一人擔(dān)任,而且很多情況下這一人還同時(shí)負(fù)責(zé)管理或領(lǐng)取門票,而且也無(wú)法通過(guò)現(xiàn)金收銀機(jī)來(lái)記錄,而每日營(yíng)業(yè)后的審核和現(xiàn)金的保護(hù)也常被忽略,這樣很容易造成錯(cuò)誤和舞弊。第四,加強(qiáng)現(xiàn)金支出的預(yù)算控制,資金的使用要有規(guī)劃,切忌隨意。景區(qū)所處的市場(chǎng)是高度季節(jié)性的,現(xiàn)金流量表在景區(qū)預(yù)算中具有重要作用。
3 固定資產(chǎn)、遞耗資產(chǎn)的內(nèi)部控制
景區(qū)企業(yè)是依托一定的旅游資源和設(shè)施設(shè)備進(jìn)行經(jīng)營(yíng)的,固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)在總資產(chǎn)中所占的比重較大。固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)的購(gòu)置或取得需要較大的花費(fèi),對(duì)成本影響大,而且任何計(jì)價(jià)或記錄上的錯(cuò)誤,或賬實(shí)不符的錯(cuò)誤,都會(huì)在很大程度上改變企業(yè)真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況。另一方面,固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)一經(jīng)投建就難以改變,或要花費(fèi)更大的代價(jià)才能改變,甚至導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)困境。通過(guò)內(nèi)部控制制度,使景區(qū)固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)保持良好的經(jīng)營(yíng)狀態(tài)和盈利能力,防止低效率使用和對(duì)經(jīng)營(yíng)資金的不利影響。
首先,資產(chǎn)的使用、保管、盤(pán)查、報(bào)廢等職務(wù)必須分離。其次,資產(chǎn)的購(gòu)買除了采用訂貨和驗(yàn)收控制制度的方法和程序外,還需審核購(gòu)買合同中各種條款的合理性,并防止超出批準(zhǔn)的預(yù)算。而對(duì)遞耗資產(chǎn)而言,一般還需要對(duì)勘探和估價(jià)過(guò)程進(jìn)行控制。第三,所有資產(chǎn)必須記錄入賬,并保證折舊、折耗或攤銷方法的合理,防止技術(shù)錯(cuò)誤和人為錯(cuò)誤。第四,要使固定資產(chǎn)長(zhǎng)期使用,定期的維修和保養(yǎng)是必要的,企業(yè)應(yīng)建立和實(shí)施保養(yǎng)和維修制度,要求專人負(fù)責(zé),并根據(jù)賬面記錄盤(pán)查各種資產(chǎn),保證賬面存在的資產(chǎn)實(shí)際存在。第五,固定資產(chǎn)價(jià)值的漏計(jì)或錯(cuò)計(jì)都可以通過(guò)一定的程序加以控制,但資源無(wú)法或難以合理的計(jì)價(jià)使內(nèi)部審計(jì)面臨不少難題。景區(qū)旅游資源的計(jì)價(jià)一直難以取得突破,特別是自然或文化遺產(chǎn)資源,這是景區(qū)內(nèi)控方面的難點(diǎn)。 4 投融資的內(nèi)部控制
4.1 融資 景點(diǎn)開(kāi)發(fā)初期成本通常較高,需要一次性投入較大的資金,特別是主題園景區(qū)。大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都從籌資開(kāi)始,要持續(xù)發(fā)展更需要籌資。籌措的資金構(gòu)成了企業(yè)資產(chǎn)的主要來(lái)源,所以能否對(duì)籌資活動(dòng)進(jìn)行有效地控制對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)影響很大,而且也決定著能否吸引潛在的投資者。首先,籌資業(yè)務(wù)涉及債權(quán)人或股東、債權(quán)或股票、政府、銀行、資產(chǎn)擔(dān)保等方面,內(nèi)部控制制度應(yīng)保證有關(guān)文件的真實(shí)和有效性,防止違反規(guī)定的義務(wù)或承諾,使籌資業(yè)務(wù)在法律允許的范圍內(nèi)進(jìn)行。其次,必須保證籌資活動(dòng)得到適當(dāng)?shù)膶徍?財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)編制籌資計(jì)劃,并提呈董事會(huì)審批,最后再以書(shū)面文件記錄。第三,職務(wù)分離制度,即籌資計(jì)劃的編制人員與審批人員分離,辦理債券或股票發(fā)行的職員與會(huì)計(jì)記錄人員分離等。第四,債券和股票的簽發(fā)、發(fā)行和保管制度以及利息和股利的支付制度都是籌資內(nèi)控的重點(diǎn)。
4.2 投資 有些景區(qū)資金常常捉襟見(jiàn)肘,有些景區(qū)資金則小有富余,還有些景區(qū)必須保持對(duì)資金的良好運(yùn)營(yíng)。景區(qū)發(fā)展常常需要一定形式的投資活動(dòng),而且旅游業(yè)具有高度的關(guān)聯(lián)性和季節(jié)性,投資活動(dòng)是景區(qū)經(jīng)營(yíng)所不可少的。然而投資往往涉及較大的資金往來(lái),也構(gòu)成企業(yè)的重要資產(chǎn),且存在較大的變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn),所以景區(qū)必須加強(qiáng)對(duì)投資的內(nèi)部控制。
首先,必須保證投資活動(dòng)經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)膶徟绦?并符合有關(guān)法律法規(guī)。投資計(jì)劃的編制、執(zhí)行都必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的復(fù)核審查,投資決策和效益必須予以記錄。其次,投資業(yè)務(wù)涉及多個(gè)環(huán)節(jié),每一環(huán)節(jié)必須指定具體的負(fù)責(zé)人,并做到職務(wù)分離,即投資計(jì)劃的審批人、編制人、執(zhí)行人與會(huì)計(jì)人員分離。第三,設(shè)立有效的財(cái)務(wù)分析制度,為投資計(jì)劃提供基礎(chǔ),降低失敗風(fēng)險(xiǎn)程度。第四,投資資產(chǎn)的取得、保管、處置應(yīng)得到嚴(yán)格的審批、記錄和有效控制。第五,對(duì)投資業(yè)務(wù)保持完整的記錄和入賬,特別是對(duì)投資損益必須正確地、公允地揭示。
5 季節(jié)性特征的內(nèi)部控制
景區(qū)經(jīng)營(yíng)的季節(jié)性對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重要影響。季節(jié)性是景區(qū)經(jīng)營(yíng)的重要特點(diǎn),不管是景區(qū)的營(yíng)業(yè)收入還是現(xiàn)金流,不管是資源和設(shè)施的使用還是投融資方面都表現(xiàn)出季節(jié)性,所以經(jīng)營(yíng)的季節(jié)特性對(duì)以上各個(gè)內(nèi)控環(huán)節(jié)都有一定的影響。如景區(qū)企業(yè)對(duì)銀行貸款可能要求能夠季節(jié)性償付,旅游旺季的資源和設(shè)備的損耗以及人工成本的支出可能是淡季的好幾倍。為此,在旅游旺季更要加大內(nèi)控措施,嚴(yán)格遵循內(nèi)控程序。
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